Gemba Walk im Lean Management

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Teammitglied kommt zu Ihnen, gibt Ihnen wichtige Informationen und bittet Sie, diese an das Management weiterzuleiten, da Ihr Teammitglied selbst unter Zeitdruck steht. Nach dem Gespräch mit Ihrem Teammitglied stellen Sie fest, dass Ihre Notizen zu ungenau sind. Die Folge: Informationen gehen verloren, das Gesagte wird möglicherweise nicht richtig wiedergegeben oder sogar falsch verstanden. Deshalb ist es manchmal von Vorteil, wenn das Management selbst vor Ort ist und das Projekt begutachtet. Hier kommt der Gemba Walk ins Spiel.

Der Gemba Walk ist Teil der Lean Management Philosophie. Diese Art des Managements zielt darauf ab, Arbeitsprozesse und Ziele zu verbessern und Menschen kontinuierlich zu unterstützen, um Verschwendung jeglicher Art zu minimieren, die Effizienz zu maximieren und den Kundennutzen zu erhöhen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, die Perspektiven des Kunden und des Unternehmens in Einklang zu bringen: Welchen Wert will der Kunde erreichen und wie kann das Unternehmen diesen Wert möglichst ressourcenschonend erreichen? Dazu ist es wichtig, dass das Management nicht von oben herab agiert. Hier setzt der Gemba Walk an. Gemba bedeutet so viel wie „der wahre Ort“. Manager und Führungskräfte sollen den tatsächlichen Arbeitsprozess vor Ort beobachten, die Arbeitsabläufe kennenlernen, mit den Mitarbeitenden in Kontakt treten, Vertrauen und gegenseitigen Respekt entwickeln und so gemeinsam Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung entdecken.
 
Der Gemba Walk besteht aus drei wichtigen Elementen.
1. Das Management sollte die Produktions-/Projektstätte regelmäßig besuchen, um Aktivitäten zu identifizieren, die verändert werden können.
2. Es sollte offen zugehört und aktiv nachgefragt werden. Es sollte vermieden werden, etwas anzunehmen, was nicht so gesagt wurde.
3. Menschen müssen respektiert werden. Das bedeutet, keine Urteile zu fällen und keine Schuldzuweisungen zu machen. Denn um Lösungen zu finden, die den Prozess verbessern, muss man zusammenarbeiten. Es geht also nicht darum, die Schwächen der Menschen aufzuzeigen, sondern die Schwächen des Projektes.

Obwohl die Umsetzung in sieben Schritte unterteilt wurde, sind diese nicht starr, sondern können auch zusammengefasst werden.

1. Thema wählen

Ein Projekt besteht aus mehreren Phasen (Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss), die mehr oder weniger Beobachtung und Anpassung erfordern. Es ist daher nicht möglich, den Prozess willkürlich zu beobachten, sondern es muss im Voraus festgelegt werden, was genau beobachtet werden soll. Dies könnte z. B. die Produktivität eines bestimmten Produktionsschrittes oder die Kosten sein. Auf diese Weise kann der Prozess aus einem bestimmten Blickwinkel betrachtet werden, so dass effizient gearbeitet werden kann.

2. Team vorbereiten

Da ein Team beobachtet wird, sollte es vorher darauf vorbereitet werden. Vor allem sollte noch einmal betont werden, dass es sich um einen gemeinsamen Prozess handelt, bei dem es darum geht, gemeinsam eine Verbesserung zu finden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich das Team nicht unter Druck gesetzt fühlt, weil es glaubt, persönlich bewertet zu werden. Wichtig ist, wie oben erwähnt, dass nicht die Personen, sondern das Projekt beobachtet und bewertet wird.

3. Fokus auf das Projekt

Dieser Schritt geht Hand in Hand mit dem letzten Satz des zweiten Punktes. Da es wichtig ist, den Prozess zu verbessern, muss man sich auf das spezifische Thema des Projekts konzentrieren. Auf diese Weise gibt es keinen Widerspruch zum zweiten Punkt und das Team fühlt sich nicht unnötig unter Druck gesetzt.

4. Wertschöpfungskette im Auge behalten

Eine Wertschöpfungskette stellt die verschiedenen Projektphasen als geordnete Abfolge von Aktivitäten dar. Diese werden im Projekt miteinander verknüpft, so dass die Aktivitäten mit der größten Verschwendung identifiziert werden können. Durch die Verknüpfung aller Aktivitäten kann die Gesamtleistung verbessert werden. 

5. Beobachtungen aufschreiben

Hier geht es vor allem darum, sich zunächst auf die Beobachtung und nicht auf die Analyse zu konzentrieren. Dazu gehört auch, dass die Beobachtungen genau dokumentiert werden, und zwar schriftlich und bildlich. Denn wenn man sich später im Team die Dokumentation noch einmal anschaut, kann man auf andere Lösungen kommen. Deshalb sollte man nicht sofort laut über Verbesserungen nachdenken, sondern später in Ruhe.

6. Nicht allein gehen

Eine zweite Person kann einen anderen Blick auf die Prozesse haben. Vor allem, wenn diese Person eine andere Position im Projekt einnimmt, ist auch der Blickwinkel ein ganz anderer. So wird das Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und es werden Fragen gestellt, an die man bei der Vorbereitung gar nicht gedacht hat.

7. Nachfolgende Kommunikation

Unabhängig davon, ob man etwas gefunden hat oder nicht, sollte man dem Team auf jeden Fall mitteilen, wie der Prozess ausgegangen ist. Denn natürlich macht sich auch das beobachtete Team nach der Inspektion Gedanken. So kann ein gutes Gefühl vermittelt werden und das Team fühlt sich respektiert und wertgeschätzt.

Um während des Gemba Walks effizient arbeiten zu können, sollte nach der Auswahl des Themas ein Fragenkatalog erstellt werden. Dies stellt sicher, dass man gut vorbereitet in den Gemba Walk geht und durch aktives Fragen den Prozess besser versteht. Beispiele für Fragen könnten sein:
 

• Woran arbeiten Sie gerade bzw. wofür sind Sie verantwortlich?
• Von wem haben Sie diese Aufgabe erhalten und was würden Sie anders machen?
• Sind Sie selbst schon auf Probleme gestoßen?
• Wie könnte man die Probleme lösen bzw. ist die Ursache schon bekannt?
• Welche Fragen würden Sie noch stellen?

Die Person, die den Prozess beobachtet und dokumentiert hat, sollte sich anschließend mit anderen Mitgliedern des Managements zusammensetzen, um das Beobachtete zu besprechen. Wenn nötig oder möglich, kann auch ein Teammitglied eingeladen werden, das während des Beobachtungsprozesses auf verschiedene Dinge aufmerksam geworden ist und vielleicht einen besonderen Beitrag zur Verbesserung leisten kann. Während des Treffens sollten umsetzbare Maßnahmen und Lösungen gefunden werden. Das heißt, es sollte diskutiert werden, welche Prozesse beibehalten und welche überarbeitet werden sollen. Anschließend müssen die Verbesserungspläne konkretisiert werden. 
Neben der Verbesserung des Projekts wird auch die Teamarbeit gestärkt. Denn das Team wurde offen in den Prozess einbezogen. Aber auch die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird verbessert, da beide auf Augenhöhe miteinander diskutieren und so dafür sorgen, dass der Prozess gemeinsam verbessert wird.

Der Gemba Walk ist nicht nur wichtig, um das Projekt, an dem gearbeitet wird, zu verbessern, sondern auch, um die Mitarbeitenden in den Verbesserungsprozess einzubeziehen. Auf diese Weise werden Veränderungen nicht von oben verordnet, was zu unnötigen Anpassungen führen kann, sondern die Beschäftigten, die wirklich in den Prozess involviert sind, können ihre Meinung und Verbesserungsvorschläge einbringen. Dadurch wird auch die Beziehung zwischen Management und Mitarbeitenden gestärkt, was dem gesamten Projekt zugutekommt.