Die Rolle von PMOs bei der Strategieumsetzung und Nutzenrealisierung
Die IAPM hat in Zusammenarbeit mit PMOGA India Hub einen Schreibwettbewerb veranstaltet. Nachstehend können Sie den Artikel lesen, der mit dem ersten Platz ausgezeichnet wurde. Der Autor des Artikels ist Kiran Kumar Sadi.
Bevor wir mit dem eigentlichen Thema beginnen, möchte ich Ihnen einige Projektmanagementstatistiken vorstellen, die für das Verständnis wichtig sind:
- 44 % der Projekte scheitern aufgrund einer mangelnden Abstimmung zwischen Geschäfts- und Projektzielen.
- Projekte sind 2,5 Mal erfolgreicher, wenn Projektmanagementpraktiken eingeführt werden.
- Unternehmen, die in die besten Projektmanagementpraktiken investieren, verringern die Verschwendung von Finanzmitteln um das 28-fache.
Die Geschichte
Ein multinationaler IT-Dienstleister steht vor der Herausforderung, eine neue maßgeschneiderte Softwarelösung für einen seiner größten Kunden zu implementieren. Die Implementierung umfasst auch die Integration externer Systeme, um die Geschäftsziele zu erreichen. Das Programm wird ein integraler Bestandteil der Wertkette des Unternehmens sein und ist für den Wettbewerbsvorteil des Kunden entscheidend. Daher sind die mit dem Projekt verbundenen Risiken sowohl auf Seiten des IT-Dienstleisters als auch auf Seiten des Kunden hoch.
Für das Programm werden die folgenden strategischen Ziele und Erfolgsfaktoren festgelegt:
Für das Programm werden die folgenden strategischen Ziele und Erfolgsfaktoren festgelegt:
- Aufrechterhaltung hoher Qualitätsstandards bei jeder Lieferung mit nicht verhandelbaren Terminvorgaben.
- Beibehaltung des Onsite-Offshore-Verhältnisses von 10:90.
- Verbesserung der Systemakzeptanz bei den Endbenutzern.
- Senkung der Betriebskosten für die Anwendung.
- Verringerung der Markteinführungszeit und der Einführungskosten für neue Produkte.
- Aufrechterhaltung einer stabilen Gewinnspanne für das Projekt.
Die wichtigsten Herausforderungen sind die folgenden:
- Unkooperative Lieferanten.
- Unerfahrenes Team mit dem Bedarf an schnellem Wachstum.
- Agiles Arbeiten.
- Ein neues Umfeld mit mehreren Standorten.
- Strenge Qualitätsstandards für die Arbeitsergebnisse in jeder Phase.
Die folgenden Verbesserungen werden von der Organisation erarbeitet, um die Herausforderungen zu bewältigen:
- Agilität - vielseitig qualifiziertes Team vor Ort, innovative Werkzeuge für den Wissensaustausch.
- Angemessene Qualität zu geringeren Kosten - Technisch-funktionales Testteam, Entwicklung wiederverwendbarer Artefakte mit automatisierter Kodierung, automatisierte Testskripte/-tools und konfigurierbare Codeentwicklung.
Die folgenden Methoden werden eingesetzt, um die Herausforderungen zu bewältigen:
- Exzellentes Projektmanagement - kritisches Liefermanagement mit geteilter Verantwortung, gemeinsame Ressourcenstrategie, Qualitätsstandards und Identifizierung der Stakeholder.
- Ausgezeichnetes Kommunikationsmanagement - Kommunikationsmatrix und ausgewogener Wissenstransfers.
Durch die Anwendung und Einhaltung der oben genannten Methoden kann der Kunde quantifizierbare Vorteile erzielen, wie z. B.:
- Geringere Implementierungskosten für den Kunden durch Verringerung unnötiger Arbeit aufgrund der schrittweisen Bereitstellung.
- Effektives Kostenmanagement führt zu einer Kostensenkung bei der Anwendungsentwicklung.
- Geringere Fehlerquote im System.
- Hohe Benutzerakzeptanz.
- Der Kunde kann das Produkt termingerecht für seine Endbenutzer einführen.
Vorteile für den IT-Dienstleister:
- Der erfolgreiche Abschluss des Projekts hilft dem IT-Dienstleister, ein ähnliches Implementierungsprojekt mit demselben Kunden zu gewinnen.
- Aus diesem Projekt werden Referenzen auf CEO-Ebene generiert, die zur Unterzeichnung von Verträgen mit anderen Unternehmen in verschiedenen Regionen genutzt werden können.
- Die nachhaltige Generierung von Einnahmen stärkt die Finanzen des IT-Dienstleisters.
Von der Geschichte zur Relevanz des PMOs
Mit der Erzählung der Geschichte sollen die Hintergründe für den Erfolg eines Projekts und die Umsetzung innovativer und kooperativer Methoden verstanden werden. Im Allgemeinen besteht die Strategie eines jeden Unternehmens darin, ein starkes Portfolio in Bezug auf Projekte, Einnahmen, Nachhaltigkeit, Erhöhung der Kundenzahl und Positionierung an der Spitze des Marktes aufzubauen. Mit einem ganzheitlichen Ansatz können der definierte Prozess, die besten Projektmanagementpraktiken und die Leistung verbessert werden, was zu einer Win-Win-Situation für alle Beteiligten führt. Das PMO spielt eine unterstützende und lenkende Rolle, um die definierten Prozesse und Methoden voranzutreiben und anzupassen, die auf die Strategien und Ziele der Organisation abgestimmt sind.
Bei der Einrichtung des PMOs wird die Organisation zunächst auseinandergenommen und anschließend wird das PMO in die Festlegung der Strategie einbezogen. Strategisches Management ist der Prozess der Bewertung dessen, "was wir sind", und der Entscheidung und Umsetzung dessen, "was wir sein wollen" und "wie wir dorthin gelangen wollen". Eine Strategie beschreibt, wie sich eine Organisation angesichts der verfügbaren Ressourcen im bestehenden und wahrgenommenen zukünftigen Umfeld im Wettbewerb behaupten will.
Die Ausrichtung von Projekten auf die strategischen Ziele einer Organisation ist für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend. Das heutige Geschäftsklima ist geprägt von schnellem technologischem Wandel, globalem Wettbewerb, finanzieller Unsicherheit und höherer Gewalt wie Pandemien. Unter diesen Bedingungen ist die Abstimmung zwischen Strategie und Projekt noch wichtiger für den Projekterfolg.
Die Sicherstellung einer engen Verbindung zwischen dem strategischen Plan und den Projekten ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die die ständige Aufmerksamkeit des oberen und mittleren Managements erfordert. Je größer und vielfältiger eine Organisation ist, desto schwieriger ist es, eine solche enge Verbindung herzustellen und aufrechtzuerhalten. Viele Organisationen haben noch keinen Prozess entwickelt, der die Projektauswahl mit dem strategischen Plan in Einklang bringt. Das Ergebnis ist eine unzureichende Nutzung der organisatorischen Ressourcen wie Mitarbeiter, Geld, Ausrüstung und Kernkompetenzen.
Die Projekt-Governance ist entscheidend für die Umsetzung der Unternehmensstrategien. Sie bietet dem Projektleiter und seinem Team den Rahmen für die Planung und das Management des Projekts, so dass das Projekt mit der Gesamtstrategie, den Programmen und dem Portfolio des Unternehmens in Einklang steht (Projekt-Governance). Darüber hinaus hilft die Projekt-Governance bei der Festlegung von Regeln und Entscheidungen, bei der Definition von Rollen, von Instrumenten für die Planung und Durchführung des Projekts sowie von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten des Projektteams und anderer Teilnehmer für den Erfolg der Projektaufgaben.
Ein PMO trägt wesentlich zum Erfolg von Projekten und zur Strategie der Organisation bei, indem es den Governance-Rahmen bereitstellt, Projekte in die Unternehmensstrategien integriert und darauf abstimmt und Projektteams unterstützt. Diese Unterstützung benötigen Projektteams bei der Festlegung der Kriterien für den Projekterfolg, der Akzeptanzkriterien für die Lieferung, des Prozesses für die Projektkommunikation und die Fortschrittsberichterstattung, des Überprüfungsprozesses usw. unterstützt.
Das PMO erfüllt somit mehrere Funktionen. Darunter fallen beispielsweise die Projektdefinition und -planung, die Kosten-Nutzen-Analyse von Projekten, das Risikomanagement sowie die Überwachung und Kontrolle von Projekten. Ein PMO ist außerdem dafür verantwortlich Erfahrung und Wissen für KMUs bereitzustellen, Projektteams bei der Einführung von Projektmanagementprozessen und -verfahren zu unterstützen, (Fach-)Wissen zu sammeln, zu verbreiten und bereitzustellen. Des Weiteren ist ein PMO zuständig für die Pflege von Projekttools, Standards und Verfahren.
Die Beständigkeit ist das, was den Durchschnitt zur Exzellenz macht
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Integration des strategischen Plans in das Projekt ist die Schaffung eines offenen und transparenten Prozesses, der von allen wichtigen Stakeholdern und vom Management nachvollzogen werden kann.
Das PMO hat die Rolle einer Kontrollinstanz, die sicherstellt, dass alle Projekte und Programme in der Organisation aufeinander abgestimmt, befolgt und nach den Industriestandards durchgeführt werden. Als Kontrollinstanz innerhalb der Organisation hat das PMO auch ein Auge darauf, dass die Organisation Best Practices für Spitzenleistungen implementiert, Projekt-Audits und Trainings durchführt und Projektkonformität bewertet. Ein PMO berichtet über den Projektstatus und über Kennzahlen in Bezug auf Qualität, Finanzen, Projektmanagementreife, Risiken, Vertrags- und Geschäftsprüfungen, außerdem stellt es Prozessvorlagen, Qualitäts- und Ressourcenmanagement bereit und organisiert Rechnungsprüfungen.
Durch die konsequente Anwendung und Einhaltung der Prozesse und Methoden unterstützt das PMO die Projektteams und die Lieferteams während des gesamten Lebenszyklus.
Der Nutzen des PMOs kann realisiert werden, indem man bei der Projektabwicklung die fristgerechte Lieferung und die Qualität der Ergebnisse nicht aus den Augen verliert. Auch der Reifegrad des Projektmanagements der Organisation, die effektive Verwaltung der Ressourcen, die Bereitstellung von Expertendienstleistungen für den Kunden und die Gewinnung von Folgeaufträgen durch den Kunden spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, ein PMO adäquat zu führen.
Bei der Einrichtung des PMOs wird die Organisation zunächst auseinandergenommen und anschließend wird das PMO in die Festlegung der Strategie einbezogen. Strategisches Management ist der Prozess der Bewertung dessen, "was wir sind", und der Entscheidung und Umsetzung dessen, "was wir sein wollen" und "wie wir dorthin gelangen wollen". Eine Strategie beschreibt, wie sich eine Organisation angesichts der verfügbaren Ressourcen im bestehenden und wahrgenommenen zukünftigen Umfeld im Wettbewerb behaupten will.
Die Ausrichtung von Projekten auf die strategischen Ziele einer Organisation ist für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend. Das heutige Geschäftsklima ist geprägt von schnellem technologischem Wandel, globalem Wettbewerb, finanzieller Unsicherheit und höherer Gewalt wie Pandemien. Unter diesen Bedingungen ist die Abstimmung zwischen Strategie und Projekt noch wichtiger für den Projekterfolg.
Die Sicherstellung einer engen Verbindung zwischen dem strategischen Plan und den Projekten ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die die ständige Aufmerksamkeit des oberen und mittleren Managements erfordert. Je größer und vielfältiger eine Organisation ist, desto schwieriger ist es, eine solche enge Verbindung herzustellen und aufrechtzuerhalten. Viele Organisationen haben noch keinen Prozess entwickelt, der die Projektauswahl mit dem strategischen Plan in Einklang bringt. Das Ergebnis ist eine unzureichende Nutzung der organisatorischen Ressourcen wie Mitarbeiter, Geld, Ausrüstung und Kernkompetenzen.
Die Projekt-Governance ist entscheidend für die Umsetzung der Unternehmensstrategien. Sie bietet dem Projektleiter und seinem Team den Rahmen für die Planung und das Management des Projekts, so dass das Projekt mit der Gesamtstrategie, den Programmen und dem Portfolio des Unternehmens in Einklang steht (Projekt-Governance). Darüber hinaus hilft die Projekt-Governance bei der Festlegung von Regeln und Entscheidungen, bei der Definition von Rollen, von Instrumenten für die Planung und Durchführung des Projekts sowie von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten des Projektteams und anderer Teilnehmer für den Erfolg der Projektaufgaben.
Ein PMO trägt wesentlich zum Erfolg von Projekten und zur Strategie der Organisation bei, indem es den Governance-Rahmen bereitstellt, Projekte in die Unternehmensstrategien integriert und darauf abstimmt und Projektteams unterstützt. Diese Unterstützung benötigen Projektteams bei der Festlegung der Kriterien für den Projekterfolg, der Akzeptanzkriterien für die Lieferung, des Prozesses für die Projektkommunikation und die Fortschrittsberichterstattung, des Überprüfungsprozesses usw. unterstützt.
Das PMO erfüllt somit mehrere Funktionen. Darunter fallen beispielsweise die Projektdefinition und -planung, die Kosten-Nutzen-Analyse von Projekten, das Risikomanagement sowie die Überwachung und Kontrolle von Projekten. Ein PMO ist außerdem dafür verantwortlich Erfahrung und Wissen für KMUs bereitzustellen, Projektteams bei der Einführung von Projektmanagementprozessen und -verfahren zu unterstützen, (Fach-)Wissen zu sammeln, zu verbreiten und bereitzustellen. Des Weiteren ist ein PMO zuständig für die Pflege von Projekttools, Standards und Verfahren.
Die Beständigkeit ist das, was den Durchschnitt zur Exzellenz macht
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Integration des strategischen Plans in das Projekt ist die Schaffung eines offenen und transparenten Prozesses, der von allen wichtigen Stakeholdern und vom Management nachvollzogen werden kann.
Das PMO hat die Rolle einer Kontrollinstanz, die sicherstellt, dass alle Projekte und Programme in der Organisation aufeinander abgestimmt, befolgt und nach den Industriestandards durchgeführt werden. Als Kontrollinstanz innerhalb der Organisation hat das PMO auch ein Auge darauf, dass die Organisation Best Practices für Spitzenleistungen implementiert, Projekt-Audits und Trainings durchführt und Projektkonformität bewertet. Ein PMO berichtet über den Projektstatus und über Kennzahlen in Bezug auf Qualität, Finanzen, Projektmanagementreife, Risiken, Vertrags- und Geschäftsprüfungen, außerdem stellt es Prozessvorlagen, Qualitäts- und Ressourcenmanagement bereit und organisiert Rechnungsprüfungen.
Durch die konsequente Anwendung und Einhaltung der Prozesse und Methoden unterstützt das PMO die Projektteams und die Lieferteams während des gesamten Lebenszyklus.
Der Nutzen des PMOs kann realisiert werden, indem man bei der Projektabwicklung die fristgerechte Lieferung und die Qualität der Ergebnisse nicht aus den Augen verliert. Auch der Reifegrad des Projektmanagements der Organisation, die effektive Verwaltung der Ressourcen, die Bereitstellung von Expertendienstleistungen für den Kunden und die Gewinnung von Folgeaufträgen durch den Kunden spielen eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, ein PMO adäquat zu führen.
Autor: Kiran Kumar Sadi, PMO-Projektkoordinator bei Pactera Technologies NA, Inc. (Pactera EDGE).
Schlagworte: Projektmanagement, PMO