awork – das smarte Tool für automatisches Projektmanagement

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und in vielen Unternehmen werden klassische Strukturen aufgebrochen. Ortsunabhängige Teams, die beispielsweise aus dem Homeoffice gemeinsam an Projekten arbeiten, sind längst keine Seltenheit mehr.

 
Die digitale Zusammenarbeit bringt eine nie dagewesene Flexibilität mit sich. Aber sie stellt auch besondere Anforderungen an das Projektmanagement. Remote Work, Freelancer-Kollaborationen und agile Methoden haben zur Folge, dass Projekte immer komplexer werden. Dies bringt einen erhöhten administrativen Aufwand für Projektmanager mit sich und setzt auch voraus, dass Projektmanagementtools genauso flexibel sind, wie die Arbeit selbst. Genau an dieser Stelle setzt awork an.

awork ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, die alle Projekte und To-Dos an einem zentralen Ort bündelt. Nicht zuletzt die Corona-Krise hat gezeigt, dass digitale Tools für effizientes, ortsunabhängiges Arbeiten unverzichtbar sind. Stehen die richtigen Tools zur digitalen Teamorganisation zur Verfügung, sind weder feste Arbeitszeiten noch feste Büros unbedingt zwingend notwendig.
 
awork Co-Founder Tobias Hagenau ist überzeugt, dass in Zukunft mehr von zuhause oder unterwegs gearbeitet und unsere Arbeitswelt dauerhaft von der Krise beeinflusst werden wird: “Die Strukturen, die jetzt entstehen, bleiben auch weiterhin bestehen. awork bietet alle notwendigen Funktionen für die Arbeitsorganisation von Teams, die kollaborativ zusammenarbeiten – egal ob im Büro oder im Homeoffice.”

Während modernes Arbeiten viele Vorteile für Teams hat, bringt es gleichzeitig einen erhöhten Arbeitsaufwand für Projektmanager mit sich. Komplexe Projekte sollten möglichst stringent verwaltet werden. Dadurch fallen im Projektalltag auch mehr administrative und wiederkehrende To-Dos an. Doch durch die “Arbeit um die Arbeit” werden Projektmanager von der eigentlichen Arbeit abgehalten. Dabei können genau diese Routineaufgaben einfach von einer Projektmanagementsoftware übernommen werden.
 
Mit awork ist nicht nur die Digitalisierung von Projektmanagementprozessen möglich, sondern auch der nächste logische Schritt, um Projektmanager zu entlasten: die Projektmanagementsautomatisierung.

Anwendungsfälle für Automatisierungen gibt es in jedem Unternehmen. Ein Paradebeispiel ist der Feedback- & Freigabeprozess. Oft kommt es hier zu überflüssigen Verzögerungen, weil der nächsten Person innerhalb der Workflow-Kette nicht mitgeteilt wird, dass sie mit der Aufgabe beginnen kann oder Feedbackschleifen bei der Planung nicht richtig berücksichtigt wurden.
 
In awork kann der Review-Prozess automatisiert werden, sodass das physische Benachrichtigen entfällt. Dazu wird in der Software festgelegt, dass bei jeder Statusänderung (z.B. in den Status Feedback) automatisch der zuständige Mitarbeiter auf die Aufgabe besetzt sowie mit einer E-Mail benachrichtigt wird. Der Clou: das Erstellen dieser automatischen Workflows ist so intuitiv in das Projektmanagementtool integriert, das ohne großes Tech-Know-How komplizierte automatische Abläufe eingerichtet werden können.

Nach dem Auslöser-Aktion-Prinzip können selbst komplexe Projektmanagementprozesse in wenigen Schritten automatisiert werden. Automatische Workflows sind nicht nur effizienter und sparen Zeit, sondern sind auch weniger fehleranfällig als manuelle Arbeitsabläufe.

Neben der effizienteren Gestaltung von Arbeitsabläufen bietet das automatische Projektmanagement in awork weitere Vorteile. Jede Projektmanager wird zustimmen: Ein Großteil der Arbeit besteht aus dem – sehr zeitaufwendigen – händische Zusammentragen von Projektinformationen und Projektstatus. Was wäre, wenn eine smarte Software die Verantwortung über diesen Part der Arbeit übernimmt und sicherstellt, dass alle wichtigen Projektentwicklungen nach Plan verlaufen?
 
Der awork Autopilot macht genau das möglich. Dieser besteht aus einer Reihe von smarten Mailings, die das Projektteam über alle Projektentwicklungen informiert halten. Im Autopilot-Modus wird die Projektleitung sofort und automatisch bei knappen Deadlines, ausgereizten Budgets oder überholten Zeitplänen benachrichtigt.

Die konstante Überwachung des Projektverlaufs spart nicht nur Zeit, sondern ist auch weniger fehleranfällig, was die Planungssicherheit erhöht. Vor allem für Projektmanager, die viele Projekte parallel betreuen, ist dies eine große Erleichterung.

Automatisierungen zielen darauf ab den Projektmanagementprozess zu komplettieren, ohne dabei die menschliche Komponente zu ersetzen. Von automatischem Projektmanagement profitieren nicht nur Projektmanager, sondern letztendlich das gesamte Team. Effizientere und präzisere Arbeitsabläufe erhöhen die Transparenz und fördern die teamübergreifende Zusammenarbeit.
 
Insgesamt werden sich Projektmanagementtools zukünftig noch mehr in Richtung digitale Projektassistenz entwickeln, um Projektmanager bei der Koordination von (verteilten) Teams zu unterstützen. Projektmanagementtools wie awork entwickeln sich in diesem Zusammenhang zu einem vollwertigen Teammitglied, mit dem man sich über ein Chat-Interface “unterhalten” kann. Was heute noch nach Zukunftsmusik klingt, könnte in nicht allzu weiter Ferne Realität werden.

Die Vorteile von Projektmanagementautomatisierung liegen auf der Hand: Mehr Zeit und Ressourcen für wertvolle Arbeit sowie eine höhere Planungssicherheit. Um den Anforderungen der neuen Arbeitswelt langfristig gerecht zu werden, ist die Digitalisierung und Automatisierung von Projektmanagementprozessen unerlässlich. Mit awork steht Projektmanagern ein passendes Tool zur Verfügung, das zudem komplexe und unübersichtliche Arbeitsprozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit im Team fördert. Genau wie die Arbeitswelt, wird auch awork sich kontinuierlich weiterentwickeln, um Teams bestmöglich auf dem Weg in die neue Welt der Arbeit zu unterstützen.
 
Weitere Informationen zum automatischen Projektmanagement in awork finden Sie hier.