Besprechungen in der Projektarbeit

Besprechungen stellen ein unverzichtbares Instrument dar, um die Projektarbeit zu koordinieren. Sie sind nicht nur aus fachlicher Sicht, sondern auch für das Stakeholdermanagement von entscheidender Bedeutung. Um schnell ein gutes Ergebnis zu erzielen, müssen sich Sitzungsleitung und Teilnehmende an gewisse Regeln halten und verstehen, was eine gute Besprechung ausmacht.

Ein Meeting ist dann als werthaltig zu bewerten, wenn es sorgfältig vorbereitet wurde und auf einer klar strukturierten Tagesordnung mit eindeutig definierten Zielen basiert. Die Teilnehmenden wurden im Vorfeld ausreichend informiert und es nehmen ausschließlich diejenigen Personen teil, deren Anwesenheit für den Besprechungszweck tatsächlich erforderlich ist, beispielsweise zur Entscheidungsfindung. Während der Besprechung erhält jede Person die Möglichkeit, ihre Meinung einzubringen. Insbesondere zurückhaltende Teilnehmende werden durch die Sitzungsleitung aktiv zur Beteiligung ermutigt. Unabhängig von ihrer hierarchischen Stellung innerhalb der Organisation sind alle Teilnehmenden gleichberechtigt und ihre Beiträge werden respektvoll behandelt. Um einen geordneten Ablauf sicherzustellen, führt der Moderator oder eine beauftragte Person eine Rednerliste, an die sich alle Beteiligten halten.

Entstehende Meinungsverschiedenheiten werden möglichst direkt in der Sitzung geklärt. Ist eine sofortige Lösung nicht möglich, wird zumindest ein verbindlicher Termin für die weitere Bearbeitung vereinbart. Am Ende der Besprechung sind alle Teilnehmenden in der Lage, die erzielten Ergebnisse mit eigenen Worten zusammenzufassen und ihre jeweils übernommenen Aufgaben eindeutig zu erläutern. Idealerweise verlassen alle Beteiligten die Besprechung mit einem positiven Gefühl und einem klaren Verständnis der nächsten Schritte. Abschließend wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und von allen Teilnehmenden bestätigt. Sinnvoll ist es, auch während der Sitzung entstandene Notizen, beispielsweise von einem Flipchart oder einer Metaplanwand, in das Protokoll aufzunehmen, um die Diskussion und die Ergebnisse vollständig zu dokumentieren.

Ist eine Besprechung erforderlich, bildet eine sorgfältige Vorbereitung die Grundlage für ihren späteren Erfolg. Zunächst sollten die Themen festgelegt werden, die auf die Tagesordnung gehören, sowie die Ziele, die mit der Besprechung erreicht werden sollen. Darauf aufbauend ist zu entscheiden, welche Personen tatsächlich anwesend sein müssen, um ihr Fachwissen einzubringen oder notwendige Entscheidungen treffen zu können. Gleichzeitig empfiehlt es sich, die Haltung der Teilnehmenden gegenüber den einzelnen Themen im Vorfeld einzuschätzen. Mögliche Konflikte, Widerstände oder durch persönliche beziehungsweise organisationspolitische Interessen geprägte Verhaltensweisen können den Verlauf der Besprechung maßgeblich beeinflussen und sollten daher frühzeitig berücksichtigt werden.

Neben den inhaltlichen Aspekten sind auch die organisatorischen Rahmenbedingungen zu planen. Dazu gehören die Festlegung einer angemessenen Besprechungsdauer sowie die Auswahl eines geeigneten Raums mit der erforderlichen technischen Ausstattung. Ebenso sollte geklärt werden, welche Informationen den Teilnehmenden bereits vor der Besprechung zur Verfügung gestellt werden müssen und welche Unterlagen oder Präsentationsmaterialien während der Sitzung benötigt werden. Darüber hinaus ist festzulegen, welche Personen zwar über die Besprechung informiert werden sollten, an ihr jedoch nicht teilnehmen müssen, beispielsweise Mitglieder des Topmanagements oder andere relevante Stakeholder.

Abschließend sind die Verantwortlichkeiten für den Ablauf der Besprechung eindeutig zu definieren. Hierzu zählen die Benennung einer Person, die die Moderation übernimmt, einer Person, die das Protokoll führt, sowie einer weiteren Person, die auf die Einhaltung des Zeitplans achtet. Eine strukturierte Vorbereitung in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht schafft die Voraussetzungen für einen effizienten, zielorientierten und erfolgreichen Ablauf der Besprechung.

Der Erfolg einer Besprechung hängt wesentlich von den Fähigkeiten der Sitzungsleitung beziehungsweise der Moderation ab. Sie trägt die Verantwortung dafür, dass die Sitzung zielgerichtet, strukturiert und effizient durchgeführt wird. Zu Beginn achtet sie auf einen pünktlichen Start, stellt die Anwesenheit der Teilnehmenden fest und benennt eine Person für die Protokollführung. Falls erforderlich, leitet sie eine kurze Vorstellungsrunde, in der sich die Teilnehmenden kennenlernen und ihre Erwartungen an die Besprechung äußern können. Anschließend erläutert sie die Tagesordnung sowie die Ziele der Sitzung, damit alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über den Ablauf und die angestrebten Ergebnisse haben.

Während der Besprechung steuert die Moderation den Diskussionsverlauf und sorgt dafür, dass die vereinbarten Ziele nicht aus dem Blick geraten. Sie greift ein, wenn Diskussionen vom Thema abweichen, Monologe den Austausch behindern oder Nebengespräche den Ablauf stören, und achtet gleichzeitig darauf, dass der vorgesehene Zeitrahmen eingehalten wird. Ebenso schafft sie eine offene und respektvolle Gesprächsatmosphäre, in der sich alle Teilnehmenden gleichermaßen einbringen können. Zurückhaltende Personen werden aktiv zur Mitarbeit ermutigt, während unangemessene oder respektlose Kommunikationsformen unterbunden werden. Komplexe Sachverhalte können durch geeignete Visualisierungen, beispielsweise auf einem Flipchart oder Whiteboard, verständlicher dargestellt werden. Treten Meinungsverschiedenheiten auf, bemüht sich die Moderation um eine konstruktive Klärung. Lässt die Konzentration der Teilnehmenden nach, können angemessene Pausen eingelegt werden. Um den Überblick über den Besprechungsfortschritt zu erhalten, werden Zwischenergebnisse regelmäßig zusammengefasst. Reicht die verfügbare Zeit nicht aus, werden weniger dringliche Tagesordnungspunkte auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, sodass ausreichend Raum für die wesentlichen Themen bleibt.

Am Ende der Besprechung stellt die Moderation sicher, dass sämtliche Ergebnisse und vereinbarten Maßnahmen eindeutig festgehalten werden. Konnten einzelne Themen nicht behandelt werden, wird gemeinsam ein Termin für eine Folgebesprechung vereinbart. Das Protokoll enthält die beschlossenen Aufgaben, die jeweils verantwortlichen Personen sowie verbindliche Fristen. Nach Möglichkeit prüfen die Teilnehmenden das Protokoll noch während der Sitzung und bestätigen dessen Inhalt. Den Abschluss bildet eine kurze Feedbackrunde, in der die Beteiligten den Ablauf der Besprechung reflektieren und Anregungen zur Verbesserung zukünftiger Sitzungen geben können.
Hat sich ein Teilnehmender nicht ausreichend vorbereitet, kann der Moderator das Wesentliche kurz zusammenfassen – verbunden mit der freundlichen Bitte, doch das nächste Mal die zugesandten Unterlagen vorab wenigstens zu überfliegen. Stößt ein Teilnehmende zu spät zu der Besprechung, empfiehlt es sich, diesen sofort ins Geschehen einzubinden – zum Beispiel so: „Könnten Sie mir kurz hier mit dem Beamer helfen?“ Oder: „Gut, dass Sie auch da sind. Wie ist denn Ihre Meinung zum Projekt XY?“ So verhindert der Moderator, dass der Neuankömmling andere Teilnehmende ablenkt oder zu lange braucht, um sich auf die Sitzungsinhalte zu konzentrieren. Mitarbeitende, die nicht anwesend waren, aber den Besprechungsinhalt kennen sollten oder sogar Aufgaben übertragen bekommen haben, müssen möglichst am gleichen Tag informiert werden und den Empfang der Informationen bestätigen.

Hat sich ein Teilnehmender nicht ausreichend vorbereitet, kann der Moderator das Wesentliche kurz zusammenfassen – verbunden mit der freundlichen Bitte, doch das nächste Mal die zugesandten Unterlagen vorab wenigstens zu überfliegen. Stößt ein Teilnehmende zu spät zu der Besprechung, empfiehlt es sich, diesen sofort ins Geschehen einzubinden – zum Beispiel so: „Könnten Sie mir kurz hier mit dem Beamer helfen?“ Oder: „Gut, dass Sie auch da sind. Wie ist denn Ihre Meinung zum Projekt XY?“ So verhindert der Moderator, dass der Neuankömmling andere Teilnehmende ablenkt oder zu lange braucht, um sich auf die Sitzungsinhalte zu konzentrieren. Mitarbeitende, die nicht anwesend waren, aber den Besprechungsinhalt kennen sollten oder sogar Aufgaben übertragen bekommen haben, müssen möglichst am gleichen Tag informiert werden und den Empfang der Informationen bestätigen.
 

Ein Protokoll sollte zumindest folgende Angaben enthalten:
 

• Projektkennung (Projektname, -kürzel, -nummer)
• Anlass/Thema
• Datum, Beginn, Ende, Ort
• Teilnehmende sowie Abwesende, die über die Besprechungsergebnisse informiert werden müssen (Protokollverteiler)
• Besprechungsverantwortlicher, Protokollführer
• Agenda
• Alle Ergebnisse inklusive Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• Unterschriften
• Liste der Anlagen und Verweise auf relevante Dokumente
• Erledigungstermine in Bezug auf das Protokoll (z. B. wann es wem vorliegen muss)

Treten bei Besprechungen Streit oder Unklarheiten auf, können die entsprechenden Passagen in einem wortgenauen Verlaufsprotokoll festgehalten werden. Kommt es später zu einem Rechtsstreit oder einem Gerichtsverfahren, kann es wichtig sein, nachvollziehen zu können, wer was wann zu wem gesagt hat. Gegenstück ist das Ergebnisprotokoll, in dem nur wichtige (Zwischen-)Ergebnisse festgehalten werden.
Am Ende der Sitzung sollte noch so viel Zeit sein, dass der Protokollführer das Protokoll stichpunktartig verlesen kann. Dies gibt den Teilnehmenden Gelegenheit zu überprüfen, ob sie alles richtig erfasst haben. Bei Bedarf können sie Fragen stellen oder Formulierungen präzisieren. So wird verhindert, dass später Unklarheiten, Missverständnisse und Auseinandersetzungen wegen unterschiedlicher Interpretationen des Protokollinhalts auftreten.
Am einfachsten ist es, für das Protokoll eine Vorlage zu benutzen. Damit hält sich für den Protokollführer der Aufwand in Grenzen, weil er nur die entsprechenden Felder ausfüllen und nicht Darüber nachdenken muss, ob er alle notwendigen Daten beisammenhat. Wenn das optische Erscheinungsbild einheitlich ist, findet sich das Projektpersonal außerdem leichter in der Dokumentation zurecht.

Alle Gesprächsbeteiligten sollten das Protokoll möglichst am Tag nach der Sitzung vorliegen haben. So wird sichergestellt, dass alle auf demselben Informationsstand sind und die Ergebnisse bei Unklarheiten nachlesen können (z. B. „Hausaufgaben“ aus der Sitzung). In der Praxis hat sich eine so genannte Offene-Punkte-Liste als hilfreich erwiesen. Darin werden alle Aufträge, die in Besprechungen erteilt wurden, aufgeführt.

Aus Sicht der Initiatoren gelten für eine Besprechung folgende Punkte:
Besprechungen sollten nur abgehalten werden, wenn sie notwendig sind. Andernfalls sollten sie abgesagt werden, falls sie sich doch noch als obsolet herausstellen. Aus diesem Grund sollte immer mit den Beteiligten abgesprochen werden, wann diese Zeit haben. Natürlich sollten auch nur diejenigen eingeladen werden, die wirklich dabei sein müssen. Ansonsten können diese ihre Arbeitszeit anderweitig verwenden. Vor der Besprechung sollte den Teilnehmenden das Ziel der Besprechung klargemacht werden, sodass alle gründlich vorbereitet sind, beispielsweise mithilfe von Informationsmaterial. An die Informationen und die damit verbundene Tagesordnung sollte sich gehalten werden. Unvorhergesehenes, wie z. B. Konflikte, sollte jedoch seinen Raum haben, die Besprechung aber nicht vereinnahmen. Am Ende kann eine Feedbackrunde durchgeführt werden, um beispielsweise auszuloten, was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte. Die in der Besprechung entwickelten Ergebnisse sollten dann von den Initiatoren umgesetzt bzw. so weitergeleitet werden, dass sie beispielsweise von den Betroffenen im Projektmarketing umgesetzt werden können.

Aus Sicht der Teilnehmende gelten für eine Besprechung folgende Punkte:
Eine Besprechung sollte nur besucht werden, wenn die Anwesenheit sinnvoll und / oder notwendig ist. Wenn die Einladung beispielsweise als nicht sinnvoll erscheint, kann dies kommuniziert werden. 
Wenn eine Teilnahme jedoch erforderlich ist, sollte man vorbereitet erscheinen, um konstruktiv und aufmerksam mitarbeiten zu können. Unklarheiten, Meinungen und Zweifel sollten angesprochen werden, Redebeiträge sollten aber so knapp wie möglich begründet werden. Mehrheitsmeinungen dürfen hinterfragt werden, da sie in manchen Fällen auf Mitläufertum der Teilnehmenden zurückgehen. Zudem sollte die sitzungsleitende Person unterstützt werden, indem Nebengespräche unterlassen und mögliche Aufgaben bis zur nächsten Besprechung durchgeführt werden.

Eine Besprechung, die den Teilnehmenden inhaltlich viel bringen soll, ist nicht einfach so geplant. Sie erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, klare Ziele, eine passende Auswahl der Teilnehmenden und eine konsequente Moderation. Nur so können Zeit, Inhalte und Verantwortlichkeiten sinnvoll gesteuert werden. Nur wenn Vorbereitung, Durchführung, Protokollierung und Nachbereitung aufeinander abgestimmt sind, kann eine Besprechung zu verbindlichen Ergebnissen beitragen und die Projektarbeit wirksam unterstützen.