Die Bedeutung der Kommunikation in der Projektarbeit

Als soziale Wesen sind wir Menschen kaum allein überlebensfähig. Daher ist es unerlässlich, dass wir mit anderen interagieren und ihnen Botschaften übermitteln. Kommunikation, abgeleitet vom lateinischen Wort "communicare" (was so viel bedeutet wie "eine Mitteilung machen, mitteilen"), ermöglicht den Austausch von Informationen zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern bzw. zwischen zwei oder mehreren Personen. Dabei kann jeder sowohl Sender als auch Empfänger sein. Wir kommunizieren, um Dinge darzustellen, auszudrücken und Reaktionen zu erhalten. Die Kommunikation dient dem sachlichen Informationsaustausch sowie dem emotionalen Ausgleich und fungiert somit als lebenswichtiges soziales Bindemittel.

Es gibt verschiedene Formen der Kommunikation, sei es mit oder ohne technische Hilfsmittel. Ebenso gibt es unterschiedliche Kommunikationssysteme, wie etwa die Verwendung von Schriftzeichen oder Lautsprache. Jede dieser Formen bietet vielfältige Möglichkeiten, Informationen zu vermitteln und dadurch die Interpretation oder das Verständnis des Inhalts zu beeinflussen. Es kann auch relevant sein, ob die Beteiligten sich lediglich hören oder auch sehen können, um die Information richtig einordnen zu können. In Situationen, in denen wir eine knappe Nachricht in einer Kurznachrichten-Anwendung verfassen, ist es erforderlich, eine andere Auswahl an Informationen zu treffen als in einem ausführlichen Gespräch. Im Gegensatz zur schriftlichen Kommunikation kann sich in der mündlichen Kommunikation die Bedeutung einer Nachricht durch Betonungsnuancen oder Variationen der Lautstärke verändern.

Die menschliche Kommunikation ist vielfältig und reicht über verschiedene Kanäle und Medien. Wir nutzen Sprache (sowohl gesprochen als auch geschrieben), Körpersprache (Mimik, Gestik), Tonlage, Sprachrhythmus und Blickkontakt, um miteinander zu kommunizieren. Dabei können wir uns sowohl mit als auch ohne technische Hilfsmittel oder Medien wie Fernsehen, Internet und soziale Netzwerke verständigen.

Es gibt verschiedene Arten der Kommunikation, die uns ermöglichen, auf unterschiedliche Weise zu interagieren. Die Selbstkommunikation, auch als intrapersonelle Kommunikation bekannt, bezieht sich auf die bewussten Äußerungen, die Menschen sich selbst gegenüber machen. Dies kann beispielsweise dazu dienen, Gedanken zu klären und Stress abzubauen, indem man bestimmte Arbeitsschritte noch einmal durchgeht.

Die Kommunikation zwischen einzelnen Personen, also die interpersonale Kommunikation, ist von größerer Bedeutung. Hierbei erläutert beispielsweise der Projektmanager dem Projektteam die Aufgabenstellung, wodurch eine Grundlage für die Bearbeitung des Projekts geschaffen wird. Durch Rückfragen und Beantwortung offener Fragen entsteht ein Kommunikationsfluss, der den Informationsaustausch ermöglicht.

Die Kommunikation zwischen einer oder mehreren Personen kann verschiedene Ausprägungen annehmen und ermöglicht unterschiedliche Formen des Informationsaustauschs. Ein Beispiel dafür ist die "one-to-one"-Kommunikation, bei der eine Person mit einer anderen Person interagiert und eine direkte Verbindung herstellt. Dabei findet ein direkter Austausch von Informationen und Ideen statt. Die "one-to-many"-Kommunikation tritt auf, wenn eine einzelne Person mit vielen anderen Personen kommuniziert. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Vorgesetzter eine Botschaft an sein Team oder eine Führungsperson eine Rede an ein größeres Publikum richtet. In dieser Form der Kommunikation werden Informationen von einer Quelle aus an eine Vielzahl von Empfängern übermittelt. Die "many-to-many"-Kommunikation beinhaltet die Interaktion und den Austausch von Informationen zwischen vielen Menschen. Hierbei können mehrere Personen aktiv an der Kommunikation beteiligt sein, wodurch ein dynamischer Dialog entsteht. Dies kann in verschiedenen Kontexten auftreten, wie beispielsweise in Gruppendiskussionen oder Konferenzen.

In der Projektarbeit kann das wie folgt aussehen:
 

• Beispiel „one-to-one”: Der Projektmitarbeiter holt sich zusätzliche Informationen beim Projektmanager, um ein besseres Arbeitsergebnis zu erzielen.
• Beispiel „one-to-many”: Der Projektmanager berichtet den Mitgliedern des Lenkungsausschusses über den Projektstatus. 
• Beispiel „many-to-many“: Die Teilprojektleiter präsentieren dem Projektmanager und den Mitgliedern des Lenkungsausschusses den Status ihrer Teilprojekte.

In der Projektarbeit erfordert die Kommunikation innerhalb einer Gruppe sowohl spontane als auch organisierte Interaktionen. Ein Beispiel für spontane Kommunikation ist der Eintritt eines Krisenfalls, der eine sofortige Reaktion eines Projektmitarbeiters erfordert, um mögliche Schäden zu begrenzen. In solchen Situationen ist eine schnelle und ad-hoc-Kommunikation innerhalb des Teams von entscheidender Bedeutung, um gemeinsam Lösungen zu finden und angemessen zu handeln.

Auf der anderen Seite gibt es auch organisierte Formen der Kommunikation in der Gruppe. Ein Meilensteintermin beispielsweise ist oft lange im Voraus bekannt und ermöglicht es den Beteiligten, das entsprechende Review frühzeitig zu organisieren. Dies bietet die Möglichkeit, sich gründlich vorzubereiten, relevante Informationen zu sammeln und einen strukturierten Austausch zu ermöglichen.

Ein weiterer Aspekt der Kommunikation in der Gruppe ist die Wahl des Mediums, das zur Verfügung steht. In der heutigen Zeit, in der immer mehr Menschen remote oder hybrid arbeiten, werden digitale Medien zu einem wichtigen Kommunikationswerkzeug. Projektmitarbeitende können für ihre Besprechungen auf Videokonferenzsysteme zurückgreifen und so online miteinander kommunizieren. Diese virtuelle Form der Kommunikation ermöglicht es den Teammitgliedern, sich trotz räumlicher Distanz zu treffen und Ideen auszutauschen.
 
Jedoch kann auch die offline Kommunikation innerhalb eines physischen Arbeitsumfelds von großer Bedeutung sein. Ein Beispiel hierfür ist, wenn der Projektmanager einen Workshop im Besprechungszimmer durchführt und die Ergebnisse anschließend in einem handgeschriebenen Protokoll zusammenfasst. Kopien des Protokolls werden an die Teilnehmer des Workshops verteilt. In solchen Szenarien ermöglicht die direkte persönliche Interaktion eine unmittelbare Kommunikation und den Austausch von Ideen.

In der Projektarbeit kommt es häufig vor, dass ein Projektteam in einer gemeinsamen Besprechung die nächsten Arbeitsschritte festlegt. In solchen Momenten findet eine zeitgleiche und synchronisierte Kommunikation statt. Die Teammitglieder sind physisch oder virtuell anwesend, um Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und den Fortschritt des Projekts zu besprechen. Durch diese simultane Kommunikation können wichtige Informationen in Echtzeit geteilt und unmittelbare Rückmeldungen erhalten werden. Die Synchronität ermöglicht es den Teammitgliedern, gemeinsam an einem Strang zu ziehen und aufkommende Fragen oder Probleme direkt zu klären. Dennoch kann es auch Situationen geben, in denen ein Mitarbeiter aufgrund von Verpflichtungen wie einem Lieferantenbesuch nicht an der gemeinsamen Besprechung teilnehmen kann. Um sicherzustellen, dass er dennoch über die relevanten Informationen informiert ist, werden ihm die Ergebnisse der Besprechung als Nachricht auf seinen Anrufbeantworter hinterlassen oder per E-Mail als Protokoll zugeschickt. Diese Form der Kommunikation erfolgt asynchron und zeitversetzt. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die aufgezeichnete Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen und die darin enthaltenen Informationen zu erfassen. Diese Art der Kommunikation erlaubt es dem Mitarbeiter, trotz Abwesenheit in der Besprechung auf dem Laufenden zu bleiben und gegebenenfalls entsprechend zu reagieren.

Eine weitere spezielle Form der Kommunikation stellt die Massenkommunikation mittels Medien dar. Ein Beispiel hierfür ist, wenn der Projektmanager regelmäßig Informationen auf der Projekt-Website veröffentlicht, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Dies ermöglicht eine effektive und effiziente Verbreitung von relevanten Informationen an eine breite Zielgruppe. Die Projekt-Website fungiert dabei als zentraler Knotenpunkt, über den die Teilnehmer auf die neuesten Updates, Fortschritte und Entscheidungen zugreifen können. Dieser Ansatz der Massenkommunikation erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und gewährleistet eine transparente Informationsverteilung, was zu einem reibungslosen Ablauf des Projekts beiträgt.

Die Kommunikation spielt eine maßgebliche Rolle im Rahmen von Projektarbeit, da sie den Austausch von Informationen, Ideen und Feedback zwischen den Projektbeteiligten ermöglicht. Durch die Vielfalt der Kommunikationsformen und -mittel besteht die Möglichkeit, auf verschiedene Bedürfnisse und Situationen einzugehen. Seien es persönliche Gespräche, schriftliche Nachrichten, virtuelle Meetings oder die Verbreitung von Informationen über eine Projekt-Website – die Auswahl des passenden Kommunikationskanals ist von entscheidender Bedeutung, um eine effektive und effiziente Zusammenarbeit sicherzustellen.

Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat einen maßgeblichen Einfluss auf das Verständnis, die Zusammenarbeit und den Erfolg eines Projekts. Daher ist es von großer Bedeutung, klare und präzise Botschaften zu vermitteln, Feedback zu geben und ein offenes und transparentes Kommunikationsklima zu fördern. Die Auswahl des geeigneten Kommunikationsmediums, die Berücksichtigung der Bedürfnisse aller Projektbeteiligten und die Anpassung an die jeweilige Situation sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Projektarbeit.