Rollierende Planung: Wie Sie Projekte unter Unsicherheit flexibel steuern

Klassische Pläne bieten oft nur so lange Sicherheit, wie sich die Realität nicht ändert. Das zeigt sich beispielsweise bei Projekten, die sich über mehrere Monate erstrecken, währenddessen sich jedoch Anforderungen, Ressourcen oder Prioritäten verschieben. Gerade in solchen dynamischen Umfeldern sind starre Pläne schnell überholt. Rollierende Planung (auch „Rolling Wave Planning“ genannt) schafft deshalb die nötige Balance zwischen Zielklarheit und Flexibilität.

Bei der rollierenden Planung, einer periodenorientierten Planungsform, werden Pläne in regelmäßigen Abständen aktualisiert, konkretisiert und überarbeitet. Regelmäßig kann dabei bedeuten, dass die Planung einmal im Quartal oder sogar einmal im Monat stattfindet. Dies steht im Kontrast zur traditionellen Planung, bei der dies einmalig geschieht. Zentral ist dabei, dass Aktivitäten in der nahen Zukunft detailliert geplant werden, während weiter entfernte Zeiträume zunächst nur grob skizziert werden, welche meist 10 bis 18 Monate in der Zukunft. Diese Grobplanung wird je näher ein Ereignis rückt, immer detaillierter geplant. Es handelt sich somit um einen Top-Down-Ansatz, bei dem Ressourcen und Aufgabenpläne schrittweise genauer umgesetzt und zugeteilt werden. Mit jeder Welle wird die Planung aktualisiert und verfeinert.

Die rollierende Planung hat einige Vorteile, mit denen Änderungen besser integriert werden, ohne dass das gesamte Projekt infrage gestellt wird. Einerseits ist die hohe Flexibilität zu nennen, durch die Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren können. Marktveränderungen können neue Prioritäten und unvorhergesehene Risiken entstehen lassen. Mithilfe der rollierenden Planung kann angemessen darauf reagiert werden, da nicht zu weit in die Zukunft geplant wurde. So können Planungsfehler vermieden werden, da die Pläne ständig angepasst werden können. Dies reduziert Unsicherheiten, da Daten für die nahe Zukunft präziser vorhergesagt werden können. Das Risiko von Fehlprognosen sinkt somit im Vergleich zu einer traditionellen Planung. Durch die präzisere Vorhersage können Ressourcen optimal eingesetzt werden, sodass es im besten Fall zu keinen Verzögerungen oder Engpässen, beispielsweise in Form von fehlendem Personal, kommt. Zudem arbeiten Führungskräfte stets mit aktuellen Daten statt mit veralteten Jahresbudgets, wodurch sie schnell auf neue Anforderungen, Prioritäten oder Risiken reagieren können.

Ein fester Planungsrhythmus ist entscheidend, damit Projekte steuerbar bleiben. In der Praxis haben sich monatliche oder quartalsweise Updates bewährt, durch die das Team regelmäßig den aktuellen Stand prüft und die Planung flexibel an neue Entwicklungen anpasst. Als einfache Orientierung hilft die „10er-Regel“: Auf Sicht von rund zehn Monaten erfolgt eine grobe Multiprojektplanung, innerhalb von zehn Wochen werden Projekte konkretisiert und Abhängigkeiten abgestimmt und in einem Zeitraum von etwa zehn Tagen bis zwei Wochen findet die operative Steuerung statt. Typischerweise werden Ressourcen zunächst nur grob auf Team- oder Abteilungsebene eingeplant und erst in den nächsten vier bis acht Wochen konkret einzelnen Personen und Aufgaben zugeordnet. Je nach Organisation kann die Planung entweder top-down (z. B. über strategische Ziele wie bei Hoshin Kanri, einen strategischen Managementansatz, mit dem Unternehmensziele systematisch auf die einzelnen Ebenen heruntergebrochen und aufeinander abgestimmt werden) oder bottom-up (z. B. über OKRs, Objectives and Key Results, mit dem sich strategische Ziele in messbare Ergebnisse übersetzen lassen) erfolgen.

Flexibilität bedeutet nicht Beliebigkeit: Die übergeordneten Ziele bleiben stabil. Trotz kurzfristiger Flexibilität bleiben die übergeordneten strategischen Ziele und Meilensteine, also der „Grobplan“, bestehen. Die Wege dorthin dürfen jedoch variieren, denn je genauer man versucht, die ferne Zukunft zu planen, desto ungenauer wird das Ergebnis. Wichtig ist auch, dass die Steuerung des Projekts klar geregelt bleibt. Während sich die Planung auf die Kunden fokussiert, kümmert sich die operative Steuerung um die Bewältigung von Abweichungen im Team. Dabei geben die übergeordneten Ziele den Kurs vor. 
Wie Sie vielleicht bemerkt haben, hat die rollierende Planung einige Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Durch die regelmäßige Aktualisierung der Pläne werden viele Ressourcen in Form von Personal und Zeit gebunden, was auch mit höheren Kosten verbunden ist. Auch die Anforderung, dass die Daten so aktuell wie möglich sein müssen, sorgt für eine hohe Bindung von Ressourcen, immerhin muss jemand die Daten zusammensammeln. Werden diese Änderungen oder Aktualisierungen in der Planung nicht regelmäßig und genau dokumentiert, kann dies zu Inkonsistenzen in der Planung führen, weil nicht an jede Änderung erinnert wird.

Die rollierende Planung verbindet Struktur mit Anpassungsfähigkeit und ist somit ideal für komplexe Projekte in unsicheren Umfeldern. Allerdings ist der Planungsaufwand durch die Regelmäßigkeit höher. Zudem kann es zu Konflikten und fehlender Akzeptanz bei den Mitarbeitenden kommen, wenn die ständigen Veränderungen als instabil wahrgenommen werden. Es muss auch berücksichtigt werden, dass der Prozess zwar Flexibilität gewährleistet, eine feste Planung für die nahe Zukunft jedoch auch zu Einschränkungen führen kann. In Zeiten der Künstlichen Intelligenz und Echtzeit Datenanalysen darf jedoch nicht vergessen werden, dass die Automatisierung und Prognosegenauigkeit der rollierenden Planung weiter steigen können.