5 Gründe, warum Ihr Team mit Kanban arbeiten sollte

Kennen Sie das, endlos in Ihren Unterlagen nach dem Dokument zu suchen, in dem Sie als Projektmanager festgehalten haben, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet? Wenn ein Team ein neues Projekt startet, stellt sich immer wieder die Frage, wie die Aufgaben optimal dokumentiert und strukturiert werden können, damit alle immer auf dem aktuellen Stand sind und wissen, wer woran arbeitet. Um diese Übersichtlichkeit zu erhalten und das ständige Suchen in Dokumenten zu vermeiden, bietet sich der Einsatz von Kanban an.

Kanban gehört zu den Methoden des agilen Projektmanagements, deren Ziel es ist, Leistungen zu definieren, zu verteilen und zu optimieren. Dazu wird die Arbeit auf dem sogenannten Kanban-Board visualisiert. Dies ist ein Mittel zur Optimierung der Effizienz und zur kontinuierlichen Verbesserung des Workflows. Auf dem Board sind verschiedene Arbeitsphasen dargestellt. Diesen sind Karten zugeordnet, auf denen eine bestimmte Aufgabe steht, und je nachdem, in welcher Arbeitsphase sich die Karte befindet, ist sie auch dort auf dem Board zu finden. Auf diese Weise wandert die Karte mit der Aufgabe von Phase zu Phase, bis sie erledigt ist. Auf diese Weise können die Teammitglieder sehen wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet. 
Diese Übersichtlichkeit hat mehrere Vorteile, die deutlich machen, warum Kanban in ein Projekt integriert werden sollte.

In jedem Projekt gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Diese durchlaufen verschiedene Arbeitsphasen, bevor sie schließlich übergeben werden können. Durch den Einsatz eines Kanban-Boards können alle Beteiligten direkt verfolgen, wie sich die Aufgaben durch den Prozess bewegen. Wenn ein digitales Board genutzt wird haben auch Mitarbeitende, die nicht im Büro sind, rund um die Uhr Einblick in den aktuellen Status ihrer Kollegen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Aufgaben miteinander verknüpft sind oder zeitkritisch erledigt werden müssen und die Kommunikation mit einem Kollegen erforderlich ist.
Auch für Projektmanager, die sich gerne in Details verlieren, ist das Kanban-Board eine große Hilfe. Sie müssen nicht ständig alles durch direktes Nachfragen überprüfen, da alle relevanten Informationen auf dem Board sichtbar sind. Letztendlich ermöglicht es den Projektmanagern, loszulassen und die Kontrolle abzugeben, da sie einen klaren Überblick über den Fortschritt des gesamten Projekts haben.

Wie bereits beschrieben, bietet die Visualisierung einen klaren Überblick über den aktuellen Arbeitsfortschritt und den Status der laufenden Projekte. Dadurch können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden, wenn etwas nicht wie geplant verläuft oder das Team bei einer Aufgabe nicht weiterkommt. Dieser transparente Überblick fördert eine effektive Kontrolle des Arbeitsflusses und beugt Engpässen vor, die entstehen können, wenn bestimmte Aufgaben nicht vorankommen. Ineffiziente Bereiche werden identifiziert und in effiziente Bereiche umgewandelt, was zu einem reibungsloseren Ablauf führt und die Gesamtproduktivität erhöht.
Durch Verschieben der Karten kann die Zykluszeit gemessen werden, d. h. die Zeit, die eine Aufgabe benötigt, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen. Gleichzeitig lässt sich leicht ablesen, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Eine Steigerung der Effizienz führt unweigerlich zu einer Steigerung der Produktivität, und beide Aspekte verbessern sich im Laufe der Zeit kontinuierlich.

Gerade beim Einstieg in die Welt von Kanban wird deutlich, dass es sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess handelt, bei dem das Team lernt, Kanban zeitlich flexibler und dynamischer einzusetzen. Die Transparenz, die durch die sofortige Sichtbarkeit aller Aufgaben gewährleistet wird, ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Treten z. B. kurzfristige Änderungen auf, kann ein Teammitglied direkt nach Fertigstellung einer Aufgabe mit der Bearbeitung beginnen. Dies ermöglicht eine schnelle Anpassung an neue Situationen und eine spontane Neufestlegung von Prioritäten und Terminen. Dies ist insbesondere im agilen Projektmanagement von großer Bedeutung, da häufig Ressourcen angepasst werden müssen, um neue Pläne umzusetzen.
Im Gegensatz zu den Sprints bei Scrum gibt es bei Kanban keine vorgegebene Zeit für die Bearbeitung einzelner Aufgaben. Vielmehr ist Kanban eine Richtlinie, die sehr flexibel umgesetzt werden kann und es dem Team erlaubt, so viele Praktiken einzuführen, wie es für sie am besten funktioniert. Wenn sich herausstellt, dass bestimmte Praktiken gut funktionieren, ist es völlig ausreichend, sie beizubehalten. Wenn sich jedoch herausstellt, dass etwas nicht optimal ist, kann der Prozess entsprechend angepasst werden. Diese Anpassungsfähigkeit ist ein weiterer Vorteil von Kanban, der es ermöglicht, die Arbeitsweise kontinuierlich zu optimieren und den individuellen Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden.

Kanban besagt, dass dort gearbeitet wird, wo der Bedarf am größten ist. Dadurch wird die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche gelenkt und eine Anpassung des Produkts an die Kundenerwartungen ermöglicht. Durch kontinuierliche Prozessverbesserung und effiziente Ressourcenverteilung wird das Produkt immer besser und leistungsfähiger. Dies führt dazu, dass die Produkte schneller und in höherer Qualität fertiggestellt werden, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht. Die Kunden erhalten ihre Produkte pünktlich und in erstklassiger Qualität, was zu einer langfristigen Bindung an das Unternehmen führt. Zufriedene Kunden kommen gerne wieder, daher ist dieser kundenorientierte Ansatz der Schlüssel zum Erfolg von Kanban.

Das Vorhandensein von Trackingdaten für jede Aufgabe ermöglicht es dem Team, die Probleme zu verstehen und an ihrer Lösung zu arbeiten. Es kann vorkommen, dass einige Teammitglieder überlastet sind, während andere nicht genug zu tun haben. In solchen Fällen kann der Projektmanager die Aufgaben gerechter verteilen, was die Motivation im Team erhöht, da alle das Gefühl haben, dass das Projekt effizient voranschreitet. Dies fördert die kontinuierliche Verbesserung und das gemeinsame Lernen im Team, da die Erkenntnis, dass selbst kleine Anpassungen zu positiven Ergebnissen führen, motivierend wirkt. Diese Dynamik hilft dem Team, sich selbst zu organisieren und Verantwortung für seine Aufgaben zu übernehmen.
Bei der Anwendung von Kanban ist es nicht zwingend erforderlich, im Vorhinein festzulegen, welche Aufgaben das Team innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen hat. Stattdessen werden durch das Pull-System, bei dem sich die Teammitglieder eine Aufgabe aus der Warteschlange nehmen und daran arbeiten, nur so viele Aufgaben verwendet, wie das Team Kapazitäten hat. Dies trägt auch zur Motivation bei, da sich die Teammitglieder nicht unter Druck gesetzt fühlen.
Darüber hinaus verhindern Aufgabenlimits auch Multitasking, da das ständige Wechseln zwischen Aufgaben wertvolle Zeit kostet, die sich im Laufe der Zeit summieren kann. Das Einhalten der Aufgabengrenzen erleichtert die Konzentration und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung der Aufgaben, da keine Energie darauf verschwendet wird, sich immer wieder in andere Aufgaben einzuarbeiten.

Wie Sie sehen, kann Kanban viele Bereiche eines Projekts bereichern und das Team bei der erfolgreichen Bewältigung der Aufgaben unterstützen. Während des Projektverlaufs können gelegentlich Herausforderungen auftreten, aber mit der Zeit wird man immer erfahrener und versteht, wie man das Kanban-Board optimal nutzen kann.
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