Dokumentation im Projektmanagement

Im Projektmanagement, genauer gesagt im Bereich des Qualitätsmanagements, spielt die Dokumentation eine bedeutende Rolle. Sie ermöglicht die effiziente Erfassung, Organisation, Verwaltung und Kontrolle von Projektdokumenten, die zur Sicherstellung der Qualität von Projektergebnissen unerlässlich sind. Allerdings kann das Dokumentenmanagement zu einer echten Herausforderung werden, wenn nicht die geeigneten Prozesse und Systeme implementiert sind. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei der Dokumentation in Projekten achten sollten und welche Rolle das Qualitätsmanagement dabei spielt.

Ein wichtiger Punkt, der immer wieder zu Diskussionen zwischen Projekt- und Qualitätsmanagement führt, ist die Dokumentation. Zu viele Formulare, zu viele Berichte, zu viel Papierkram allgemein. Aber auch ohne explizites Qualitätsmanagement ist der Dokumentationsaufwand in jedem Projekt groß. Und wenn die Projektleiter ehrlich zu sich selbst sind, dann ist es auch in ihrem Interesse, eine gute Dokumentation sicherzustellen. Das Qualitätsmanagement kann im Grunde nur helfen, sie zu strukturieren und vielleicht auch immer wieder einzufordern, damit sie nicht in Vergessenheit gerät. Der Ärger, wenn keine Dokumentation vorhanden ist, ist in der Regel um ein Vielfaches größer als der Ärger, wenn die Dokumentation in terminkritischen Zeiten ihren Teil der Arbeitszeit beansprucht. In Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, ist eine umfassende und systematische Dokumentation ohnehin unumgänglich. Und hier sind sich alle Anwender einig: Das ist sinnvoll und hilfreich. 

Das Konzept der Angemessenheit ist bei der Zertifizierung nach ISO 9001 besonders wichtig. Es besagt, dass eine Dokumentation nie Selbstzweck sein darf. Es wird immer nur das dokumentiert, was im Nachhinein auch schriftlich benötigt wird. Das Qualitätsmanagement hat die Aufgabe, eine Dokumentationspraxis einzuführen und zu überwachen, die so umfassend wie nötig und gleichzeitig so knapp wie möglich ist. Zu den Anforderungen der ISO 9001-Richtlinien kommen aber oft noch Kundenwünsche, behördliche Anforderungen und Dokumentationsanforderungen anderer Dritter hinzu. Teilweise ergeben sich hier Synergieeffekte und bestimmte Dokumente können leicht modifiziert für verschiedene Zwecke verwendet werden. Dennoch ist der Dokumentationsaufwand je nach Projektbeteiligten sehr unterschiedlich. Teilweise sind auch kaufmännische oder rechtliche Anforderungen wichtig, die ebenfalls eine Dokumentation erforderlich machen.

Die Entscheidung, in einem Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen, wird oft getroffen, weil sich die verschiedenen Anforderungen widersprechen, behindern oder überschneiden. Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) soll hier Abhilfe schaffen und Struktur schaffen. Nach einer Einführungsphase ist die Dokumentation in einem Unternehmen in der Regel deutlich geordneter und einheitlicher. Natürlich bedeutet dies eine Umstellung für alle Abteilungen und insbesondere für die Projektmanager.

Entwicklungsarbeit ist besonders dokumentationsintensiv. Dies liegt in der Natur der Sache und ist unvermeidlich. Idealerweise wird die Abteilung für Entwicklungsprojekte in die Erarbeitung des QMS oder auch des QM-Handbuchs einbezogen. Gemeinsam festgelegte Standards für die Dokumentation von Entwicklungsprojekten sind besser auf das jeweilige Thema abgestimmt und damit auch passender und leichter zu befolgen. Wenn am Ende alle Entwickler wissen, warum sie bestimmte Dinge dokumentieren und wie sie es tun sollen, ist allen geholfen. Die Dokumentation ist dann insgesamt besser und zielgerichteter, denn eine Dokumentation, die aus Überzeugung und nicht aus reiner Befolgung von Richtlinien erstellt wird, ist von höherer Qualität. Außerdem wird dadurch vermieden, dass Entwickler Dinge aufzeichnen und dokumentieren, die nicht relevant sind, wodurch unnötige Arbeit vermieden wird.

Es gibt Standards, die für alle Projekte allgemeingültig festgelegt werden können, auch wenn dies angesichts der Komplexität des Projektmanagements schwer vorstellbar erscheint. Ein Bereich, in dem diese Aussage besonders zutrifft, ist die Berichterstattung und Dokumentation. Überall ist es wichtig, dass die Kommunikationswege klar definiert sind und damit natürlich auch die Empfänger der verschiedenen Informationen und Berichte. Viele Projekte arbeiten mit einer Matrix, aus der die Verantwortlichkeiten und die Empfänger hervorgehen. In der gleichen Matrix können auch Termine definiert werden. Diese Termine sind wiederum mit den Meilensteinen des Projektes verknüpft, denn es gibt nicht nur wöchentliche und monatliche Berichte und Dokumentationen, sondern z. B. auch Präsentationen am Ende jeder Phase.

Ein Tipp, der helfen kann, die Dokumentation zu verbessern, aber auch das gemeinsame Verständnis zwischen Qualitätsmanagement und Projektmanagement zu verbessern, ist eine Lessons-Learned-Veranstaltung am Ende jedes Projekts, bei größeren Projekten gerne auch nach jeder abgeschlossenen Projektphase. Setzen Sie sich mit den Dokumenten- und Qualitätsmanagern zusammen und sprechen Sie darüber, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Fragen Sie ganz gezielt, was die einzelnen Mitarbeitenden in der nächsten Phase oder im nächsten Projekt verändern wollen. Dabei muss es nicht nur um Berichte, Pläne und Formulare gehen. Es kann um alles gehen, was mit dem Projektablauf zu tun hat. Wo war es schwierig, die Anforderungen zu erfüllen, wo waren die Dokumente mangelhaft, zu umfangreich, nicht umfassend genug, missverständlich oder vielleicht auch verspätet? Und was können wir beim nächsten Mal besser machen? Brauchen wir Hilfsmittel, Schulungen, alternative Konzepte oder ggf. eine Konzeptänderung? All dies trägt auch zum besseren gegenseitigen Verständnis und zur Akzeptanz bei. Der zweite Tipp, der nicht oft genug wiederholt werden kann, betrifft die Information. Stellen Sie immer wieder sicher, dass alle im Team genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Jeder muss die Anforderungen an die Dokumentation kennen und die Zeit haben, sie umzusetzen. Stellen Sie das QM-Handbuch nicht nur jedem zur Verfügung, sondern gehen Sie es gemeinsam durch.

Die Dokumentation im Projektmanagement ist oft ein umstrittenes Thema, da sie zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordert. Sie sollte jedoch nicht vernachlässigt werden. Eine umfassende und geordnete Dokumentation ist von großer Bedeutung, um die Qualität der Projektergebnisse zu sichern und Probleme frühzeitig zu erkennen.
Eine strukturierte Dokumentationspraxis, die sowohl den Anforderungen der ISO 9001 als auch den individuellen Bedürfnissen von Auftraggebern und Behörden gerecht wird, ist entscheidend. Durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems kann eine einheitliche Dokumentation erreicht und der Aufwand reduziert werden.