Zeitfallen im Projektmanagement erkennen und vermeiden

Wer kennt es nicht: Man arbeitet konzentriert an einer wichtigen Aufgabe, da klingelt das Telefon. „Kannst du mal kurz ...?“ Natürlich hilft man gern – doch kaum zurück bei der eigentlichen Arbeit, kommt die nächste E-Mail oder ein Kollege mit einer dringenden Frage ins Büro. So verstreichen die Stunden. Der Feierabend rückt näher, aber die eigenen To-dos sind noch lange nicht erledigt. Die Folge: Stress, Frust oder Überstunden.
Im zweiten Teil unserer Blogreihe zum Thema Zeitmanagement widmen wir uns deshalb den häufigsten Zeitfallen im Projektalltag – und zeigen, wie man ihnen effektiv begegnet.

Zeitfresser schleichen sich oft unbemerkt ein – doch ihre Auswirkungen sind gravierend. Eine Aufgabe wird überhastet erledigt und muss später noch einmal überarbeitet werden. Oder man hört in einem Gespräch nicht richtig zu und muss später Rückfragen stellen. Solche kleinen Verzögerungen summieren sich schnell und kosten wertvolle Zeit. Wer sich dieser Stolpersteine bewusst ist, kann gezielt gegensteuern.

Prokrastination

Prokrastination bezeichnet das bewusste Aufschieben geplanter, notwendiger oder wichtiger Tätigkeiten – trotz der Aussicht auf negative Konsequenzen wie Arbeitsrückstand oder das Nichterreichen von Projektzielen.

Trotz dieser offensichtlichen Nachteile tritt Prokrastination aus verschiedenen Gründen häufig auf:
 

• Mangelnde Organisation und Strukturierung: Fehlt der Überblick, wirken Aufgaben schnell überfordernd. Wichtige Tätigkeiten werden dann immer wieder verschoben.
• Unangenehme Aufgaben: Manche Tätigkeiten werden aufgrund ihrer Komplexität, Eintönigkeit oder mangelnden Motivation als unangenehm empfunden – und deshalb vermieden.

Um der Prokrastination entgegenzuwirken, helfen bewährte Methoden, wie sie bereits im ersten Beitrag dieser Reihe vorgestellt wurden:
 

• Timeblocking: Der Tag oder die Woche wird durch feste Zeitfenster für einzelne Aufgaben strukturiert. Das erhöht den Fokus und macht Arbeit übersichtlicher – was wiederum die Motivation steigern kann.
• Eat-the-Frog-Methode: Herausfordernde oder unangenehme Aufgaben (der „Frosch“) werden gleich zu Beginn des Tages erledigt. Danach erscheint der Rest des Arbeitstages oft leichter und produktiver.

Multitasking und seine Risiken

Um Aufgaben effektiv bearbeiten zu können, ist volle Aufmerksamkeit notwendig. Das bedeutet: störende Reize minimieren und sich mit hoher Konzentration den wirklich wichtigen Tätigkeiten widmen. Wer hingegen versucht, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – etwa E-Mails beantworten während eines Gesprächs – teilt seine Aufmerksamkeit. Dieses als Multitasking bekannte Verhalten wird oft als effizient missverstanden.
In Wirklichkeit führt Multitasking jedoch zu Leistungseinbußen. Wenn die Konzentration leidet, braucht man insgesamt mehr Zeit für die einzelnen Aufgaben. Das wirkt sich nicht nur auf die eigene Arbeitszeit aus, sondern auch auf Projektziele. Werden Aufgaben nicht rechtzeitig oder nicht gründlich genug erledigt, gefährdet das den Projekterfolg.
Natürlich lässt sich Multitasking im Alltag nicht immer vermeiden. Dennoch kann der Tag strukturiert geplant werden – etwa durch Timeblocking, bei dem nicht nur Arbeitsphasen, sondern auch Zeiten der Erreichbarkeit festgelegt werden. Im gemeinsamen Kalender lassen sich so „Störungen“ gezielt vermeiden.
Ergänzend kann die Eisenhower-Matrix genutzt werden. Diese Methode hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Wer wichtige und dringende Aufgaben gezielt und ohne Unterbrechung bearbeitet, vermeidet Zeitverluste durch Multitasking.

Mangelnde Kommunikation als Zeitfalle

Mangelhafte Kommunikation kann zu Missverständnissen, Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führen – ein weiteres großes Problem im Projektalltag.
Besonders deutlich wird das in Meetings. Diese verlaufen oft zu lang, unstrukturiert und ohne klare Ergebnisse. Ohne Agenda oder definierte Ziele verliert sich die Diskussion schnell in Nebensächlichkeiten. Fehlt ein Moderator, endet das Meeting oft ohne greifbare Ergebnisse – und erzeugt weiteren Klärungsbedarf.
Was hilft? Für jedes Meeting sollten klare Themen und Zeitvorgaben festgelegt und im Vorfeld kommuniziert werden. So können sich alle Teilnehmenden gezielt vorbereiten. Während des Treffens sollte ein Protokoll geführt und anschließend verteilt werden, um Rückfragen zu vermeiden.
Aber auch unklare Arbeitsaufträge sind problematisch. Wenn Aufgaben nicht präzise formuliert sind, kommt es zu Missverständnissen, Fehlern und Nacharbeit. Klare Ziele, Zuständigkeiten und Termine schaffen hier Abhilfe.
Ein weiteres Problem ist die Vielzahl an Kommunikationswegen. E-Mails, Chats, Meetings, Notizen – und oft unterschiedliche Tools. Dieses Informationschaos führt dazu, dass wichtige Inhalte übersehen oder falsch verstanden werden. Kommunikation und Informationen sollten daher an einem zentralen Ort gebündelt werden, damit nichts verloren geht.

Zeitfallen im Arbeitsalltag wie Prokrastination, Multitasking und mangelhafte Kommunikation beeinträchtigen das Zeitmanagement erheblich. Mit gezielten Strategien lassen sich Aufgaben besser priorisieren, Ablenkungen reduzieren und die eigene Zeitplanung verbessern.
Klare Kommunikation, strukturierte Besprechungen und bewusstes Arbeiten helfen, Missverständnisse zu vermeiden und wertvolle Zeit zu sparen. Wer seine Zeit gezielt nutzt, legt den Grundstein für erfolgreiche und stressfreie Projekte.