SMART: Wie Sie clever Ziele setzen

Mit einem neuen Auftrag müssen auch neue Ziele gesetzt werden, um ein Projekt erfolgreich abschließen zu können. Dazu müssen die Ziele klar definiert werden, denn ohne diese Klarheit sind Ziele nur vage Vorstellungen oder Wunschlisten, die nicht sinnvoll umgesetzt oder überprüft werden können. Sie können von verschiedenen Personen unterschiedlich interpretiert werden, was wiederum dazu führen kann, dass in verschiedene Richtungen gearbeitet wird. Daher ist es wichtig, klare und präzise Ziele zu setzen, um eine effektive Nutzung intelligenter Technologien zu gewährleisten. Die Verwendung von SMART ist in dieser Hinsicht von Vorteil.

SMART-Kriterien sind ein bewährtes Instrument, um spezifische, messbare, erreichbare, realistische und terminierte Ziele zu erreichen. 
 
1. Spezifisch

Spezifische Ziele sind klar definiert und beschreiben genau, was erreicht werden soll. Sie sind auf die Arbeit oder das Projekt ausgerichtet und lassen keine vagen Formulierungen zu.
 
2. Messbar

Messbare Ziele können objektiv quantifiziert werden, sei es durch Fristen, Zahlen, Prozentsätze oder Messwerte, so dass Erfolg oder Misserfolg bewertet werden können.
 
3. Erreichbar

Erreichbare Ziele können mit den vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen erreicht werden. Sie sollten weder unrealistisch noch zu einfach formuliert sein, da beides nicht motivierend wirkt. Generell sollte der Projektumfang berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Ziele innerhalb des Projektumfangs erarbeitet werden und somit erreichbar bleiben.
 
4. Realistisch

Realistische Ziele bieten einen Mehrwert und sind auf übergeordnete Ziele und Strategien ausgerichtet. Sie stehen in engem Zusammenhang mit der Erreichbarkeit. Auch wenn ein Ziel als erreichbar angesehen wird, bedeutet dies nicht automatisch, dass es realistisch ist. Wenn zu viele Ressourcen benötigt werden, um das Ziel zu erreichen, ist es nicht realistisch.
 
5. Terminiert

Terminierte Ziele geben einen klaren Zeitrahmen für ihre Erreichung vor, was die Planung und Überwachung erleichtert. 
 
Die Anwendungsmöglichkeiten der SMART-Kriterien reichen von der Definition von Zielen für Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben bis hin zur persönlichen Arbeitsorganisation und der regelmäßigen Überprüfung der Zielerreichung. Durch die Anwendung dieser Kriterien können Ziele effektiv formuliert, überwacht und erreicht werden.

Die Festlegung von Zielen erfolgt nie isoliert, sondern immer im Kontext der Planung eines Projekts, eines Workshops oder einer ähnlichen Initiative. Managementsysteme haben oft ihre eigenen Richtlinien für die Definition von Zielen, die jedoch den SMART-Kriterien entsprechen können. Es ist ratsam, vor der Formulierung von Zielen zu prüfen, wie dies im eigenen Unternehmen gehandhabt wird.
Vor der eigentlichen Zielformulierung ist es wichtig, alle relevanten Informationen zu sammeln, die z. B. im Projektauftrag zu finden sind. Darauf aufbauend sollte überlegt werden, wer an der Zielformulierung beteiligt werden soll, z. B. Auftraggeber, Nutzer und Experten.
Im nächsten Schritt sollte überlegt werden, welche Ziele überhaupt erreicht werden sollen, um diese dann nach den SMART-Kriterien klarer zu formulieren. Dabei ist es wichtig, immer wieder zu überprüfen, ob die zuerst formulierten Ziele bereits den Anforderungen von SMART entsprechen oder ob sie noch angepasst werden müssen. Dazu zunächst ein Beispiel:
 
Ein ungünstig formuliertes Ziel, das zu viel Interpretationsspielraum lässt, wäre: Umsatz steigern.
 
Um zu einem nach SMART-Kriterien gut formulierten Ziel zu kommen, würde man sich nun die einzelnen Kriterien anschauen und versuchen, das Ziel in diese Richtung zu formulieren.
 
Spezifisch: Man möchte den Umsatz um einen bestimmten Prozentsatz steigern.
Messbar: Die Umsatzsteigerung soll 15 % betragen.
Erreichbar: Eine Steigerung um 15 % ist ambitioniert, aber durch gezielte Marketingkampagnen und Optimierung der Vertriebsstrategie erreichbar.
Relevant: Die Umsatzsteigerung ist ein wichtiges Ziel für das Unternehmen und unterstützt die langfristige Wachstumsstrategie.
Terminiert: Das Ziel soll bis zum 31. Dezember erreicht werden.
 
Ein gut formuliertes Ziel kann z. B. so aussehen:
Steigerung des Umsatzes um 15 % bis zum 31. Dezember im Vergleich zum Vorjahresquartal durch gezielte Marketingkampagnen und Optimierung der Vertriebsstrategie.
 
Es kann vorkommen, dass nicht alle Kriterien der SMART-Methode erfüllt werden können. Wenn z. B. ein Projektziel darin besteht, dass jeder Mitarbeiter regelmäßig ein Statusupdate abgibt, ist es nicht möglich, ein festes Datum für die Zielerreichung festzulegen, da dies über den gesamten Zeitraum des Projekts erfolgen muss. Dennoch sollten die Kriterien so weit wie möglich erfüllt werden, um die Ziele bestmöglich zu erreichen.

Ein gemeinsames Verständnis der Ziele fördert eine effiziente Zusammenarbeit und motiviert die Mitarbeiter, da sie wissen, was zu tun ist und wie sie dem Unternehmen helfen können.
Diese Transparenz über Strategie und Umsetzung ermöglicht den Projekterfolg. Durch die vorher festgelegten Ziele ist klar, ob die Ziele erreicht wurden und wie erfolgreich Strategie und Umsetzung waren. So kommt es auch während des Projekts zu regelmäßigen Überprüfungen, um sicherzustellen, dass das Projekt in die richtige Richtung geht. Dies kann zum Beispiel durch wöchentliche Projektstatusberichte geschehen. 
Zudem kann festgestellt werden, wie viel Prozent der angestrebten Ziele am Ende erreicht wurden. Auf dieser Grundlage kann entschieden werden, ob die nächsten Ziele angepasst werden müssen, um sicherzustellen, dass sie weder zu leicht noch zu schwer sind.

SMART-Kriterien können sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext angewendet werden. Um noch einmal zu verdeutlichen, wie viel klarer die Ziele durch die Anwendung von SMART werden, sollen hier einige Beispiele angeführt werden.
 
Ungünstig formuliertes Ziel: Verbesserung der Kundenzufriedenheit. 
Diese Formulierung wirft einige Fragen auf: Wie soll die Kundenzufriedenheit verbessert werden und um wie viel? 
Daher ist es besser, ein Ziel wie folgt zu formulieren: Erhöhung der Kundenzufriedenheit um mindestens 10 % bis zum Ende des nächsten Quartals, indem wir die Reaktionszeit auf Kundenanfragen um 50 % verkürzen und mindestens 90 % der Kundenanfragen beim ersten Kontakt lösen.
 
Ungünstig formuliertes Ziel: Entwicklung einer besseren Softwareanwendung.
Hier könnten sich folgende Fragen stellen: Auf Basis welcher Informationen soll die Software verbessert werden und wie viele Verbesserungen sind notwendig?
Daraus ergibt sich folgendes SMART-formuliertes Ziel: Bis zum 30. Juni soll eine aktualisierte Version der Softwareanwendung veröffentlicht werden, die mindestens drei von Nutzern gemeldete kritische Fehler behebt und mindestens zwei neue Funktionen gemäß den Anforderungen der Stakeholder implementiert.
 
Ungünstig formuliertes Ziel: Steigerung der Produktivität des Teams.
Wie kann die Produktivität des Teams gesteigert werden und an welchen Punkten soll dies gemessen werden?
Dies könnte bedeuten: Steigerung der Produktivität des Entwicklungsteams um 20 % bis zum Ende des nächsten Quartals durch die Einführung wöchentlicher Zielvorgaben, die Durchführung regelmäßiger Feedback-Meetings zur Identifizierung von Engpässen und die Durchführung von Schulungen zur Verbesserung der Fähigkeiten der Teammitglieder.

Ein klar definiertes Ziel, das den SMART-Kriterien entspricht, ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Indem man die Ziele hinterfragt und sicherstellt, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind, wird eine klare Richtlinie für alle Beteiligten geschaffen, um gemeinsam auf das Projektziel hinzuarbeiten. Dies fördert eine effektive Zusammenarbeit und maximiert die Erfolgschancen.