Erfolgreiche Projekte beginnen mit einer gründlichen Umfeldanalyse

• Investitionsprojekt: Für den Bau einer Bahnstrecke muss Wald gerodet werden, wobei die Interessen des Bahnbetreibers an einer schnellen Verbindung zwischen Start- und Zielbahnhof mit den Interessen des Naturschutzes an der Erhaltung des Waldes kollidieren.
• Entwicklungsprojekt: Für die Entwicklung eines neuen Elektroherdes strebt die Entwicklungsabteilung eine möglichst energiesparende Variante, mit einem in das Kochfeld integriertem Dunstabzug an. Die Leistung steht dabei im Mittelpunkt. Auf der anderen Seite wünscht sich die Marketingabteilung eine besonders preisgünstige Lösung, um die Kosten zu optimieren.
• Organisationsprojekt: Bei einem Fachkongress sollen zwei Referenten auftreten, die Firmen repräsentieren, die in ihrem Marktsegment als Wettbewerber auftreten. Bei der jeweiligen Präsentation können Sticheleien und Seitenhiebe auf die Konkurrenz zunächst nicht ausgeschlossen werden. Die erwünschte sachliche Orientierung trifft auf unerwünschte Emotionalität.

Das ökonomische Umfeld analysiert wirtschaftliche Interessen und Rahmenbedingungen, finanzielle Vorgaben, aber auch organisatorische Sachverhalte und Wettbewerbsaspekte. In diesem Zusammenhang sollte sich der Projektmanager zum Beispiel fragen, ob aus Liquiditätsgründen saisonale oder konjunkturelle Schwankungen zu berücksichtigen sind, oder ob es ein Projektbudget gibt.

Beispiele
 

• Investitionsprojekt: Beim Bau einer Bahnstrecke beeinflussen die erwarteten Kosten, die bereitgestellten Finanzmittel, das spätere Fahrgastaufkommen und die Fahrpreise die Einnahmen des Projekts.
• Entwicklungsprojekt: Für die Entwicklung eines neuen Elektroherdes sind die zu erwartenden Entwicklungs- und Markteinführungskosten relevant, aber auch mögliche Absatzzahlen und zu realisierende Verkaufserlöse beeinflussen das Projekt.
• Organisationsprojekt: Die zu erwartende Besucherzahl des Fachkongresses ist hier ein treibender Einflussfaktor für das Projekt.

Im soziologischen Umfeld kann überprüft werden, welche gesellschaftlichen, psychologischen und kulturellen Faktoren auf das Projekt wirken, ob dem Projekt ethische oder moralische Grenzen gesetzt sind, aber auch, auf welche Stimmungen oder Emotionen der vom Projekt betroffenen Personen zu achten sind. 

Beispiele
 

• Investitionsprojekt: Beim Bahnprojekt wird der Bau der Bahnhöfe durch die geforderte Barrierefreiheit beeinflusst.
• Entwicklungsprojekt: Menschen sprechen unterschiedliche Sprachen und verstehen schriftlich formulierte Anweisungen u. U. nur eingeschränkt. Dies hat Einflüsse auf das Bedienfeld, aber auch auf die Gebrauchsanweisung des zu entwickelnden Elektroherds.
• Organisationsprojekt: Für die Besucher des Fachkongresses muss beim Catering auf persönliche (z. B. veganes Essen) oder religiöse (z. B. koscher) Vorgaben geachtet werden.

Die Untersuchung der physischen, technologischen und ästhetischen Sachverhalte erfolgt im technologischen Umfeld. Es zeigt ob und vielleicht auch wie im Projekt technische Neuerungen zu integrieren sind und ob mit neuen oder erprobten und bewährten Technologien gearbeitet wird. 

Beispiele
 

• Investitionsprojekt: Beim Bahnprojekt ist auf die Anbindung an den Mobilfunkstandard 5G zu achten.
• Entwicklungsprojekt: Der neue Elektroherd soll gemäß Vorgaben, Induktionskochfelder haben. Durch das Magnetfeld entstehende Nebengeräusche (z. B. Knacken und leises Summen) sind jedoch nicht gewünscht.
• Organisationsprojekt: Beim Fachkongress muss bei der Bestuhlung darauf geachtet werden, dass jeder Besucher einen guten Blick zur referierenden Person hat und die Tagungstechnik muss gewährleisten, dass diese laut und deutlich hörbar ist.

Hinter dem umweltbedingten Umfeld verbirgt sich das ökologische oder „grüne“ Umfeld. Hier lässt sich erfassen, ob mit dem Projekt die Umwelt belastet wird und welche umweltbedingten Vorgaben oder Auflagen zu beachten sind.
 
Beispiele
 

• Investitionsprojekt: Das Bahnprojekt führt durch ein Stadtgebiet, das in einem vor Jahren geführten Krieg hart umkämpft war. Aus dieser Zeit hinterlassene Kampfmittel (z. B. Minen und Blindgänger) könnten die Bauarbeiten beeinflussen.
• Entwicklungsprojekt: Der neue Elektroherd muss Vorgaben zu technischen Einbaumaßen und Anschlüssen einhalten.
• Organisationsprojekt: Beim Fachkongress muss die Sicherheit der Besucher gewährleistet werden, deshalb ist z. B. eine Zugangskontrolle einzurichten, aber auch auf die Ausschilderung der Fluchtwege zu achten.

Im rechtlichen Umfeld erfolgen juristische und vertragliche Untersuchungen, z. B. Betrachtung des vorliegenden Rechtsraums, für das Projekt geltende Gesetze und Vorschriften, u. a. Schutz- oder Nutzungsrechte.

Beispiele
 

• Investitionsprojekt: Beim Bahnprojekt müssen nationale Bau- und Beförderungsvorschriften beachtet werden.
• Entwicklungsprojekt: Der neue Elektroherd muss gemäß den gültigen technischen Regeln konzipiert werden.
• Organisationsprojekt: Beim Fachkongress müssen personenbezogene Daten erfasst werden, diese dürfen aber nur nach der jeweils gültigen Fassung der Datenschutzverordnung erfasst und gespeichert werden.

Einige der in der POSTUR-Analyse identifizierten Projekteinflussfaktoren können das Projekt gefährden, andere können es unterstützen. So kann z. B. die Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen die Durchführung des Fachkongresses gefährden, während die Sicherstellung der Verpflegung aller Besucher unterstützend wirkt, da jeder potenzielle Teilnehmer auch tatsächlich teilnehmen kann.
Mit der Einordnung in die Kategorien „Gefährdung“ und „Unterstützung“ wird die Basis gelegt, um möglichst stimmige Maßnahmen abzuleiten. Mit der Definition von Maßnahmen zum Ausschluss oder Minimierung von Gefährdungspotenzial und zur Anbindung der Unterstützer an das Projekt, lassen sich häufig die negativen Aspekte bewältigen und die positiven Sachverhalte zum Antrieb des Projekts nutzen. 
 
Beispiel zum Umgang mit „Gefährdung“

Um die Erstellung von Rechnungen und Bescheinigungen nicht zu gefährden, dürfen nur die für die Erstellung von Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen relevante Daten erfasst und eine gewisse Zeit gespeichert werden. Andere Informationen, z. B. über Essgewohnheiten, dürfen nicht auf Personen rückführbar sein. Das Ziel ist, die Kostenabrechnung, die Erstellung von Bescheinigungen und die Informationen für Catering datenschutzkonform zu gewährleisten. Die dazugehörigen Maßnahmen sind der Aufbau mehrerer Datenbanken, für jeweils eine Zielstellung, d. h. Datenbank 1 – Rechnungslegung, Datenbank 2 – Teilnahmebescheinigung, Datenbank 3 – Catering. Neben dem zuvor genannten Ziel, gibt es noch ein weiteres: Die Datennutzung ausschließlich für zulässige Bereiche und Zeiträume. Die entsprechende Maßnahme umfasst die Datenlöschung nach gesetzlichen Vorgaben.  
 
Beispiel zum Umgang mit “Unterstützung“

Die Beachtung der Essgewohnheiten der Besucher wirkt unterstützend für den Fachkongress, hat allerdings zur Folge, dass nicht mehr jeder Caterer als Projektpartner in Frage kommt und dass sich möglicherweise die Kosten für das nun umfangreichere Catering erhöhen. Ziel ist, alle potenziellen Besucher, am Buffet adäquat zu verpflegen. Eine dazugehörige Maßnahme, ist z. B. Verträge so gestalten, dass die Essenswünsche keine Mehrkosten verursachen und dass Buffetstationen aufgebaut werden.
Mit der späteren Einbindung der gefundenen Maßnahmen in die Projektplanung und die Projektumsetzung, kann der Projektmanager Kontrolle über das Projektumfeld gewinnen.

Sollte sich bereits bei der POSTUR-Analyse und der Einstufung in „Gefährdung“ und „Unterstützung“ herausstellen, dass das Projekt auf so gravierende Herausforderungen stoßen wird, dass eine Realisierung nur sehr schwer oder gar nicht möglich ist, kann das Projekt unverzüglich beendet werden. In das Projekt wurde bisher nur wenig Zeit und Geld investiert und es wurden noch keine übermäßigen Ressourcen eingesetzt. Die frühzeitige und schnelle Beendigung eines Projektes, das nicht erfolgreich umgesetzt werden kann, stellt einen nicht zu unterschätzenden Erfolgsfaktor für eine Organisation dar.