21.02.2017 - Jedes Unternehmen muss neben vielen kurzfristigen, unmittelbaren Entscheidungen auch eine langfristige Vision davon haben, wohin es sich entwickeln möchte. Diese Vision zeigt sich dann bei kleineren aber auch bei großen Entscheidungen eines Betriebs. Das Projektmanagement ist dabei ein wichtiger Faktor, unabhängig von der Unternehmensgröße. Das haben auch KMUs längst erkannt und setzen auf die professionelle Arbeit ihrer Projektmanager, die von der Konzeption bis zur Durchführung und der abschließenden Evaluierung eines Projekts stets den Überblick behalten.
Natürlich kann das Projektmanagement großer Konzerne nicht 1:1 in allen Facetten und Methoden in ein KMU übernommen werden, da dieses bei kleinen und mittleren Unternehmen oft nicht in jeder Ausprägung sinnvoll ist.
Es ist Aufgabe des Projektmanagers, die bestehenden Standards zu checken. Firmenintern kann Projektmanagement nur dann erfolgreich sein, wenn es an die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen und die vorhandene Infrastruktur individuell angepasst wird. Dabei müssen zentrale Elemente wie Zeit, Qualität und Kosten im Fokus von Projektmanagement und Projektmanager bleiben.

Die verschiedenen Phasen eines Projekts und ihre Aufgaben

Die entscheidenden Kriterien für ein erfolgreiches Projektmanagement sind nach wie vor Kommunikation in jeder Projektphase sowie größtmögliche Unterstützung. Nicht nur das Projektteam sollte diese Unterstützung erfahren, sondern jedes einzelne Projektmitglied. Die einzelnen Projektphasen liefern wichtige Eckpfeiler und geben eine wertvolle Orientierungshilfe. Besonders bei auftretenden Schwierigkeiten oder Zeitdruck ist die Kommunikation elementar, um handlungsfähig zu bleiben.

Projektinitiierungsphase

In der sogenannten Projektinitiierungsphase entwickelt sich aus dem Auftrag eines Kunden oder einer bloßen Idee heraus ein reales Projekt. Routine ist in dieser Phase wichtig, um ein Projekt nicht gleich zu Beginn zu gefährden. Ein erfahrener Projektmanager profitiert von bisherigen Erfahrungen, die er in das aktuelle Projekt einfließen lässt. Alle wesentlichen Instrumente der Kommunikation und die Vorarbeit erweisen sich für die anschließende Projektplanung als wertvoll für die Projektleitung.
Ohne Ziel kein Weg – daher ist die Bestimmung der Ziele ein wesentlicher Aspekt in der Projektinitiierungsphase. Mittels Nutzwertanalyse werden Kosten und Nutzen bestimmt, danach folgt eine Risikoanalyse, die aufgrund von Chancen und Risiken bestimmt wird. Zentrales Element in dieser Phase ist zudem eine sogenannte Stakeholderanalyse, die alle beteiligten Personen, die für ein erfolgreiches Projekt erforderlich sind, ermittelt. Danach wird das Projektteam gebildet, das fortan für die effiziente Umsetzung und Realisierung verantwortlich zeichnet.

Projektplanung

In der Phase der Projektplanung wird alles konkretisiert und detailliert ausgearbeitet. Ein zentrales Element in der Projektplanungsphase ist das Kick-Off-Meeting. Als Grundlage dient die Projektplanung, in die wichtige Vorerfahrungen aus anderen Projekten einfließen sollten. Das Festlegen der Meilensteine ist ebenso wichtig wie eine Projektstrukturplanung. Damit steht und fällt ein erfolgreiches Projektmanagement. Methoden wie das bekannte Mind mapping verschaffen einen guten Überblick und erleichtern die Veranschaulichung geplanter Schritte. Mittels GANTT-Diagramm lässt sich der Ablauf eines Projekts in allen Details und den geplanten Aktivitäten chronologisch darstellen. Diese Methode verschafft dem Projektmanager in der Projektplanungsphase einen guten Überblick, der jederzeit nachvollziehbar ist. Abschließend werden die erforderlichen Kosten berechnet sowie die Ressourcen, die es auszuschöpfen gilt, geplant.

Projektdurchführung

Ziel jedes Projekts ist ein erfolgreicher Abschluss. In der Phase der Projektdurchführung gilt es, das Projekt zu überwachen und so zu steuern, dass es das Projektziel erreicht. Der Projektmanager kontrolliert die in der Projektplanungsphase festgelegten Ziele und die Vorgaben, die am Ende des Projekts erfüllt sein sollten. Hier ist Kommunikation ein entscheidender Faktor. Die Mitarbeiter sollten über den Fortschritt des Projekts informiert werden. Die Meilensteine werden überwacht und auf ihre Sinnhaftigkeit geprüft. In vielen Projekten spielt auch der Zeitfaktor eine entscheidende Rolle. Verläuft das Projekt über einen längeren Zeitraum als geplant, können auch die Kosten deutlich steigen. Eine Verzögerung ist für viele Projektmanager auch eine Imagefrage, denn schließlich möchte jeder, dass das Projekt planmäßig abgeschlossen wird.
 
Projektabschluss - die letzte Phase von erfolgreichem Projektmanagement in KMU

Die letzten Meilensteine sind abgehakt. Nun wartet der krönende Abschluss des Projekts, das ohne den steten Einsatz vom Projektmanager und seinem Team nicht möglich gewesen wäre. Ein gutes Projektmanagement ist Teamarbeit und im KMU kann das ein Team sogar wesentlich stärker zusammenschweißen, als das in größeren Unternehmen möglich wäre. In der Phase des Projektabschlusses wird deutlich, wie erfolgreich das Projekt tatsächlich beendet wurde und was abschließend zu tun ist. Die Dokumentation ist wichtig, um auch später nachvollziehen zu können, was positiv aber auch negativ war während der einzelnen Projektphasen und dem Projekt selbst. Somit ist diese Dokumentation ein wertvolles Instrument für zukünftige Projekte, die manchen Stolperstein verhindern können.
Die Arbeit als Projektmanager ist eine Herausforderung, die neue Perspektiven ermöglicht und einlädt, Stärken optimal zu nutzen. Ob kleines oder großes Projekt: Unabhängig von Unternehmensgrößen und Projektumfängen ist ein erfolgreiches Projektmanagement unabdinglich.

Umso spannender ist es, wenn Sie uns an Ihren bisherigen Erfahrungen teilhaben lassen. Fühlen Sie sich gefordert oder eher überfordert? Teilen Sie uns Ihre Meinung mit: info@iapm.net! Wir unterstützen Sie mit Seminaren unserer zertifizierten Trainingspartner und praxisorientierten PM- Experten. 

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