Die Rolle von Projektsteuerungsgremien: Erfolgsfaktoren für komplexe Projekte

Die erfolgreiche Durchführung von Projekten ist eine komplexe Aufgabe, die eine effektive Koordination und Steuerung erfordert. Projektmanager, Projektteam und Fachabteilungen arbeiten eng zusammen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. In vielen Organisationen wird diese Zusammenarbeit durch eine übergeordnete Projektsteuerung unterstützt. Wie sich diese voneinander unterscheiden und welche Rolle Projektsteuerungsgremien für den Projekterfolg spielen, wird im Folgenden erläutert. Außerdem werden die zentralen Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Gremien und dem operativen Projektmanagement beleuchtet.

Projektmanagement kann in einen operativen und einen strategischen Bereich unterteilt werden. Während das operative Projektmanagement die Planung, Durchführung und Koordination des Projektteams und der beteiligten Abteilungen umfasst und somit der Umsetzung der Projektziele, beschäftigt sich das strategische Projektmanagement mit der Ausrichtung des Projekts auf die Ziele der Organisation. Beide Bereiche sind voneinander abhängig und müssen effektiv koordiniert werden, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Der Projektmanager ist für die operative Steuerung des Projekts verantwortlich und koordiniert die notwendigen Ressourcen und Maßnahmen, um das Projekt im vorgegebenen Zeit-, Budget- und Qualitätsrahmen zu realisieren. Beim strategischen Projektmanagement hingegen steht die Ausrichtung des Projekts an den strategischen Zielen der Organisation im Vordergrund. Es bedeutet – etwas vereinfacht gesagt – die richtigen Projekte durchzuführen. Hier werden die Projektziele und der Projektnutzen definiert und die Prioritäten innerhalb der Organisation gesetzt. Das strategische Projektmanagement wird von der Geschäftsführung oder einem Projektsteuerungsgremium übernommen.
Für den Projekterfolg ist eine effektive Zusammenarbeit zwischen operativem und strategischem Projektmanagement unerlässlich. Die Vorgaben aus dem strategischen Projektmanagement müssen in das operative Projektmanagement übertragen werden, um sicherzustellen, dass das Projekt im Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation durchgeführt wird. In diesem Zusammenhang spielen Projektsteuerungsgremien wie der Lenkungsausschuss oder das Projektportfolio-Board eine wichtige Rolle.

Auf Einzelprojektebene spielt der Lenkungsausschuss eine zentrale Rolle. Er wird speziell für das jeweilige Projekt eingesetzt und setzt sich aus Mitgliedern des übergeordneten Managements zusammen, idealerweise mindestens eine Hierarchiestufe oberhalb der höchsten im Projekt eingebundenen Hierarchiestufe, sowie gegebenenfalls dem Auftraggeber. Der Lenkungsausschuss hat dabei eine Reihe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. So delegiert er beispielsweise Befugnisse an den Projektmanager, überwacht den Projektfortschritt und entscheidet über die Annahme oder Ablehnung von Meilensteinergebnissen. Auch bei Konflikten zwischen Projektmanager und Linie kann der Lenkungsausschuss vermitteln und klären. Sobald das Projektziel erreicht ist, löst sich der Lenkungsausschuss auf.
Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass das Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen und -strategien steht und unterstützt den Projektmanager bei der Umsetzung des Projekts. Durch die Einbindung des übergeordneten Managements wird gewährleistet, dass das Projekt die notwendige Aufmerksamkeit und Ressourcen erhält und strategisch ausgerichtet ist. Der Lenkungsausschuss unterstützt den Projektmanager bei der Festlegung von Zielen und Meilensteinen, überwacht den Projektfortschritt und stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des geplanten Budgets und Zeitrahmens bleibt. Bei Bedarf können Entscheidungen über Änderungen im Projektplan oder in der Zuweisung von Ressourcengetroffen werden.
Bei auftretenden Konflikten zwischen Projektmanager und der Organisation, unterstützt der Lenkungsausschuss bei der Klärung. Solche Konflikte treten vor allem auf, wenn ein Projekt in einer Matrixstruktur organisiert ist und Projektbeteiligte sowohl für das Projekt als auch für das Tagesgeschäft tätig sind. Sie können sich aus Unterschieden in der Arbeitsweise, Prioritätensetzung oder Verantwortlichkeiten ergeben. Der Lenkungsausschuss kann hier als Vermittler fungieren und helfen, Lösungen zu finden, die für alle Beteiligten akzeptabel sind.
Neben der Vermittlung bei Konflikten ist der Lenkungsausschuss auch ein wichtiger Mechanismus für die Kommunikation und den Austausch von Informationen zwischen dem Projektmanager und der Geschäftsführung. Regelmäßige Berichte an den Ausschuss stellen sicher, dass das Management über den Fortschritt des Projekts informiert bleibt und bei Bedarf eingreifen kann. Gleichzeitig bietet der Lenkungsausschuss eine Plattform für den Projektmanager, um seine Bedenken und Herausforderungen zu teilen und um Unterstützung oder Ressourcen zu bitten. Somit ist der Lenkungsausschuss ein entscheidendes Steuerungsgremium im Einzelprojekt, das dafür sorgt, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird und in Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens steht.

Das Portfolio-Board ist ein Projektsteuerungsgremium, das für das Gesamtportfolio eines Unternehmens verantwortlich ist. Um wichtige Entscheidungen fällen zu können, müssen den Mitgliedern im Portfolio-Board die Unternehmensstrategie und das Projektportfolio genau bekannt sein. Daher müssen ihm höhere Führungskräfte des Unternehmens angehören. Das Portfolio-Board ist mit der Unternehmensleitung identisch, wenn ihm die Mitglieder des Vorstands- oder der Geschäftsführung angehören. Alternativ kann das Projektportfolio-Board auch eine hierarchische Ebene tiefer angesiedelt und damit dem Vorstand oder der Geschäftsführung unterstellt sein, um diese zu entlasten. Das Projektportfolio-Board kann beispielsweise für alle Entwicklungsprojekte oder Investitionsvorhaben in einer Organisation eingesetzt werden. 
Das Projektportfolio-Board initiiert Projekte und wählt sinnvolle aus der Menge der vorgeschlagenen Projekte aus, stoppt aussichtslose Projekte und priorisiert die ausgewählten Projekte. Es legt für die Projekte die groben Ziele fest, ernennt Projektmanager und die Mitglieder der Lenkungsausschüsse. Das Portfolio-Board fungiert auch als Schlichtungsinstanz bei Konflikten zwischen Projektmanagern untereinander. Eine effektive Zusammenarbeit zwischen dem Portfolio-Board und dem Lenkungsausschuss im Einzelprojekt ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Gesamtportfolio im Einklang mit den strategischen Zielen der Organisation durchgeführt wird. Hierbei geht es nicht nur um das einzelne Projekt, sondern um das Gesamtportfolio, das aus mehreren Projekten besteht. Das Portfolio-Board muss sicherstellen, dass das Portfolio ausgewogen ist und dass die Projekte eine klare Priorität haben. Dabei müssen auch potenzielle Abhängigkeiten zwischen den Projekten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass das Portfolio als Ganzes erfolgreich ist.
Um die Arbeit des Portfolio-Boards effektiv zu gestalten, müssen klare Entscheidungsprozesse etabliert werden. Hierbei spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle. Das Portfolio-Board muss regelmäßig über den Fortschritt der Projekte informiert werden und in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Dafür ist es wichtig, dass die Projekte standardisierte Berichte erstellen und dass die Kommunikation zwischen dem Portfolio-Board und den Projektmanagern der einzelnen Projekte reibungslos funktioniert.

Projektsteuerungsgremien tragen in vielfältiger Weise zum Erfolg von Projekten bei. Eine besonders wichtige Rolle spielen sie bei der Schaffung von Transparenz durch regelmäßige Berichterstattung und Überwachung des Projektfortschritts. Aufgrund ihres umfassenden Überblicks über das Projekt oder das Projektportfolio können Projektsteuerungsgremien objektiver als der Projektmanager agieren und dadurch neue Anregungen geben, die zu einer Verbesserung der Projektqualität führen können. Generell ermöglichen sie die Überwachung von Standards und Richtlinien und die Identifizierung von Chancen zur Qualitätsverbesserung, um Fehler und Probleme zu vermeiden, die zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen können.
Neben der Qualitätsverbesserung können Projektsteuerungsgremien auch zu Kosteneinsparungen beitragen, indem sie dabei helfen, Projekte im Portfolio zu priorisieren und begrenzte Ressourcen besser zu verteilen. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern können sie sicherstellen, dass die Projekte mit dem größten Nutzen und Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele Vorrang erhalten. Ebenso können sie die Rentabilität von Projekten maximieren, indem sie den Fortschritt und die Kosten kontrollieren und sicherstellen, dass Projektmanager ihre Projekte innerhalb des Budgets umsetzen und die erwarteten Ergebnisse erzielen.
Da Projektsteuerungsgremien den Projektmanagern übergeordnet sind, gehört es auch zu ihren Aufgaben, die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen zu überwachen. Sie stellen sicher, dass Projekte in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden und dass potenzielle Risiken und Haftungsfragen vermieden werden. Durch diese enge Überwachung können Projektsteuerungsgremien auch dazu beitragen, Probleme und Engpässe frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.

Ein Projektmanager, der sein Augenmerk auf die verschiedenen, projektbeeinflussenden Gremien, ihre Besetzung und Kompetenzen richtet, durchdringt seine Aufgabe besser, reduziert das Konfliktpotenzial und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Wenn er seine Position in diesen Gremien kennt und mit Geschick in diesen Gremien als die erste Führungskraft des Projekts kommuniziert, wird er viele Herausforderungen rechtzeitig erkennen und mit qualifizierten Lösungsansätzen unterlegen können. Es ist zu erwarten, dass er sein Projekt mit mehr Freude führen kann, als ein Projektmanager, der auf dem aufbauorganisatorischen Auge blind ist.