Projektstrukturplan einfach erklärt

So wie ein Architekt einen Bauplan für ein Gebäude oder ein Ingenieur für eine Brücke erstellt, so erstellen Projektmanager Pläne für ihre Projekte. Ein wichtiges Werkzeug im Arbeitsleben eines Projektmanagers ist der Projektstrukturplan. Dieser Projektstrukturplan, kurz PSP, soll immer einen klaren Überblick über das gesamte Projekt geben. Da jedes Projekt einzigartig ist, sehen diese Pläne nicht immer gleich aus. Es lassen sich jedoch einige Grundregeln für einen guten Projektstrukturplan aufstellen, und dieser Artikel soll Ihnen zeigen, welche Vorteile ein Projektstrukturplan für Ihr Projekt hat. Arbeiten Sie zum ersten Mal mit verschiedenen Projektbeteiligten zusammen? Ist Ihr Team interdisziplinär zusammengesetzt? Klar ist, dass Sie eng zusammenarbeiten müssen. Das ist schon der erste und wichtigste Grund, einen Plan zu erstellen, denn in einem zusammengewürfelten Team, das noch dazu nicht eingespielt ist, sind Missverständnisse vorprogrammiert, wenn niemand genau weiß, was zu tun ist.

Klare Strukturen, klare Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und natürlich klare Aussagen darüber, was zu tun ist - all das muss möglichst für alle ersichtlich sein. Genau hier setzt der Projektstrukturplan an. Er gliedert das jeweilige Projekt in seine einzelnen Bestandteile und sorgt so für Ordnung und Übersichtlichkeit. Teilaufgaben und Arbeitspakete lassen sich leichter verwalten und überblicken. So behält auch der Projektleiter das Ziel besser im Auge. Aus einem Projektstrukturplan können Sie als Projektmanager auch ableiten, was in Ihren Aufgabenbereich fällt. Alles, was im PSP steht, ist für das Projekt relevant. Alles, was nicht in Ihrem PSP steht, liegt außerhalb Ihres Verantwortungsbereichs. Das erleichtert die Abgrenzung zu anderen Projekten.

Während im englischen Sprachraum der PSP als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet wird, wird er auch gerne als Plan der Pläne bezeichnet. Im Englischen kommt der Aspekt des Herunterbrechens der einzelnen Aufgaben besser zum Ausdruck. Plan der Pläne ist auch eine gute Wortwahl, denn im Grunde wird geplant, wie geplant wird. Ein guter und umfassender PSP liefert die Arbeitspakete und ist die Grundlage für die Planung des Projektablaufs und der Fertigstellungstermine sowie für die Budget- und Ressourcenplanung. Darüber hinaus kann das Risikomanagement mit Hilfe des PSP risikobehaftete Arbeitspakete identifizieren. Der PSP strukturiert das Projekt und hilft dem Projektmanager der folgenden Projektmanagementebene, den Teilprojektleitern, Aufgaben zu übertragen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Die Teilprojektleiter sehen sofort, welche Aufgaben in ihren Bereich fallen. Informationen über z. B. Beginn und Ende von Arbeitspaketen zeigen ihnen auch, wann sie aktiv werden müssen und wann sie Arbeitsergebnisse liefern müssen. Abhängigkeiten werden so sichtbar und vor allem allen Teammitgliedern bekannt.

Ein Projektstrukturplan hat also viele Vorteile, insbesondere für das Projektmanagement. Er kann helfen, Zeit und Geld zu sparen. Im Idealfall entwickelt der Projektmanager den PSP zusammen mit seinem Team während der Startphase des Projekts. Das bedeutet zwar, dass er wahrscheinlich mehrmals angepasst werden muss, weil einige Aufgaben zu Beginn noch nicht absehbar sind, aber Sie stellen von Anfang an sicher, dass keine wichtigen Elemente des Projekts vergessen oder vernachlässigt werden. Unangenehme Überraschungen können so vermieden werden. Es ist ratsam, den PSP im Team zu erstellen, weil dann alle Beteiligten von Anfang an im Boot sind, das Projekt von den Erfahrungen aller profitiert und der Plan wesentlich umfassender, detaillierter und aussagekräftiger wird. Außerdem wissen die Experten aus allen Bereichen in der Regel am besten, was zu tun ist.

Bei der Erstellung des PSP muss sich der Projektleiter noch keine Gedanken über die Verantwortlichkeiten machen. Der PSP kann als Instrument genutzt werden, um die einzelnen Arbeitspakete mit den im Team vorhandenen Kompetenzen abzugleichen. So hat der Projektmanager von Anfang an die Möglichkeit, die Verantwortung auf die entsprechenden Teilprojektleiter und Arbeitspaketverantwortlichen zu verteilen. Dies stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führungsfähigkeit des Projektmanagers und erhöht zudem die Motivation und Identifikation der Projektteammitglieder mit den eigenen Aufgaben. Ein kurzes Wort zur Kommunikation: Die Bedeutung der Kommunikation kann vom Projektmanager nicht hoch genug eingeschätzt werden. Er muss von Anfang an den persönlichen Kontakt zu allen wichtigen Stakeholdern pflegen. Nur so können Erwartungen erfasst und erfüllt werden. Der Projektleiter informiert gezielt, so gut wie möglich und so viel wie nötig. Es kann nur von Vorteil sein, wenn alle Beteiligten, auch diejenigen, die im Projekt nur am Rande in Erscheinung treten, immer eine Vorstellung davon haben, was gerade passiert. Und auch dafür kann der PSP ein Instrument sein, sozusagen ein Merkzettel, wer, wann, worüber und wie informiert werden soll. Und damit sind nicht nur Berichte gemeint, sondern eben auch die persönliche Note bei der Informationsübermittlung. 

Der Projektmanager verwendet den Projektstrukturplan zur Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts. Ein kompetenter Projektmanager nutzt ihn aber auch zu Marketingzwecken, um sein strukturiertes und methodisches Vorgehen zu demonstrieren, aber auch um zu zeigen, dass er auf alles vorbereitet ist, was im Projekt auf ihn zukommt. Ein Griff zum Plan und selbst bei den komplexesten Projekten lassen sich eine Vielzahl möglicher Fragen beantworten.