Projektcontrolling im Projektmanagement richtig einsetzen

Projektcontrolling ist ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Fachmännisch und sachgemäß ausgeführt, stellt es einen planmäßigen Projektablauf sicher.

Projekte – ob klein und einfach oder groß und komplex – sind keine Selbstläufer. Sie müssen kompetent geplant, professionell organisiert und gekonnt umgesetzt werden. Um sicherzustellen, dass jede Projektphase ihr Ziel erreicht, ist das Projektmanagement auf ein regelmäßiges Projektcontrolling angewiesen.

Ein Projektmanager ist dazu verpflichtet, für den ordnungsgemäßen Projektablauf zu sorgen.

Im Einzelnen heißt es, dass
 

Dafür verfügt er über eine ausgiebige Kontrollfunktion. Um diese erfüllen zu können, steht ihm Projektcontrolling als Werkzeug zur Verfügung.

Nicht zu verwechseln ist das Projektcontrolling mit dem Projektreporting.
Im Gegensatz zum Projektcontrolling, das die Überwachung des gesamten Projekts beinhaltet, bezieht sich das Projektreporting lediglich auf das Erstellen der Fortschrittsberichte.
Somit ist das Projektreporting nur ein kleiner Teil des Controllingprozesses, nicht jedoch sein Ersatz.

Ein professionelles Projektcontrolling bringt viele Vorteile.
Zu nennen sind dabei vor allem:

Durch die regelmäßige Kontrolle können die Qualität der erfüllten Aufgaben wie auch der Arbeitsfortschritt überprüft werden. Wird bei den Kontrollmaßnahmen festgestellt, dass die gelieferte Arbeit die gewünschten Qualitätsmaßstäbe nicht erfüllt oder die Projektabschnitte nicht zur vorgegebenen Zeit abgeschlossen sind, kann das Management einschreiten und entgegensteuern.
So können beispielsweise Fehler frühzeitig korrigiert, die Personalstärke erhöht oder die Organisationsstrukturen innerhalb des Projekts angepasst werden.
Das Erreichen der Projektziele kann damit gesichert werden.

Durch systematisches, strategisches Projektcontrolling kann der Projektmanager für optimale Ressourcenverteilung unter den Teams – und den Teammitgliedern – sorgen.
Sind die Ressourcen sauber aufgeteilt, können sich die Projektmitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren, die Terminpläne einhalten und somit den Projektfortschritt sicherstellen.

Ein ausgereiftes und funktionierendes Kontrollsystem unterstützt die Teams bei ihrer täglichen Arbeit, indem jeder Mitarbeiter stets im Voraus über seine laufenden Aufgaben und die nächsten Projektziele informiert ist.

Wissen die Beteiligten über ihren persönlichen Beitrag im Projekt und ist ihnen dessen Bedeutung bewusst, steigt auch ihre Motivation, zusammen mit dem Team die höchste Leistung zu bringen.

Mit dem Projektcontrolling kann die Arbeit in den Teams optimal organisiert werden, indem die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeiters überprüft werden. Erfüllt ein Teammitglied seine Aufgaben – ob versehentlich oder absichtlich – nicht vertragsgemäß, kann dies frühzeitig erkannt werden. Dies trägt dazu bei, dass Konflikte zwischen den Teammitgliedern minimiert werden.
Damit einher gehen erhöhte Disziplin und ein geordneter Projektablauf.

Ein gut eingeführtes, stabil eingerichtetes Projektcontrolling erleichtert die Organisation und die Koordination der einzelnen Projektschritte.
Auf diese Weise kann das Management seine Aufgaben leichter, effizienter und genauer erfüllen.

Projektcontrolling ist eine umfangreiche Aufgabe, die einen klaren Blick fürs Detail erfordert. Eine Vielzahl an Projektcontrolling Methoden bietet zwar unterschiedliche Kontrollansätze. Bei mittleren und schwer überschaubaren – und vielmehr sogar bei großen und komplexen – Projekten kann das notwendige Controlling den Projektmanager jedoch schnell überfordern.
Deshalb ist es ratsam, sich bei solchen Projekten frühzeitig für eine passende Projektcontrolling Software zu entscheiden.
Die Vorteile der Software – als Teil einer Projektmanagement-Software – sind vielfältig.

Die wichtigsten davon sind:

Durch den Einsatz der passenden Projektcontrolling Tools können größere Mengen an Daten übersichtlich geordnet. Einzelne Arbeitsabläufe werden dabei standardisiert. Dies spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente, Übersichten wie auch Statusberichte.
Die standardisierten Arbeitsabläufe unterstützen die Zusammenarbeit im Team und erhöhen somit die Produktivität.

Termineinträge, Fortschrittsdaten, Rechnungen und ähnliche Daten kommen häufig aus unterschiedlichen unternehmensinternen Systemen. Der manuelle Informationsabgleich kostet viel Zeit und ist anfällig für Fehler. Die richtige Software für Projektcontrolling koordiniert die gesammelten Daten und präsentiert diese in einem klaren und übersichtlichen Format.
Der Controlling-Prozess kann dadurch exakter, akkurater und effizienter erfolgen.

Mit agilem Projektcontrolling kann das Projektteam jederzeit über die geleisteten Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden. Es kann in Echtzeit über Aufgaben informiert werden, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Das Management weiß dabei immer genau, was der Stand des Projekts ist und an welcher Stelle Korrekturmaßnahmen erforderlich sein könnten.
Die deutlichen und leicht überschaubaren Leistungsberichte helfen dem Projektmanager nicht nur, das Projekt fristgerecht und budgetgetreu durchzuführen. Sie können auch dazu benutzt werden, den Kunden über den Projektverlauf zu informieren und damit in agiles Projektmanagement einzubinden.

Kein Projekt verläuft strikt nach Plan. Änderungen, Anpassungen oder Korrekturen sind in einem laufenden Projekt unvermeidbar. Zum strategischen Projektcontrolling gehört deshalb auch die Verwaltung sowie die Wirkungsanalyse der durchgeführten Änderungen. Durch die passenden Projektcontrolling-Beispiele unterstützt die Software das Management bei der Beurteilung der möglichen Korrekturmaßnahmen.
Damit kann der Projektmanager durchdachte und fundierte Entscheidungen treffen, die das Projektziel am effektivsten erreichen.

Mit dem Budget steht und fällt das Projekt. Deshalb ist es für jeden Projektmanager von größter Bedeutung, das Projekt im vorgegebenen Budgetrahmen zu halten. Mit den modernen Projektcontrolling Tools kann die gesamte Projektsteuerung mit der dazugehörigen Kostenschätzung verbunden werden.
Die anstehenden Kosten klar vor Augen, kann das Management kosteneffiziente Wege einschlagen, um das Projekt sicher zum Erfolg zu führen.

Das moderne Projektmanagement verlangt fortschrittliche Projektcontrollingmethoden. Die exakt passende Software für Projektcontrolling bietet dem Management bei der Erfüllung seiner Kontrollfunktion einen messbaren Mehrwert.