Digitalisierung als Herausforderung für das Projektmanagement

Traditionelles Projektmanagement ist darauf trainiert, methodisch und systematisch an Veränderungen heranzugehen und diese dementsprechend umzusetzen. Zu Beginn eines Projektes wird beispielsweise vereinbart, wann ein Ziel erreicht werden soll und wie genau dieses auszusehen hat. Anschließend setzt man Maßnahmen, um das Ziel zu erreichen. 
Durch die Digitalisierung haben sich die Rahmenbedingungen dieser Tätigkeit jedoch grundlegend verändert. Zunehmende Vernetzung, rasante Änderung von technischen Möglichkeiten und ständig neue, verbesserte technische Lösungen bringen den logischen Ablauf eines traditionellen Projektes ins Wanken. 
Von den zahlreichen Fallstricken entlang des Weges zur effektiven Digitalisierung ist das richtige Verständnis der technologischen Möglichkeiten bei der Umsetzung und in der Steuerung durch das Projektmanagement entscheidend. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Projektleitung zur Digitalisierung, und wie sie auch in unsicheren Zeiten für sichere Ergebnisse sorgen können.

Um ein Projekt zur Digitalisierung richtig zu leiten, müssen wir zuerst verstehen, mit welcher Geschwindigkeit sich digitale Trends weiterentwickeln. Besonders bei komplexen und langjährigen Projekten oder Investitionen kann diese Entwicklung über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
 
In diesem Bereich muss oft ein radikaler Paradigmenwechsel stattfinden, um zu realisieren, wie rasant sich die Spielregeln ändern können. In Bereichen der digitalen Technologie hat man es nicht mit linearen Wachstumskurven, sondern mit exponentiellem Wachstum zu tun. Die Schwierigkeit für eine Projektleitung besteht darin, dass wir seit dem Kindesalter auf lineares Denken geschult sind und exponentielles Wachstum oft unsere Vorstellungskraft sprengt. Um diese Entwicklung in Zahlen zu verdeutlichen und deren Wirkung besser zu verstehen, sehen wir uns die Entwicklung der digitalen Fotografie an: 

Beispiel: Entwicklung der digitalen Fotografie 

Im Jahr 1995 wurden in Tausenden von kostenintensiven Verarbeitungszentren weltweit 710 Millionen Filmrollen entwickelt. 
Im Jahr 2005 wurden fast 200 Milliarden digitale Fotos verarbeitet, gespeichert und gesammelt. Dies entspricht circa 8 Milliarden Filmrollen - eine exponentielle Entwicklung in 10 Jahren, die kurz zuvor noch für völlig unmöglich gehalten wurde. 
Im Jahr 2014 haben User von Plattformen wie Facebook, Snapchat und Instagram ungefähr eine Milliarde Bilder pro Tag nur auf diese Plattformen hochgeladen, von deren Smartphones aus und ohne jegliche Kosten. Diese Entwicklungen folgen keinem vorhersehbaren Muster mehr und vollziehen sich im Rückblick viel schneller, als man es je erwartet hätte. Ein anderes Beispiel verdeutlicht diese Entwicklung ebenfalls:

Beispiel: Human Genome Project 

Im Jahr 1990 wurde das Human Genome Project gegründet, um ein menschliches Gen vollständig zu sequenzieren. Die Kosten des Projektes wurden auf 6 Milliarden Dollar geschätzt und ein Zeitraum von 15 Jahren für das Projekt beschlossen. Im Jahr 1997, ungefähr bei der Hälfte der vorhandenen Zeit, konnte das Projekt gerade einmal 1 % des menschlichen Gens sequenzieren. An dieser Stelle begannen viele Investoren und Beteiligte, die Sinnhaftigkeit der Forschung anzuzweifeln, und erklärten das Projekt für gescheitert. 
Wie hätten Sie wohl an diesem Punkt die weiteren Erfolgschancen des Projektes bewertet? Wenn Sie die Meinung fast aller Experten, Analysten und Investoren der damaligen Zeit geteilt hätten, hätten Sie an diesem Punkt das Projekt als garantierten Fehlschlag eingeschätzt. Und dies ist nur logisch, denn nach sieben Jahren Arbeit und Forschung für lediglich 1 % hätte das Projekt, bei linearem Fortschritt, 700 Jahre gebraucht, um die Sequenzierung eines menschlichen Gens zu vollenden. Daher musste es ein offensichtlicher Fehlschlag sein – oder etwa nicht? Craig Venter, einer der leitenden Forscher an dem Projekt, bekam gut gemeinte Ratschläge wie:
 
„Geben Sie das übrige Geld den Investoren zurück.”
„Retten Sie Ihre Karriere.“
„Machen Sie es nicht noch schlimmer.“
 
Seine Auffassung von diesem scheinbaren Desaster war jedoch eine andere: Mit 1 % hätte man bereits die Hälfte des Weges hinter sich. Was scheinbar nur Craig Venter und einige andere Wissenschaftler an dem Projekt verstanden hatten, war, dass die sequenzierten Daten durch die immer leistungsfähigere Rechenkapazität sich jedes Jahr verdoppeln würden. Wenn sich 1 % nur siebenmal verdoppelt, hat man 100 % erreicht. 
Die exponentielle Rechnung ging auf – das Projekt erreichte sein Ziel im Jahr 2001, vier Jahre früher und mit weniger Budget als vorgesehen. Die angeblichen Experten aus den Reihen der Wirtschaft und die Investoren haben ihre Prognose um stolze 696 Jahre verfehlt (Ismail, 2014).
 
Beispiele wie diese gab es in den letzten Jahrzehnten zuhauf. Immer wieder wurden dabei scheinbar unmögliche Projekte realisiert, aber auch Projekte, die vermeintlich von selbst laufen sollten, wurden zu Fall gebracht. Genau dies stellt heutige Projektmanager vor eine gewaltige Herausforderung: Wie soll man etwas planbar umsetzen, das von Natur aus nicht planbar ist?

Exponentielles Wachstum ist nicht die einzige Änderung, auf die sich Projektmanager einstellen müssen. Die permanente Vernetzung durch die Digitalisierung, Verknüpfung einzelner Arbeitsschritte und das Zusammenspiel einzelner Prozesse in der digitalen Welt erzeugen eine bisher noch nie dagewesene Komplexität für Unternehmen. Durch diese Dynamik wird es an vielen Punkten bei einem Projekt auch notwendig, bestehende Prozesse zu hinterfragen. Auch ein Prozess, der heute solide und einwandfrei funktioniert, kann in ein paar Jahren technisch überholt und nutzlos sein. Eine Analyse technischer Möglichkeiten rund um das Projekt sollte deshalb vorausgesetzt werden. Doch selbst bei rigoroser Planung bleibt das Endergebnis ungewiss.
 
In dieser Transformation ist es gut möglich, dass auf A nicht mehr B folgt, sondern Sie plötzlich bei W gelandet sind und keine Ahnung haben, wie Sie überhaupt dorthin gekommen sind. Dazu sind viele technische Möglichkeiten und deren Entwicklungen in den kommenden Jahren weder planbar noch absehbar. Ein Projekt zur Digitalisierung muss aber auch umgesetzt werden, wenn am Beginn des Projektes noch nicht vollständig absehbar ist, wohin sich eine neue Technologie entwickeln wird. Denn wenn wir das Endergebnis technologischer Entwicklung kennen, sind die gewinnbringenden Chancen für ein Unternehmen damit in den meisten Fällen bereits vorbei.

Damit bei all diesen Änderungen immer noch zufriedenstellende Ergebnisse erzeugt werden, muss sich auch das Projektmanagement an die neuen Gegebenheiten anpassen. Um Projekte auch in einem dynamischen und kurzlebigen Umfeld effizient umzusetzen, helfen diese vier Schritte:

1. Expertenteams statt strenger Hierarchie 

Ein wesentlicher Schritt in diese Richtung führt über die Projektstruktur und die Art, wie die Entscheidungen im Projektteam getroffen werden. Durch die enorme Komplexität und ständigen Veränderungen ist davon auszugehen, dass eine Führungskraft allein unmöglich alle Entwicklungen vorhersehen kann. Daher ist es bei Projekten zur Digitalisierung von besonderer Bedeutung, dass Entscheidungen nicht allein beim Projektleiter liegen, sondern ein Team aus Experten zu den jeweiligen Themengebieten gemeinsam die Entscheidungen trifft.
Bei der Umsetzung von Projekten sollte man sich deshalb darauf einstellen, dass sie nicht immer nach strengen hierarchischen Regeln ablaufen müssen. Viele Mitarbeiter haben praktische Erfahrungen im Alltag, die der Chefetage verborgen bleiben. Schaffen Sie daher ein Umfeld, in dem von allen Positionen Ideen und Verbesserungsvorschläge eingebracht werden können. Nutzen Sie alle Kräfte, die Sie zur Verfügung haben, und binden Sie diese in den Prozess ein.
 
Wichtig dafür ist eine schlanke Organisation der Entscheidungspersonen, in der effektiv kommuniziert und delegiert wird. Alle am Wandel Beteiligten müssen ihre Rolle und deren Bedeutung auch wirklich verstehen und ernst nehmen (Biesel, 2018). Aufgrund der hohen Komplexität bei der Transformation in einen digitalen Vertrieb sind bei der Umsetzung einige Besonderheiten zu beachten, verglichen mit dem klassischen Projektmanagement. Da das Endergebnis noch nicht immer von Beginn an bekannt sein wird, sollte das Ziel auch nicht exakt definiert werden, sondern mehr als ein ungefähres Zielgebiet dienen, das es möglichst zu erreichen gilt.
 
2. Flexibilität bei der Zielsetzung

In der Vergangenheit konnte man mit einer starren Zieldefinition arbeiten, weil das Umfeld von Beginn an relativ stabil und kontrollierbar war. In einer Zeit ständigen Wandels und sich dynamisch entwickelnder Technologie ist dies jedoch für erfolgreiches Projektmanagement vorbei.
 
Wenn der Ausgang eines Projektes noch nicht vollkommen klar sein kann, sind auch eindeutige Ziele an dieser Stelle noch nicht konkret formulierbar. Werden hier strenge Regeln festgelegt, die man einzuhalten hat, oder genaue Kriterien, die es zu erfüllen gilt, läuft man Gefahr, damit am Ende ein völlig falsches Ziel zu verfolgen. Man würde sich zu sehr an dem Ziel orientieren und zu wenig auf die aktuellen Situationen achten, denn diese könnte sich bereits wieder verändert haben und man könnte damit in eine falsche Richtung arbeiten. 
Daher ist es essentiell, sich die Ziele flexibel zu halten und lediglich nach “Zielregionen” oder gewissen Zielrichtungen zu suchen. Ein Beispiel, wie dies funktionieren kann kommt aus der Raumfahrt:
 
Wenn eine Rakete von der Erde zum Mond fliegt, ist das Ziel, auf das man zusteuert, zwar bekannt, der Weg dorthin jedoch keineswegs. Die Erde rotiert am Äquator mit 1600 km/h, der Mond bewegt sich mit etwa 1000 km/s durch das All, die Erde selbst bewegt sich erneut mit etwa 220 km/s durch den Weltraum und die Rakete bewegt sich mit über 7,8 km/s.
Eine Rakete von der Erde zum Mond fliegen zu lassen und auch dort ankommen zu lassen, ist daher ein hochkomplexes Unterfangen. Bei derartigen Entfernungen und Geschwindigkeiten ist eine klare Linie, der man zu folgen hat, von Beginn an unmöglich zu erstellen. Zu groß sind die Distanzen, zu schnell bewegen sich die einzelnen Ziele. Schon eine Abweichung in Millisekunden kann einen an einen völlig anderen Ort fliegen lassen als geplant. Wie geht man also vor? Wie erreicht eine Rakete unter diesen Bedingungen schließlich den Mond?
Der Weg einer Rakete zum Mond ist von Anfang an unmöglich vorherzusehen und wird stattdessen immer wiederentlang des Weges neu definiert. 
Genau dafür hat man sogenannte Mid-Course Corrections in die Rakete eingebaut. Die Rakete misst dabei ständig die eigene Position und diejenige des Zieles wird bestimmt. Diese Korrektur wird in gewissen Zeitabständen regelmäßig durchgeführt. Man weiß, dass bei sich so schnell bewegenden Objekten die Rakete unweigerlich von ihrem Kurs abkommen wird. Deshalb wird unterwegs ständig nachgebessert, um zwar das langfristige Ziel weiterhin anzusteuern, aber Kurs und Geschwindigkeit auf die aktuellen Gegebenheiten einzustellen.
 
Bei einem Projektmanagement zur Digitalisierung ist eine ähnliche Vorgehensweise notwendig. Während der Laufzeit des Projektes können sich die Umstände im Markt bereits vollständig auf den Kopf gestellt haben – wir erinnern uns an das Human Genome Project. In solchen Fällen ist eine Korrektur des Zieles und der Umsetzung möglichst rasch notwendig, auch wenn es während der laufenden Arbeitsphasen geschieht. Die technologischen Veränderungen könnten bereits die aktuelle Vorgehensweise unbrauchbar gemacht haben, wodurch ein Projekt zum Scheitern verurteilt wäre – noch vor der Fertigstellung. Geben Sie daher bei einem Projekt zur Digitalisierung die gewünschte Richtung vor, aber seien Sie flexibel genug, um Ihre aktuellen Ergebnisse und Daten aus der praktischen Umsetzung in den weiteren Verlauf einfließen zu lassen.
 
3. Daten in die Entscheidungen einbeziehen 

Digitale Technologie bietet aber nicht nur Nachteile für das Projektmanagement. Im Gegenteil. Projektteams haben dadurch Zugang zu einem gewaltigen Schatz an Daten aus verschiedenen digitalen Plattformen und Systemen. Dies reicht von Nutzerdaten auf der Homepage des Unternehmens bis hin zu komplexen Analysen aus CRM-, ERP- oder CPQ-Systemen. Oft verbergen sich hinter einfachem Nutzerverhalten aussagekräftige Daten, die digitale Tools nun für uns sichtbar machen können. Diese beherbergen in den meisten Fällen interessante Details, die uns Aufschluss über das tatsächliche Kundenverhalten, ihre Meinung oder auch die Arbeitsweisen der Mitarbeitenden geben können. Werden diese Daten über einen längeren Zeitraum analysiert, lassen sich daraus fast immer kalkulierte Entscheidungen ableiten, die anderweitig nicht sichtbar gewesen wären. 
 
Deshalb ist Flexibilität so wichtig, um das Projekt gegebenenfalls in die notwendige Richtung zu lenken und das Ziel bei Bedarf neu zu definieren – je nachdem, wie sich unterwegs die Daten ergeben. Nicht selten erhält man dadurch völlig neue Einblicke in das Verhalten von Kunden oder Mitarbeitern. Mit handfesten Daten als Entscheidungsgrundlage sollte man auch nicht länger die Egos von handelnden Personen den Entscheidungsprozess bestimmen lassen, sondern sich an der nachweislich besten Lösung orientieren.
 
4. Kommunikation optimieren 

Nicht selten greifen Projekte zur Digitalisierung mehr als eine Abteilung an. Plötzlich müssen Produktion, Montage, Marketing, Techniker und der Vertrieb an einem Strang ziehen für eine tatsächliche Optimierung des bestehenden Prozesses. Nur wenn innerhalb dieser Abteilungen auch die betroffenen Mitarbeiter entsprechend eingebunden werden und die Bedeutung des Projektes klar kommuniziert wird, kann man mit deren Unterstützung rechnen.
Tun Sie deshalb Ihr möglichstes bei einem Projekt zur Digitalisierung seinen Nutzen und die genauen Veränderungen die sich dadurch ergeben auch außerhalb eines Projektteams zu kommunizieren. Nicht selten scheitert ein Projekt an internem Widerstand von Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen. Nur in den seltensten Fällen sollte beispielsweise ein neuer Roboter oder eine Automatisierungsanlage Arbeiter ersetzen, sondern vielmehr die Abläufe verbessern. Wird dies allerdings nicht klar kommuniziert, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Die Folge können heftiger Widerstand oder im schlimmsten Fall Sabotageakte der Belegschaft sen. Beispiele wie der Fall von Fox Meyer Health zeigen, dass dies selbst für Konzerne zu einer existenzbedrohenden Gefahr werden kann.
Deshalb gilt es, effektive Strukturen für die Kommunikation zu erstellen an alle Stakeholder und betroffenen Kunden oder Mitarbeiter eines digitalen Projektes.

Digitalisierung kann entweder zu einem Alptraum für Projektmanager werden, oder zu einer der wohl größten Chance auf mehr Effizienz. Datenbasierte Entscheidungen, Transparenz in der Kommunikation, und die Einbindung von Experten auch außerhalb der Hierarchieebene können dabei helfen, auch dynamische Projekte gewinnbringend und effektiv umzusetzen. Durch die diversen Blickwinkel auf den Projektablauf erhält man womöglich auch neue Ideen und Ansichten, die man andererseits nie bekommen hätte. Zusätzlich ist man vorbereitet, wenn während des Projektes doch eine disruptive Innovation die eigene Branche oder den Markt verändert, und kann sich als einer der ersten darauf einstellen, um davon zu profitieren.