Zu viele Tools im Projektmanagement

Sobald ein neues Projekt geplant wird, stellt sich die Frage, wo und wie begonnen werden soll. Hierfür gibt es im Projektmanagement Methoden und Werkzeuge, die helfen, die tägliche Arbeit zu strukturieren. Mit Hilfe verschiedener Tools ist es möglich, strukturierte Arbeitsabläufe, methodisches Vorgehen und Projekte transparent und nachvollziehbar zu gestalten, was dem Projektleiter Sicherheit gibt und beim Kunden Vertrauen schafft. Aber auch wenn neue Mitarbeitende in ein Projekt einsteigen, können sie sich dank einheitlicher Arbeitsmethoden und Tools schnell einarbeiten. 

Die Tools haben sich in den letzten Jahren durch die Digitalisierung stark verändert. Der heutige Standard ist stark mit der digitalen Welt verbunden. Da es mittlerweile eine Vielzahl an digitalen Helfern für das Projektmanagement gibt, ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten und sich für das richtige Tool zu entscheiden.

Oft stellt sich nicht nur die Frage, welche Tools im Projektmanagement sinnvoll eingesetzt werden können, sondern auch, wie viele Tools man überhaupt braucht. Fest steht jedoch, dass es ohne Tools nicht mehr geht. 
Jeder Projektmanager hat seine eigenen Favoriten und nutzt die Tools, die ihn in seiner Arbeit weiterbringen. Manchmal kann es aber auch sinnvoll sein, einen Schritt zurückzugehen. Es spricht nichts dagegen, sich von Zeit zu Zeit über neue Tools zu informieren und auch mal etwas Neues auszuprobieren, schließlich gibt es ständig innovative Entwicklungen auf dem Markt. Und vielleicht ist ja tatsächlich etwas dabei, was das Projekt noch besser voranbringen kann. Wenn sich herausstellt, dass es etwas Besseres gibt, ist es auch nicht verwerflich, sich von Tools zu trennen, die nicht mehr zeitgemäß sind oder statt Zeit zu sparen nur Zeit kosten.
Wichtig ist, dass die eingesetzten Tools und deren Nutzung von jedem Projektleiter mindestens einmal im Jahr überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. So kann sichergestellt werden, dass das Tool noch einen Nutzen für das Projekt bzw. das Unternehmen hat.

Projektmanagementtools können sehr nützlich sein, aber ein Zuviel an Tools birgt auch Risiken. Wie so oft gilt auch hier: Weniger ist manchmal mehr. Eines der Hauptprobleme bei der Verwendung von zu vielen Werkzeugen ist die Überforderung. Wenn viele Projektmanagementtools eingesetzt werden, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Mitarbeitende können schnell wichtige Aufgaben aus den Augen verlieren, weil sie ständig zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen und ihre Denkweise anpassen müssen.
Dieses Hin- und Herspringen kostet unweigerlich Zeit. Zeitverlust ist jedoch nicht nur in diesem Szenario ein Problem: Jedes Tool muss verwaltet werden, was Zeit und Ressourcen erfordert, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind und ordnungsgemäß funktionieren. Es ist jedoch nicht nur die Verwendung vieler Werkzeuge, die auf dieser Ebene hinderlich ist. Insbesondere wenn jedes Tool seine eigene Datenbank hat, kann dies zu inkonsistenten und widersprüchlichen Daten führen. Dies wiederum kann zu Verwirrung und Fehlern im Projektteam führen. 
Darüber hinaus kann dies die Zusammenarbeit erschweren, da jedes Teammitglied ein anderes Tool und somit andere Abkürzungen oder Vorgehensweisen verwendet. Mit anderen Worten, zu viele Werkzeuge können zu schlechteren Ergebnissen führen. 
Hinzu kommt, dass jedes neue Werkzeug oder Instrument eine Schulung des Personals erfordert. Da ein gewisses Maß an Know-how erforderlich ist, um die Instrumente effektiv nutzen zu können, führt dies einerseits zu Zeitverlusten, andererseits aber auch zu einem anderen Problem: Wenn zu viele Instrumente eingesetzt werden, aber an anderer Stelle, nämlich bei der Schulung, gespart wird, und das Personal nicht über das notwendige Wissen verfügt, um die Instrumente richtig zu nutzen, kann dies zu Frustration und ineffizienter Nutzung führen.

Es ist durchaus sinnvoll, von Zeit zu Zeit neue Tools auszuprobieren, um eventuell bessere Alternativen für Ihr Unternehmen zu finden oder um zu überprüfen, ob Sie mit den etablierten Tools noch zufrieden sind. Dies kann jedoch dazu führen, dass zu viele Tools gleichzeitig verwendet werden. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie hier:

1. Überprüfung der Notwendigkeit jedes Werkzeugs: Manchmal werden Werkzeuge verwendet, die nicht unbedingt notwendig sind, oder es werden mehrere Werkzeuge verwendet, die im Wesentlichen alle das Gleiche tun. Eine gründliche Überprüfung kann helfen, überflüssige oder unnötige Instrumente zu eliminieren.
2. Zusammenlegung von Instrumenten: In einigen Fällen können mehrere Werkzeuge kombiniert werden, um die Anzahl zu reduzieren. Beispielsweise kann eine Projektmanagementsoftware verwendet werden, die eine Vielzahl von Funktionen bietet, anstatt separate Tools für Zeitmanagement, Ressourcenmanagement und Taskmanagement zu verwenden. Dies ist jedoch nicht für alle Aufgaben möglich und Sie sollten sich im Voraus überlegen, welche Aufgaben für eine kombinierte Lösung geeignet sind und welche nicht, um die richtigen Tools auszuwählen.
3. Schulung des Personals: Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie die Werkzeuge, die sie einsetzen, optimal nutzen können. Durch Schulungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um effektiv arbeiten zu können.
4. Sicherstellen, dass die Tools synchronisiert werden können: Wenn Sie verschiedene Tools verwenden, stellen Sie sicher, dass diese miteinander kompatibel sind, dass dieselben Begriffe und Abkürzungen verwendet werden und dass die Benutzeroberfläche im Idealfall ähnlich ist, damit Ihre Mitarbeitenden die gleiche Grundlage haben und so wenig Zeit wie möglich durch die Arbeit mit verschiedenen Softwareprogrammen verloren geht.

Es kann nicht pauschal gesagt werden, ob ein Projekt zu viele oder zu wenige Tools verwendet. Jedes Projekt ist anders und jedes Projekt benötigt andere Arten und unterschiedliche Mengen von Tools. Sie sollten sich daher bei der Projektplanung überlegen, für welche Bereiche Sie ein Tool benötigen und welches in Frage kommt. Auf diese Weise kann auch festgestellt werden, ob es ein Tool für mehrere Bereiche gibt. Wichtig ist auch, dass diese untereinander synchronisiert werden können, damit Informationen nicht in jedem Bereich neu eingegeben werden müssen. 
Gerade wenn Sie merken, dass zu viele Tools eingesetzt werden, weil z. B. der Überblick nicht mehr möglich ist, Mitarbeitende Schwierigkeiten haben mitzuhalten oder sogar Aufgaben verloren gehen, sollten Sie sich kritisch mit den Tools auseinandersetzen. Schließlich sollen sie eine Hilfe im Projekt sein und kein Hindernis. Mit diesen Gedanken im Hinterkopf kann die beste und effizienteste Anzahl an Tools gefunden werden.