Kanban und Scrum – was unterscheidet die agilen Methoden?

Das agile Projektmanagement hat längst von der IT auf alle anderen Branchen übergegriffen. Es ist kein Trend einiger Vorreiter, sondern eine echte Alternative zum traditionellen Projektmanagement. Kaum ein Projektmanager kommt noch ohne Kenntnisse der neuen Methoden aus. Zu den ersten Konzepten, die im agilen Projektmanagement entwickelt wurden, gehören Kanban und Scrum. Beide haben sich etabliert und sind weit verbreitet. Was aber sind kurz gesagt die Unterschiede zwischen den Konzepten? Es gibt auch Gemeinsamkeiten. So arbeiten sowohl Scrum als auch Kanban mit Tafeln oder Whiteboards und digitalen oder echten Haftnotizen. Trotzdem gibt es natürlich deutliche Unterschiede.

Die Methode Scrum kommt aus der IT-Branche. Im Scrum spielt Flexibilität eine übergeordnete Rolle, jedoch nicht in der Aufgabenverteilung. Jeder Mitarbeiter hat beim Scrum einen festgelegten Aufgabenbereich. Zudem besagt einer der Grundsätze des Scrum, dass es so etwas wie ein fertiges Projekt nicht geben kann. Es gibt immer Verbesserungs- und Veränderungsbedarf. Dieses Prinzip lässt sich natürlich nur bedingt auf alle Branchen übertragen und ist eher IT-spezifisch. Trotzdem wird Scrum mittlerweile eigentlich überall eingesetzt. Scrum soll bei der Organisation wie auch bei der Entwicklung von Projekten helfen. Es lässt sich auf alle Arten von Projekten anwenden, sowohl in der IT als auch in der Dienstleistungsbranche, beim Bau oder in der Produktentwicklung. Scrum verfolgt die Projektziele, wie zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Produktes, eines neuen Prozesses, einer Marketing-Kampagne oder der Verbesserung eines bestehenden Produktes oder Prozesses. Scrum ist Kanban vorzuziehen, wenn ein Team etwas Neues entwickeln soll, das es noch nicht gibt. Die Prinzipien von Scrum sehen ein kleines Team vor, das sich selbst von innen organisiert. Bei Scrum werden die Projektziele in Unterziele unterteilt. Diese werden Inkremente genannt. Ebenso wie die Ziele wird das Projekt in Abschnitte von ein bis vier Wochen unterteilt. Der Projektverlauf wird auf einer Tafel visualisiert. Kontinuierlich werden die Projektziele wie auch die Arbeitsweise angepasst und zwar in enger Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stakeholdern. 

Kanban ist eine Methode zur Projektvisualisierung, die in der Automobilindustrie entstanden ist. Bei Kanban geht es im Gegensatz zu Scrum eher darum, Multitasking weitgehend abzuschaffen. Beim Kanban soll der Fokus darauf liegen, Aufgaben abzuschließen, bevor neue begonnen werden. Dieser Grundsatz wird sowohl im Kleinen als auch in Bezug auf das gesamte Projekt angewandt. Beim Kanban gibt es drei recht einfache Regeln. Zum ersten wird der Workflow, also der gesamte Arbeitsablauf, auf einer Tafel visualisiert. Es gibt eine Spalte mit den Aufgaben, die anstehen, eine mit Aufgaben, die gerade bearbeitet werden und eine Spalte, in der die erledigten Aufgaben erscheinen. Die zweite Regel besagt, dass eine Aufgabe immer zuerst abgeschlossen werden muss, bevor eine andere begonnen wird. Die Anzahl der im Workflow definierten Aufgaben müssen daher begrenzt werden. Als Projektmanager bedeutet Kanban, dass stets gemessen werden muss, wie lange das Erledigen einer bestimmten Aufgabe dauert. Eine der wichtigsten Aufgaben des zuständigen Projektmanagers besteht darin, diese Zeit zu verkürzen. Kanban wird von zahlreichen Unternehmen sowohl in der Produktion als auch im Management angewandt. Die einzelnen Aufgaben in Projekten können drastisch verkürzt werden, ebenso wie die Dauer der Projekte an sich. Beim Kanban verringert sich die Zahl der angefangenen und unerledigten Aufgaben auf ein Minimum. Dies erhöht ganz allgemein die Produktivität. Beim Kanban enthält das Whiteboard oder die Tafel, die einen Projektüberblick gibt, eine Spalte, in der die maximale Anzahl der angefangenen unerledigten Aufgaben angegeben wird. Die Teammitglieder dürfen eine neue Aufgabe erst dann beginnen, wenn eine der laufenden Aufgaben zu Ende gebracht wurde. Das Board hilft dabei, den Überblick zu behalten, weil erledigte Aufgaben in eine andere Spalte geschoben werden können und dann Platz für eine neue Aufgabe geschaffen wird. 

Projekte, die mit Kanban abgewickelt werden, zeigen eine nachhaltige Produktivität. Arbeiten werden eingetaktet, Aufgaben eingeteilt und verkürzt und sogenannte Produktivitätskiller eliminiert. Kanban hat das "Verzetteln" oder das Multitasking als den Hauptproduktivitätskiller in Projekten identifiziert und bekämpft diesen. Scrum baut mehr auf den sogenannten Flow statt auf die Taktung. Beim Scrum steht die Flexibilität im Vordergrund. Daher ist Scrum immer dann die bessere Methode, wenn das Projektziel nicht zu 100% bekannt ist. Das klingt seltsam, aber oft ist es Realität, dass man zu Beginn eines Projektes nicht ganz genau weiß, wie das Endprodukt genau aussehen soll. Selbst bei einem Bauprojekt, bei dem das architektonische Konzept feststeht, können sich in der Entwicklungsphase und sogar in der Bauphase noch neue Ideen ergeben, die das Projekt erheblich verbessern oder kostengünstiger machen können. In der Praxis entscheiden sich die meisten Projektmanager für eine Mischung aus Kanban und Scrum, weil sie die Vorteile beider Konzepte nutzen wollen. Wenn von agilem Projektmanagement die Rede ist, dann geht es meist um eine Mischung der beiden Methoden.