Wie Sie den richtigen Projektmanagementansatz wählen

Die Stacey-Matrix ist ein Koordinatensystem bestehend aus zwei Dimensionen. Auf der x-Achse wird die Umsetzung, bzw. die Lösung – das „wie?“ aufgetragen. Es wird folgende Frage beantwortet: Sind Technologie bzw. Methode, die zum Ziel führen werden, bekannt oder unbekannt? Auf der y-Achse wird die Kundenanforderung – „was?“ dargestellt. Die Fragen, die gestellt werden, sind: Wie groß ist die Unsicherheit über die Anforderungen? Sind diese bekannt oder unbekannt? Das aufgespannte Feld wird unterteilt in die Bereiche
 

• simpel,
• kompliziert,
• komplex und
• chaotisch.

Basierende auf den Einstufungen kann geklärt werden, welche Art des Projektmanagement – traditionell oder agil – geeignet für die Bearbeitung des Projekts ist.
 
Mit der Stacey-Matrix wird weder das Projektumfeld berücksichtigt, noch beruht es auf messbaren Größen, sie basiert nicht auf scharfen und klaren Einordnungsmöglichkeiten eines Projektes, darüber hinaus weist sie auch keine klar definierten, bzw. sauber abgegrenzten Felder auf und dennoch kann bereits vereinfacht gesagt werden:
 

• ist der Auftrag klar formuliert und auch bekannt, wie das Projekt umgesetzt werden kann, sollte das Projekt mit traditionellem Projektmanagement bearbeitet werden,
• ist hingegen der Kundenwunsch und auch die Umsetzung unklar, sollte für das Projekt besser agiles Projektmanagement angewendet werden. 

Während sich die Stacey-Matrix im Ursprung mit organisationaler Komplexität befasst, ist das Cynefin Framework eine generelle Beschreibung von Umfeldern und Vorhaben und leitet passende Handlungsalternativen ab

Im Entscheidungsframework Cynefin (walisisch: Lebensraum) werden fünf Domänen dargestellt, in denen sich die Beziehung zwischen Menschen, Erfahrung und Umgebung untersuchen lässt. Der Schwerpunkt liegt auf der Analyse des Ist-Zustandes, aus dessen Ergebnissen sich die Projektleitung dann den am besten geeigneten Handlungsrahmen ableiten kann.

In einem einfachen, klaren System ist die Beziehung zwischen Ursache und Wirkung für alle offensichtlich, es gibt eine eindeutige Lösung und der Lösungsweg ist leicht zu verfolgen. 
Diese Domäne kann anhand dieses Beispiels erläutert werden:
Sie fahren mit dem Auto in einer engen Einbahnstraße, als das vor Ihnen fahrende Auto bremst. Sie erkennen das (Sense, im Sinne von Wahrnehmung), weil die Bremsleuchten des Autos aufleuchten und sich seine Geschwindigkeit verringert (Categorise, im Sinne von Klassifizierung), auch Sie bremsen, um nicht aufzufahren (Respond, im Sinne von Reaktion). Um keinen Auffahrunfall zu verursachen, gibt es nur eine beste Lösung, die sogenannte Best Practice.
Das Prinzip ist demnach: Wahrnehmung (Sense) – Klassifizierung (Categorise) – Reaktion (Respond). Die Reaktion erfolgt basierend auf einem bewährten Erfolgsrezept, dem Best Practice, welches Ihnen aus vergleichbaren Situationen bekannt ist.
Das Managementkonzept, welches in dieser Domäne Anwendung findet, ist das Selbstmanagement oder Management von Routinearbeiten.

In einem komplizierten System gibt es eine klare Beziehung zwischen Ursache und Wirkung. Es gibt jedoch mehrere unterschiedliche, vielleicht sogar versteckte Ursache-Wirkungs-Beziehungen, die nur durch genaue Untersuchung und die Einbeziehung von Expertenwissen identifiziert werden können.
Stellen Sie sich die folgende Situation vor, um sich mit der Domäne "Complicated" vertraut zu machen:
Ihr Auto beschleunigt nicht mehr wie gewohnt (Sense, im Sinne von Wahrnehmung). Sie bringen es zu einer Fachwerkstatt. Um die einzelnen Wirkungsbeziehungen herauszufinden, wird dort von Fachleuten das Problem analysiert (Analyse, im Sinne von Analyse durch Experten), aus mehreren möglichen Lösungsansätzen, welche unterschiedliche Vor- und Nachteile haben, wird die passendste ausgewählt und umgesetzt (Respond, im Sinne von Reaktion). Um den Schaden am Fahrzeug zu beheben, gibt es nicht nur eine, sondern mehrere geeignete Lösungsmöglichkeiten, das heißt, es gibt kein Best Practice, sondern mehrere Good Practices. 
Hier wird folgendes Prinzip verfolgt: Wahrnehmung (Sense) – Analyse – Reaktion (Respond). In der Domäne Complicated gibt es keine Best Practice, sondern mehrere gute Problemlösungen (Good Practices), aus denen ausgewählt werden muss.
In dieser Domäne sollte traditionelles Projektmanagement zum Einsatz kommen.

In einem komplexen System gibt es zu viele variable und unbekannte Einflussfaktoren, um den Zusammenhang zwischen Ursache und Wirkung im Voraus zu erkennen und zu einer richtigen Lösung zu kommen.
Das folgende Beispiel veranschaulicht das komplexe System:
Aus der Tagespresse können Sie die Beschlüsse der Regierung entnehmen und damit wissen Sie, dass das Auto der Zukunft nicht mehr mit fossilen Brennstoffen angetrieben werden wird. Doch welcher Antrieb wird sich durchsetzen? Weil es heute zu viele Lösungsvarianten gibt und zusätzlich unvorhersehbare politische Entscheidungen und nicht prognostizierbare technische Entwicklungen, zum Beispiel bei Energieträgern und Speichermedien, auf das System einwirken, kann diese Frage erst morgen (also im Nachhinein) beantwortet werden. Um aktiv auf das System einzuwirken, dürften Ihre Einflussmöglichkeiten auf die politischen Entscheidungsträger und technischen Entwickler auch sehr begrenzt sein. Doch wie gehen die Motorenentwickler vor? Sie forschen und entwickeln (Probe, im Sinne von Sondierung), erkennen Sachverhalte (Sense, im Sinne von Wahrnehmung) und passen ihre Vorgehensweisen, verwendeten Werkzeuge und eingesetzten Rohstoffe Schritt für Schritt an (Respond, im Sinne von Reaktion).
Das Vorgehen ist wie folgt: Sondierung (Probe) – Wahrnehmung (Sense) – Reaktion (Respond). Anwendung finden neue, sich gerade entwickelnde Praktiken, sog. Emergent Practices. 
An dieser Stelle ist die Anwendung von agilen oder hybriden Projektmanagement sinnvoll.

In einem chaotischen System ist keine Beziehung zwischen Ursache und Wirkung zu erkennen. Herkömmliche Strukturen und Prozesse erweisen sich als nicht passend und neue sind noch nicht wirksam eingeführt. Mit schnellem und wirkungsvollem Handeln muss Stabilität ins Chaos gebracht werden.
Das folgende Beispiel macht Sie mit der Domäne Chaotic vertraut:
Wer schon einmal seine drei kleinen Kinder für eine Stunde in ihrem Zimmer unbeaufsichtigt hat spielen lassen, weiß was ein chaotisches System ist. Spielsachen und Kleidungsstücke, Bettzeug und Kuchenstücke, dazwischen schokoladeverschmierte und schreiende oder vor Vergnügen johlende Kinder. Die Situation ist alles andere als übersichtlich, nachvollziehbare Einordnungen erscheinen für die Kinder unmöglich, ebenso ist es für sie unmöglich dem Chaos zu entfliehen. Als vom Chaos irritiertes Elternteil gebieten Sie dem munteren Treiben zunächst Einhalt (Act, im Sinne von Handlung). Sie verschaffen sich einen Überblick (Sense, im Sinne von Wahrnehmung). Dann bringen Sie Ordnung in das Chaos (Respond, im Sinne von Reaktion).
Sie folgen dem Prinzip: Handlung (Act) – Wahrnehmung (Sense) – Reaktion (Respond). In diesem Fall gibt es weder Best noch Good Practices, und es gibt auch keine Praktiken, die sich derzeit entwickeln, vielmehr können durch die chaotische Domäne neue Praktiken entdeckt und angewendet werden (Novel Practices).
Das Managementkonzept, welches hier greift, ist das Krisenmanagement.

Im Zustand der Verwirrung kann eine klare Zuordnung auf eine der anderen Domänen noch nicht erfolgen, weil nicht genau gesagt werden kann, welche Art von Beziehung zwischen Ursache und Wirkung momentan überhaupt besteht. Disorder steht daher in der Mitte des Frameworks.
Sie sollten sich auf das Verwirrende einlassen und auf keinen Fall die bequeme Lösung wählen. Stattdessen sollten Sie sich mehr Informationen über die unbekannten Bereiche verschaffen, die verschiedenen Handlungsmuster ansehen und versuchen, neue Wege zu erkennen.

Die Grenzen zwischen den einzelnen Domänen des Cynefin Frameworks können verschwimmen und ursprüngliche Einordnungen können sich als falsch erweisen. So kann sich ein zunächst eher in der Domäne Complex eingestufter Sachverhalt, nach eingehender Prozessanalyse hin zu einer anderen Domäne entwickeln. Der Handlungsrahmen muss dann natürlich der neuen Situation angepasst und das dazu gehörige Managementkonzept angewendet werden.

Ob traditionell, hybrid oder agil, nicht jeder Projektmanagementansatz ist für jedes Projekt gleichermaßen geeignet. Die Stacey-Matrix in Verbindung mit dem Cynefin-Framework kann Ihnen helfen, durch die Bewertung der Umgebungsbedingungen herauszufinden, welcher Ansatz für Ihr Projekt am besten geeignet ist, damit Sie dieses bestmöglich bearbeiten können.