4 überzeugende Gründe für ein Firmenwiki

Die Überlegung, ein Firmenwiki einzuführen, wird umso relevanter, je mehr Wissen im Unternehmen be- und entsteht. Weiterbildungsinhalte, Informationen zu Abläufen, Zuständigkeiten und Verfügbarkeiten sowie abteilungsübergreifendes Know-how können mit einem Firmenwiki der gesamten Belegschaft, dem Team oder einzelnen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Dies bringt einige Vorteile mit sich, die wir in diesem Artikel näher beleuchten.
Eine Bibliothek.

Was ist ein Firmenwiki?

Ein Wiki ist im Wesentlichen eine online verfügbare Sammlung von Inhalten zu einem bestimmten Thema, auf die über einen Browser oder eine Software zugegriffen werden kann. In einem Wiki werden alle relevanten Informationen aufbewahrt, erweitert, verändert und miteinander vernetzt. Die Verantwortung für die inhaltliche Qualität sowie die strukturierte Aufbereitung übernehmen in der Regel Mitarbeitende in der Rolle von Administratoren.
Bei den Inhalten kann es sich um unterschiedliche Medien handeln. Sie können beispielsweise Text- und Bildmaterial sowie Tabellen und Videos über eine Software direkt in den Cloud-Speicher hochladen und speichern oder Inhalte als Link hinterlegen. Über verschiedene Funktionen stellen Sie eindeutige Verbindungen zwischen den Elementen her, die aufeinander aufbauen. Darüber hinaus ermöglicht ein Wiki die hierarchische Darstellung von Wissen.

Was ein Firmenwiki noch auszeichnet, sind folgende Funktionen:
 
  • ein durchdachtes, einfach verständliches Interface,
  • Optionen zur Vergabe von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten,
  • Kommunikationsfunktionen,
  • Möglichkeiten zur Anbindung an andere relevante Programme sowie
  • moderne Sicherheitsmechanismen, die die Daten vor Missbrauch schützen.

Die positivsten Aspekte eines Firmenwikis

Nachdem nun einige vorteilhafte Funktionen von Firmenwiki genannt wurden, sollen im Folgenden die überzeugendsten Faktoren näher betrachtet werden. Es muss auch gesagt werden, dass die Einführung eines Firmenwikis zwar mit viel Aufwand verbunden ist, dass sich dieser intensive Prozess aber aufgrund der folgenden Faktoren sehr schnell auszahlt.

1. Zeitersparnis dank Ordnung und Verfügbarkeit

Durch die hierarchische Struktur der Informationen sowie eine Suchfunktion ist das gesamte gespeicherte Wissen sehr einfach zu durchsuchen. Sie sparen viel Zeit bei der Suche nach Know-how, da Ihnen der Wissensfundus jederzeit zur Verfügung steht. Auch erfahrene Fachkräfte, die neue Beschäftigte einarbeiten, können zeitliche Ressourcen freisetzen, da sie direkt auf vorhandene Informationen zurückgreifen können.
Das Onboarding neuer Mitarbeitender funktioniert mit einem Firmenwiki also wesentlich effizienter - das gilt auch für die Weiterbildung etablierter Fachkräfte. Ihnen werden gezielt weiterführende Inhalte zur Verfügung gestellt. Dank der Wiki-Software ist es auch möglich, das Wissen im Unternehmen schnell und unkompliziert zu erweitern, indem interessante Quellen mit anderen geteilt werden.
Erwähnenswert ist auch, dass das Wissen im Wiki erhalten bleibt, wenn Sie das Unternehmen verlassen.

2. Transparenz dank Aktualisierungen in Echtzeit

Neue Informationen oder Updates werden den Beschäftigten sofort vom System zur Verfügung gestellt. Das Single Source of Truth-Prinzip stellt sicher, dass alle Datenversionen aktuell gehalten werden und Änderungen für alle nachvollziehbar bleiben. Zuständigkeiten, An- und Abwesenheiten, Urlaube sowie wichtige Kontakte sind für die berechtigten Mitarbeitenden jederzeit einsehbar.
So ist jederzeit klar, wer für welche Prozesse oder Projekte zuständig ist:
 
  • Wer leitet es?
  • Wer arbeitet wie mit?
  • Wer steht für diverse Anliegen zur Verfügung?
  • Wer vertritt die Leitung während eines Urlaubs?
Mit einem Firmenwiki ist es nicht mehr notwendig, die Zeit anderer Mitarbeitender in Beschlag zu nehmen. Wenn es sich um abteilungsübergreifende Fragen handelt, wird auch die Zeit für das Verfassen von E-Mails und Instant Messages eingespart.
Das bedeutet, dass sich ein Firmenwiki auch vorteilhaft auf die gesamte Ressourcenplanung im Unternehmen auswirkt, da Sie immer einen Gesamtüberblick über die verfügbaren Arbeitskräfte und Mittel haben.

3. Kollaboration dank Kommunikation

Ein Wiki lebt von den Beiträgen aller. Alle Mitarbeitenden, von den Praktikantinnen und Praktikanten bis zu den Führungskräften, können Wissen, Neuigkeiten und wichtige Ankündigungen über ein Unternehmens-Wiki publizieren. Die gesamte Belegschaft wird ermutigt, das Unternehmen mitzugestalten und Inhalte mit Mehrwert mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Das Ergebnis ist eine offene Unternehmenskultur und ein gestärkter Teamgeist.
Darüber hinaus enthält Wiki-Software in der Regel weitere Funktionen, die es ermöglichen, Diskussionen zu initiieren und Umfragen durchzuführen. Mitarbeitende können über die Plattform Feedback geben und anonym ihre Meinung äußern. Für das Management bietet ein Wiki einerseits einen guten Überblick über das intern vorhandene Wissen und andererseits die Möglichkeit, die Zufriedenheit der Angestellten zu hinterfragen und in Folge zu verbessern. Ein Wiki dient somit der Personalbindung.

4. Datensicherheit dank Cloudspeicher und Verschlüsselung

Ein Firmenwiki ist in der Regel über eine Software oder eine Webanwendung zugänglich. Alle Daten werden in der Cloud gespeichert - der jeweilige Anbieter der Wiki-Software gewährleistet die Sicherheit der Daten durch Verschlüsselungsmethoden.
Sensible Daten, die nicht für die gesamte Belegschaft zugänglich sein sollen, können zusätzlich mit Zugriffsrechten und Passwörtern versehen werden. Sie legen auch fest, wer nur Lesezugriff hat und wer welche Daten ändern darf. Auch der Verlust von Daten kann durch die Cloud verhindert werden.

Fazit

Auch wenn die Einführung eines Firmenwikis zunächst Zeit und Geld kostet und eine gewisse Einarbeitung erfordert, profitiert ein Unternehmen langfristig erheblich davon. Mit einem Wiki stellen Sie den berechtigten Personen jederzeit relevantes Wissen zur Verfügung, strukturieren Daten in einer für Sie idealen Art und Weise und sorgen für eine offene Unternehmenskultur. Zudem gewährleisten Sie die notwendige Datensicherheit im Hinblick auf die rasant fortschreitende Digitalisierung.

Firmenwiki - Ein Bild vom Autor.
Autor: Florian Reingräber ist Geschäftsführer der Scolution GmbH & Co. KG und berät Unternehmen als Atlassian Consultant bezüglich digitaler Transformation. Sein detailliertes Wissen und seine Erfahrungen aus zahlreichen Kundenprojekten rund um die Atlassian-Produkte teilt Florian auf dem eigenen Unternehmensblog und dem YouTube-Kanal von Scolution.
Schlagworte: Projektmanagement, Tipps, Firmenwiki

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