Vertragstheorie in der Gestaltung und Verwaltung von geberfinanzierten Projekten

Die Vertragstheorie, wie sie von Investopedia definiert wird, ist "die Untersuchung, wie Menschen und Organisationen rechtliche Vereinbarungen schaffen und entwickeln. Sie analysiert, wie Parteien mit unterschiedlichen Interessen formelle und informelle Verträge […] abschließen. Die Vertragstheorie basiert auf Prinzipien des finanziellen und wirtschaftlichen Verhaltens, da verschiedene Parteien unterschiedliche Anreize haben, bestimmte Handlungen auszuführen oder nicht auszuführen".
Im Laufe der Jahre haben die meisten internationalen Regierungsorganisationen (IGOs) beträchtliche Geldsummen durch Spenden und Geschenke eingenommen und dieses Geld an verschiedenen Orten der Welt ausgegeben, um das Leben vieler Menschen zu unterstützen und zu verbessern. Heute ist es für IGOs wichtiger denn je, hochqualifizierte Fachkräfte zu beschäftigen, die sie bei der Verwaltung komplexer Projekte und Programme weltweit unterstützen können. Der Bedarf an gut ausgebildeten, karriereorientierten Fachkräften, die in der Lage sind, von Spendern finanzierte humanitäre Projekte zu konzipieren, zu entwickeln und zu verwalten, ist von größter Bedeutung.

Nach Angaben des Büros der Vereinten Nationen für die Koordinierung humanitärer Angelegenheiten (OCHA) wurden bis 2022 insgesamt 1,23 Milliarden US-Dollar an Spendengeldern gesammelt. Dieses Geld kann, wenn es gut verwaltet wird, dazu beitragen, das Leben der Ärmsten und Schwächsten in unseren Gesellschaften sowie das Leben der durch Krieg und Naturkatastrophen Vertriebenen zu verbessern und zu verändern. Die sechs (6) Phasen des Humanitären Projektzyklus (HPLC) sind
 
Phase 1: Programmierung

Dies ist die erste Phase des HPLC und beinhaltet eine Analyse des Prozesses zur Festlegung der übergeordneten organisatorischen und sektorpolitischen Ziele auf globaler Ebene. Die Beziehung zwischen diesen übergeordneten Zielen und den Zielen für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs) wird untersucht und dargestellt.
 
Phase 2: Identifizierung

Dies ist die zweite Phase, in der verschiedene Techniken entwickelt werden, um aus der prioritären Liste der übergeordneten Ziele die Kernbereiche zu identifizieren, die in den Zuständigkeitsbereich und die Umsetzung des humanitären Projektzyklus fallen.
 
Phase 3: Formulierung

Dies ist die dritte Phase des Humanitären Projektzyklus und sollte sich auf die Konzeption und die Umsetzungsstrategien sowie auf die Überprüfung der Logik und die Machbarkeitsanalyse konzentrieren, d. h. auf die Frage, wie die Umsetzung unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen des Unternehmens und der Ziele und Erwartungen des privaten Spenders am besten erfolgen kann.
 
Phase 4: Finanzierung

Dies ist die vierte Phase, in der die vertraglichen Verpflichtungen zwischen der Finanzierungsstelle, d. h. der Vergabebehörde, und der ausführenden Stelle oder Partei, d. h. dem Auftragnehmer, Lieferanten, Berater (Einzelpersonen und technische Dienste) festgelegt werden. In dieser Phase spielt das Vertragsmanagement seine wichtigste und effektivste Rolle. Ohne die Beteiligung eines Vertragsportfoliospezialisten besteht die Gefahr, dass ein nicht durchführbares Projekt ohne Einhaltung der Zeit-, Kosten- und Qualitätsparameter umgesetzt wird.
 
Phase 5: Implementierung

Dies ist die fünfte Phase und beinhaltet die Strukturierung der Phasen der Projektumsetzung.
 
Phase 6: Bewertung

Dies ist die abschließende Phase, in der die ersten fünf (5) Phasen kontinuierlich bewertet werden, als ein Instrument des Total Quality Management (TQM) zur kontinuierlichen Verbesserung und auch zur schnellen Identifizierung und Dokumentation der gelernten und nicht gelernten Lektionen. Dieser Prozess soll auch die Gründe für die Beteiligung der Geldgeber an der Umsetzung der jeweiligen HPLCs rechtfertigen und den Zyklus abschließen.

Die fünf (5) Aspekte der Vertragstheorie definieren die IGOs sowie die Einbeziehung von Drittpartnern wie Auftragnehmern, Beratern und Partnern. Eine effiziente Mittelbeschaffung und -auszahlung erfordert eine sehr gründliche und sorgfältige Analyse der Ausgaben und jeder Phase der Umsetzung des finanzierten Projekts sowie transparente Berichterstattungsmechanismen. Wenn Mittel nicht sorgfältig verwendet und ausgegeben werden, untergräbt dies das Vertrauen der Begünstigten, der Geldgeber, der internen Mitarbeitenden und aller anderen Beteiligten. Nur wenn die Mittel effektiv für die Zwecke eingesetzt werden, für die sie eingeworben wurden, und entsprechend den Erwartungen des Spenders verwaltet werden, sind die Mittel an die Erwartungen und Anforderungen des Spenders gebunden.
 
Die Vertragstheorie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Kosten von HPLC und anderen Projekten im Allgemeinen niedrig zu halten. Sie gewährleistet die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, d. h. die Souveränität. Die Rahmenbedingungen des Unternehmens und Entwürfe sind ideale Vertragsinstrumente, um Risiken zu minimieren, zu vermeiden und im schlimmsten Fall zu übertragen. Die Bedeutung der Einbeziehung eines erfahrenen Vertragsspezialisten für humanitäre Projekte sollte nicht unterschätzt werden. Eine falsch formulierte Vertragsklausel kann leicht zu hohen Kosten und Unannehmlichkeiten für die Geberorganisation führen, die leicht hätten vermieden werden können. Durch die Anwendung guter Vertragsmanagementpraktiken können Projektmanager potenzielle Verzögerungen vorhersehen und bewältigen, Konflikte begrenzen und das Konfliktmanagement erheblich verbessern und die Chancen für eine erfolgreiche Projektdurchführung deutlich erhöhen. Es ist auch wichtig zu betonen, dass es einen klaren Unterschied zwischen Vertragsexpertise und Rechtsberatung gibt.

Um die Auswirkungen der Vertragstheorie auf die Umsetzung des Projektzyklus besser zu verstehen, ist es ratsam, einen sehr einfachen Überblick darüber zu haben, was sie beinhaltet. Das Vertragsmanagement umfasst drei (3) Schlüsselphasen:
 
Vorphase des Vertragsabschlusses
 

• Bestätigung der Notwendigkeit, einen Dritten zu beauftragen.
• Bestätigung der Verfügbarkeit des Budgets.
• Festlegung der Spezifikationen.
• Marktforschung.
• Erste Anfrage.
• Festlegung der Art des zu verwendenden Vertrags, z. B. Einzelvertrag, Rahmenvertrag, Vertrag über ein dynamisches Beschaffungssystem usw.
• Erstellung des Vertragsentwurfs.
• Prüfung und Genehmigung des Vertragsentwurfs. 

Vertragsabschlussphase
 

• Einleitung des Verhandlungsprozesses.
• Genehmigung des Vertrags.
• Vertragsunterzeichnung durch alle Parteien. 

Phase nach Vertragsabschluss
 

• Ausschreibungen für Rahmenvereinbarungen (falls zutreffend).
• Durchführung des Vertrags.
• Verwaltung der Verpflichtungen.
• Revisionen, Änderungen und Abweichungen.
• Vertragsprüfung
• Vertragsverlängerung (falls zutreffend). 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jede Phase des Vertragsmanagements im Rahmen der Gesamtkonzeption, -entwicklung und -implementierung des HPLC wirksam umgesetzt wird, um den letztendlichen Erfolg zu gewährleisten. Das Vertragsmanagement stellt sicher, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Vertragspartei klar definiert sind. Dies gilt insbesondere für Verträge, die auf dem Time & Materials (T&M) Modell oder dem Fixed Price Economic Price Adjustment (FPEPA) Modell basieren, die in einigen Fällen viel besser als langfristige Verpflichtungsinstrumente dienen können als Rahmenverträge.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die effektive Anwendung der Vertragstheorie oder des Vertragsmanagements auf einfache, aber entscheidende Weise sicherstellt, dass alle Projekte, insbesondere HPLC-Projekte, innerhalb des Budgets und der Zeitpläne und vor allem mit minimalen oder keinen Komplikationen, Rechtsstreitigkeiten oder Gerichtsverfahren durchgeführt werden. Dies stellt sicher, dass es immer eine faire Risikoverteilung gibt, da keine Geberorganisation möchte, dass Vertragsstreitigkeiten die Durchführung ihrer Projekte gefährden.