Projektmanagement: Was es ist und warum es wichtig ist

Seit zwei Jahren umfahren Sie immer wieder die Baustelle, die auf Ihrem Weg zur Arbeit liegt. Jeden Tag fragen Sie sich, warum es immer wieder zu Verzögerungen kommt, weil die Baustelle einfach nicht fertig wird. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Für solche Aufgaben gibt es das Projektmanagement, dessen Aufgabe es ist, die Umsetzung von Anfang bis Ende zu planen und zu überwachen. Aber was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Projektmanagement" und welche Strategien sollten angewendet werden, um solche Verzögerungen zu vermeiden?

Das Projektmanagement ist für die Organisation, Durchführung und Überwachung eines Projekts und seiner Aufgaben verantwortlich. Die vorher definierten Ziele sollen so gut wie möglich erreicht werden, um ein gutes Projekt zu realisieren. Unabhängig von der Größe des Unternehmens bringt Projektmanagement Organisation in das Projekt und damit mehr Ruhe und Gelassenheit. Projekte können riskant, komplex und manchmal zeitlich unflexibel sein, daher ist eine gute Planung unerlässlich. Methoden und Rahmenbedingungen bieten Unterstützung für eine gute Planung.
Aber was bedeutet eigentlich organisieren, durchführen und überwachen? Laut Duden kann gesagt werden, dass man „etwas sorgfältig und systematisch vorbereiten“, „für einen bestimmten Zweck einheitlich gestalten“, „(etwas Geplantes) in allen Einzelheiten verwirklichen“ und „darauf achten [will], dass in einem bestimmten Bereich alles mit rechten Dingen zugeht“. Dies beschreibt Projektmanagement sehr gut.

Im Projektmanagement gibt es zwei übergeordnete Ansätze: agile und klassische Vorgehensweisen. 
Zu den agilen Ansätzen gehören Scrum und Kanban. Beide nutzen die Flexibilität im Zusammenhang mit Änderungen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten. Treten während des Projekts Änderungen auf, können diese durch die iterativen Schleifen gut integriert werden. Der Prozess läuft also nicht starr Phase für Phase ab, sondern kann flexibel angepasst werden.
Im Gegensatz dazu stehen klassische Methoden wie das Wasserfallmodell. Hier kann die nächste Phase erst beginnen, wenn die vorhergehende abgeschlossen ist. Daher sollte die Wasserfallmethode nur angewendet werden, wenn Ziele und Umfang von Anfang an feststehen und keine Änderungen zu erwarten sind. Im Weiteren wird auf das traditionelle Projektmanagement eingegangen.
 
Im Großen und Ganzen gibt es vier Phasen, die jedes Projekt durchläuft.
In der Initiierungsphase werden der Umfang und alle Grundlagen bezüglich Inhalt, Dauer, Kosten und Leistung festgelegt. Außerdem wird das Projektteam zusammengestellt, da aus den Grundlagen bereits hervorgeht, wie viele Personen benötigt werden. 
Anschließend beginnt die Planungsphase. Es sollte festgelegt werden, wann das Projekt als abgeschlossen gilt und damit die Projektziele erreicht sind. Es kann auch ein Projektplan erstellt werden, der eine Übersicht über die Ziele, Meilensteine und Ergebnisse enthält. Dies ist von Vorteil, da es die Orientierung erleichtert und verhindert, den Überblick zu verlieren.
Während der Umsetzungsphase arbeitet das Team an der Erreichung der Ergebnisse. In dieser Phase ist es wichtig, auf das Ressourcenmanagement zu achten, das sich aus verschiedenen Elementen zusammensetzt. Unter anderem muss überprüft werden, ob genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, das Budget nicht überschritten wird usw. Insgesamt muss so gearbeitet werden, dass die definierten Ziele erreicht werden.
Während und nach der Durchführung sollten Berichte geführt werden, um den Projektfortschritt und damit die erbrachten Leistungen nachvollziehen zu können. So kann sichergestellt werden, dass alles nach Plan läuft und das Team gut zusammenarbeitet. Im Nachhinein kann auch evaluiert werden, ob etwas schiefgelaufen ist.
In der Abschlussphase sollte man sich die Zeit nehmen, mit den wichtigsten Beteiligten zu besprechen, was gut und was weniger gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Es ist wichtig, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten, damit sie nachvollzogen werden können.

Projektmanager sind Experten für Planung und Organisation und tragen die Gesamtverantwortung für das Projekt. Dazu braucht es Regeln, Rahmenbedingungen und Systeme, die die Projektarbeit unterstützen und damit Orientierung in schwierigen Situationen geben. Genau das ist die Aufgabe von Methoden und Frameworks, die diese Unterstützung bieten und mit deren Hilfe sich Projektmanager im Projekt zurechtfinden. Durch die richtige Organisation werden Termine und Kosten eingehalten, so dass die definierten Leistungen mit der entsprechenden Qualität erbracht werden. So wird das Projekt zur Zufriedenheit aller abgeschlossen. 
Aber nicht nur Methoden und Frameworks helfen, das Projekt erfolgreich zu bewältigen, sondern auch die Analyse des Projektes, damit die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Aufgaben und Projekte genutzt werden können. So kann die Arbeitsweise verbessert und gleichzeitig die Führungskompetenz gestärkt werden. Mit zunehmendem Erfolg zeigt man dies auch nach außen und wird sicherer im Umgang mit dem Team.
Sehr wichtig sind aber auch die fachlichen und methodischen Kompetenzen, die man sich im Laufe der Zeit aneignet und die man durch Weiterbildungen und Zertifizierungen ausbauen und damit nachweisen kann. Aber auch soziale und persönliche Kompetenzen wie Kommunikationsfähigkeit, Führungskompetenz, Teamfähigkeit, Kritikfähigkeit etc. sind notwendig. Nur wenn man mit dem Team entsprechend kommunizieren und interagieren kann, entsteht ein gut funktionierendes Team.
Mit all diesen Fähigkeiten, die im Laufe der Zeit erworben werden, kann der Projektmanager das magische Dreieck aus Termin, Kosten und Leistung ausbalancieren und das Projekt erfolgreich abschließen.

Durch das Projektmanagement werden die Ziele und die damit verbundenen Aufgaben zentral organisiert. Projektmanager sind für die Koordination verantwortlich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Bei Fragen weiß man, an wen man sich wenden kann. Besonders in Situationen, in denen schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen, ist es von Vorteil, wenn die Entscheidungsbefugnis bei der zuständigen Person liegt.
 
Die durch das Projektmanagement vordefinierten Ziele motivieren das Team, da es das übergeordnete Ziel kennt, durch eine gute Projektplanung eine klare Struktur hat und sich Schritt für Schritt dem Ziel nähert. Im Rahmen des Projektmanagements wurde auch ein Risikomanagement durchgeführt, um auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. So ist das Team immer vorbereitet und kann seine Ziele verfolgen.
 
In der Regel wird auch Software eingesetzt, um den Überblick zu behalten. Dies führt zu mehr Effizienz, da die Arbeit besser und effektiver erledigt werden kann. Verwirrende Informationen oder Unterbrechungen durch Rückfragen werden vermieden. Ein Team, das an verschiedenen Teilprojekten arbeitet, weiß genau, wer an welchen Teilaufgaben arbeitet und wie der Stand der Dinge ist. Eine zugängliche Übersicht löst dieses Problem. Wenn man z. B. auf die Arbeit eines Kollegen wartet, kann man einfach einen Blick in das Programm werfen, um zu sehen, wie weit er ist, und in der Zwischenzeit andere Aufgaben erledigen. Dies verbessert die Effizienz und die Kommunikation im Team, was zu einer besseren Zusammenarbeit führt.

Es gibt eine Reihe von Werkzeugen und Technologien, die Ihnen helfen können, Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen. Zuerst muss man jedoch herausfinden, was man genau braucht, indem man sich die Frage stellt: In welchem Bereich braucht man technische Unterstützung? Am besten ist es, die Teammitglieder selbst zu fragen, da sie einen besseren Überblick haben und genau sagen können, was sie sich vorstellen. Je mehr Teammitglieder befragt werden, desto mehr Meinungen kommen natürlich zusammen. Daher ist es wichtig, diese zu priorisieren, um zu wissen, welche Anforderungen ein Muss sind. 
Sobald das Tool ausgewählt wurde, sollte auch überprüft werden, wie gut es in der täglichen Arbeit funktioniert und ob es die Anforderungen erfüllt. Es sollte auch geprüft werden, ob die Software gut mit anderer Software zusammenarbeitet. Danach ist es nur noch eine Frage der Gewöhnung.
 
Einige Beispiele sind MS Project, Trello, Asana oder Jira. Für welche man sich entscheidet, hängt von den eigenen Bedürfnissen ab. Jedes hat seine Vor- und Nachteile und lässt sich auf unterschiedliche Weise mit anderen Softwareanbietern verknüpfen.
 
MS Project

Die Software basiert auf der Netzplantechnik und ermöglicht eine Vielzahl von Aufgaben wie Planung, Steuerung, Zeiterfassung, Risikomanagement, Projektüberwachung und Ressourcenplanung.
 
Trello

Aufgaben können in Listen in sogenannten Boards (auch gemeinsam mit anderen Mitgliedern) verwaltet werden. Die Aufgaben können frei angepasst und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr ergänzt werden und erlauben eine umfangreiche Protokollierung.

Asana

Die Software dient der Teamzusammenarbeit und dem Projektmanagement. Teams können Projekte erstellen, Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und kommunizieren. Es enthält auch Tools für Berichte, Anhänge, Kalender und Zielverfolgung.
 
Jira

Von der Planung bis zum Release mit integriertem Fehlermanagement und Problemlösung wird diese Software insbesondere bei der Softwareentwicklung in agilen Teams eingesetzt.

Projektmanagement ist ein sehr vielfältiger Beruf, der viele Schritte umfasst, um ein erfolgreiches Projekt zu planen. Aber um auf das Beispiel vom Anfang zurückzukommen: Egal wie gut ein Projekt geplant ist und wie sehr man sich an die Theorie gehalten hat, es kann immer etwas schief gehen. Mitarbeitende werden krank, Rohstoffe bleiben aus. Doch mit zunehmender Erfahrung lassen sich auch diese zugegebenermaßen großen Hürden meistern.
Denn Planung ist die halbe Miete und lässt ein Großprojekt manchmal gar nicht so groß erscheinen.