Tipps für erfolgversprechende Videokonferenzen

Videokonferenzen, Webex-Meetings und Teams-Besprechungen gehören für viele Projektbeteiligte mittlerweile zum Alltag. Die einen lieben es, ihre bequeme Pyjamahose mit Hemd und Sakko als Businesskostüm für die Tage im Home-Office zu tragen. Andere wiederum verfluchen Videokonferenzen und ziehen herkömmliche Besprechungen Online-Meetings vor. Ziel dieses Artikels ist es nicht, das Für und Wider abzuwägen, sondern ein paar Tipps und Ideen zu geben, wie Videokonferenzen genauso effizient wie klassische Meetings gestaltet werden können - denn obwohl oder gerade weil Videokonferenzen mittlerweile zum Arbeitsalltag gehören, kann es nicht schaden, das Wissen darüber ein wenig aufzufrischen.

Gibt es sie noch, die Telefonkonferenz? Wann haben Sie das letzte Mal eine richtige Telefonkonferenz abgehalten? Vor zehn Jahren? Aber sicher haben Sie schon einmal an einer Konferenz teilgenommen, bei der alle die Kamera ausgeschaltet hatten. Der eine isst gerade ein Müsli, der andere gähnt ständig und will nicht, dass es alle sehen, der nächste hat eine Katze auf dem Schreibtisch sitzen, die natürlich nicht ins Büro übertragen werden soll. Das macht es wiederum schwierig, das Gefühl zu erzeugen, dass alle an einem Tisch sitzen. Umso wichtiger ist es, die Konferenz strukturiert zu leiten, um den Teamzusammenhalt zu stärken und trotz Müsli und Katze eine konstruktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Klare Regeln, also klar definierte Gesprächsregeln, sollten eigentlich selbstverständlich sein, sind es aber nicht immer. Es hängt wohl auch ein wenig von der Unternehmenskultur ab, wie Besprechungen gehandhabt werden, mal eher autoritär, mal eher locker. Es hilft und stört die wenigsten, wenn zu Beginn einer Besprechung ein paar kurze Regeln in Erinnerung gerufen werden. Erinnern Sie daran, dass jeder ausreden darf, sodass jeder zu Wort kommt, dass unterschiedliche Meinungen toleriert und angehört werden und dass Pünktlichkeit und Höflichkeit wichtig sind. Was die Pünktlichkeit anbelangt, so kann es sinnvoll sein, diese bereits vor der Sitzung in Erinnerung zu rufen.

Eine Tagesordnung wirkt oft Wunder. Sie ist ein so einfaches Mittel, um ein Meeting zu gliedern, und gleichzeitig so unentbehrlich und wichtig. Angst, etwas zu vergessen? Dann setzen Sie einfach den Punkt „Sonstiges“ an das Ende der Tagesordnung und irgendjemand wird sich sicher daran erinnern und die Frage stellen, die Sie vergessen haben. Im Idealfall sollte eine Tagesordnung für ein einstündiges Treffen nicht mehr als zwei bis vier Punkte umfassen. Schauen Sie sich die Punkte genau an. Einige Punkte können nur wenige Minuten in Anspruch nehmen, wie z. B. eine Ankündigung, eine einfach zu beantwortende technische Frage oder eine Terminvereinbarung. Andere Punkte können stundenlange Diskussionen auslösen. Bei diesen ist es wichtig, sich auf zwei oder drei zu beschränken und diesen dann die nötige Zeit einzuräumen.

Auch eine perfekt vorbereitete Videokonferenz mit einer gut durchdachten und knappen Tagesordnung garantiert noch lange keinen perfekten Ablauf. Neben diesen Rahmenbedingungen spielt natürlich die Konzentration der Teilnehmenden eine entscheidende Rolle. Sind alle bei der Sache und geben nur relevante Hinweise und Antworten, geht es schnell und zielgerichtet voran. Wenn aber immer wieder jemand extra zum Reden aufgefordert werden muss oder Dinge mehrfach wiederholt werden müssen, zieht sich die Konferenz unnötig in die Länge und alle verlieren an Motivation. Je nach Art der Gruppe, in der Sie Ihre Konferenz abhalten, kann es sinnvoll sein, zwischendurch für Auflockerung zu sorgen. Wie wäre es mit einem Quiz oder einem Kennenlernspiel bei einer Konferenz, bei der sich Menschen gegenübersitzen, die sich noch nie gesehen haben? Zu albern? Lassen Sie sich etwas einfallen und Ihrer Kreativität freien Lauf. Natürlich wird Ihr Vorgesetzter kein Quiz beim wöchentlichen Meeting machen wollen, aber bei einem Kick-off-Meeting mit Stakeholdern und Entwicklern könnte es eine gute Idee sein. Damit das funktioniert, muss klar sein, wer die Diskussion leitet. Das müssen nicht Sie sein. Wenn Sie jemanden anderen mit der Leitung beauftragen, stellt das auf jeden Fall sicher, dass diese Person fokussiert ist.

Wenn Sie Ihre Sitzung strukturieren wollen, lohnt es sich, einen genaueren Blick auf die technischen Möglichkeiten zu werfen. Die meisten Tools erlauben es beispielsweise, die Teilnehmenden einer Videokonferenz so aufzuteilen, dass sich kleinere Gruppen bilden, die nach einer gewissen Zeit wieder in die große Gruppe zurückgeführt werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, wenn Fragen diskutiert oder verschiedene Lösungsansätze für ein Problem gesucht werden. Fünf Minuten Brainstorming in der Kleingruppe, dann gemeinsame Diskussion der besten Ideen im Plenum. Virtuelle Umfragen und Diagramme, in die jeder etwas eintragen kann, bringen oft interessante Aspekte zu Tage. Sie können Timer einsetzen, um z. B. jedem genau drei oder genau fünf Minuten Redezeit zu geben, wie beim Blitzschach, oder jeden mit genau fünf Wörtern antworten lassen. All das bringt Struktur in das Meeting und fördert die Konzentration, weil es keine langatmigen Monologe gibt und die Problemlösung aktiv und zügig voranschreitet.

In vielen Unternehmen ist es inzwischen üblich, dass die Mitarbeitenden - wenn möglich - einen oder mehrere Tage von zu Hause aus arbeiten können, wenn sie dies wünschen. Wenn es feste Tage gibt, an denen alle Mitarbeitenden im Büro sind, ist dies die optimale Möglichkeit, um Konferenzen vor Ort abzuhalten. Wenn das aber nicht der Fall ist und die Mitarbeitenden immer an unterschiedlichen Tagen im Büro sind, je nachdem, wie es am besten in ihren Alltag passt, dann sind Videokonferenzen das Mittel der Wahl. Da kommt es schon mal vor, dass Mitarbeitende im Büro an virtuellen Konferenzen teilnehmen, um sich mit ihren Kollegen abzustimmen, die sich zu Hause oder auf Workation befinden.