Sounding Board – wie wird es eingesetzt?

Der Begriff Sounding Board wird für eine Technik verwendet, die in Veränderungsprozessen eingesetzt wird. Es geht um eine Moderations- und Feedback-Methode, die Ansichten und Einschätzungen verschiedener Beteiligter und Nutzer einfangen soll. Der Hintergrund dieser Methode liegt in dem Bestreben, aktiv Feedback einzufordern. Dabei spielt das sogenannte Sounding Board eine zentrale Rolle.

Es ist ein Gremium, welches sich regelmäßig in moderierten Besprechungen zusammensetzt und den unterschiedlichen Projekten und Prozessen beratend zur Seite steht. Ein Sounding Board ist also dazu da, die Stimmung, die Meinungen und ganz allgemein die Rückmeldung aus der gesamten Belegschaft eines Unternehmens einzufangen. Die Methode stammt ursprünglich aus dem Change Management, wo es umso wichtiger ist, alle Beteiligten mitzunehmen, einzufangen und zu wissen, was in ihren Köpfen vorgeht. Ein Veränderungsprozess wird zwangsläufig scheitern, wenn ihn insgeheim alle doof finden und einfach so weiter machen wie bisher. In vielen anderen Bereichen kann ein Sounding Board aber auch positive Effekte haben.

Der Begriff Sounding Board hat im Grunde zwei Bedeutungen. Eine wörtliche Übersetzung des Begriffs könnte sowohl Resonanzboden oder -körper als auch Testgruppe lauten. Also entweder ein Pool an verschiedenen Tönen, die aufgefangen werden, oder auch ein Pool an Menschen, anhand derer Erkenntnisse gewonnen werden sollen.

Sounding Board bezeichnet im Projektmanagement die eben beschriebene Feedback-Methode und gleichzeitig das Gremium, das sich aus seinen Mitgliedern zusammensetzt. Dieses Board, dieses Gremium, trifft keine Entscheidungen. Es dient als Sammelstelle, aber auch als Analysestelle des Feedbacks. Der Begriff Resonanzkörper ist im Grunde nicht ganz unpassend, denn das Sounding Board in einem Unternehmen soll tatsächlich alle unterschiedlichen Töne erfassen und sich daraus Erkenntnisse gewinnen. Das Sounding Board wird längst nicht mehr nur im Change Management eingesetzt. Bei der Entwicklung von Marketing-Kampagnen werden Sounding Boards eingesetzt, um frühzeitig Rückmeldungen und Ideen einzufangen. In Forschungs- und Entwicklungsprojekten ist das Ziel eines Sounding Boards ebenfalls das Erfassen von Meinungen in einer frühen Projektphase. Beim Portfoliomanagement werden Sounding Boards eingesetzt, um auszuloten, welche Projekte, die gegebenenfalls um Ressourcen oder Budgets konkurrieren, die erfolgversprechendsten sind. Ist das Sounding Board wirklich unabhängig und objektiv, gelingt es oft, die Stimmen zu hören, die sonst in der Menge der Meinungen und vor allem in Angesicht der allgemein gültigen Meinung untergehen. Im Grunde kann ein Sounding Board auch im allgemeinen Management und im Consulting eingesetzt werden. Die Möglichkeiten der Methode sind vielfältig und es ergibt immer dann Sinn, wenn über mehrere Hierarchiestufen ein ehrliches Feedback erwünscht ist.

Wie sich das Gremium des Sounding Boards zusammensetzt, ist nicht zwingend definiert. Die Wahl der Mitglieder hängt meist stark vom Zweck des Gremiums ab. Es ist denkbar, dass bestimmte Schlüsselpersonen aus einem Unternehmen in das Sounding Board integriert werden. Vielleicht ist es sinnvoll, dass ein Verantwortlicher aus dem Marketing oder aus dem Bereich Kundendienst eingebunden wird. Je nach Projekt ist es möglicherweise eine gute Idee, jemanden von der Kundenseite einzubeziehen oder einen externen Partner. Ein Sounding Board kann sich also sehr unterschiedlich zusammensetzen und dabei auch einen Schwerpunkt auf bestimmte Aspekte legen. Zwischen fünf und 70 Personen sind nicht ungewöhnlich, je nach Größe der Firma und je nachdem, ob es verschiedene oder sogar internationale Standorte gibt, die allesamt im Sounding Board vertreten sein sollen. Achten Sie darauf, dass im Sounding Board eine gewisse Diversität besteht. Bringen Sie Fachleute aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen und mischen Sie Qualifikationen sowie Erfahrungshorizonte, um eine möglichst breite Range abzudecken. So erhalten Sie ein weit gefächertes Stimmungsbild, das auch in all seinen Facetten erkannt und abgebildet wird. Wenn Sie ein Sounding Board planen, bei dem möglichst viel Fachwissen gebündelt werden soll, reichen oft 10-15 Personen, allerdings sollten es dann unabhängige Experten ihres jeweiligen Faches sein. Je nach Zweck ändert sich also die Zusammensetzung entsprechend.

Wie läuft es nun ab, wenn sich das Sounding Board zusammenfindet? Auch dies hängt davon ab, wie es sich zusammensetzt und wofür es eingesetzt wird. Geht es um ein frei einzuholendes Feedback beziehungsweise ein Meinungsbild oder sollen gezielt Varianten verglichen werden?
 
Beispiel offenes Feedback:
Bereiten Sie das Meeting dahingehend vor, dass Sie die Mitglieder des Sounding Boards über die Inhalte des Meetings informieren. Jeder soll sich anhand der Themenvorgabe vorab eine Meinung bilden und Ideen sammeln. Geben Sie an, wie das Feedback eingesammelt werden soll: Mündlich oder schriftlich? – und wie es festgehalten (protokolliert) werden soll. Muss am Ende eine klare Entscheidung getroffen werden oder geht es eher um eine Ideensammlung? Legen Sie fest, ob Meinungen und Ideen nur formuliert oder auch diskutiert werden sollen. Sie entscheiden. Im Nachhinein haben Sie dann eine Sammlung von Ideen, die Sie veröffentlichen, analysieren und vergleichen können.
 
Beispiel Bewertung:
Ein Sounding Board kann auch zur Bewertung von Alternativen herangezogen werden. Dies ist allerdings nur möglich, wenn bereits Varianten auf dem Tisch liegen, die das Sounding Board vergleichen kann. In diesem Falle werden die Varianten präsentiert und jedes Mitglied gibt zu jeder Variante ein individuelles Feedback, welches wiederum festgehalten und gegebenenfalls (aber nicht zwingend) diskutiert wird. Achten Sie darauf, dass es für Präsentationen wie auch für die Feedbacks immer festgelegte Zeitfenster gibt, damit alle zu Wort kommen und ein Vergleich der Varianten auch möglich ist.