Projektchartas und die Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung

Vor dem Start eines neuen Projekts muss jeder Projektmanager eine Reihe von Dokumenten vorbereiten, um den Projektablauf so reibungslos wie möglich zu gestalten. Bei den meisten meiner Projekte haben mein Team und ich versucht, eine gut organisierte Projektcharta zu erstellen. Doch was ist eigentlich eine Projektcharta und wie wird sie erstellt?

Eine Projektcharta ist ein kurzgefasstes Dokument, das den Umfang, die Ziele und die Verantwortlichkeiten des Projekts beschreibt. Es dient auch als Einführung in das Projekt. Da es sich um eine "Skizze" des Projekts handelt, die ähnlich wie ein Fahrplan funktioniert, ermöglicht die Projektcharta allen Beteiligten, die breitere Perspektive des Projekts zu verstehen. Sie gibt den Beteiligten einen allgemeinen Überblick über das Projekt, insbesondere neuen Projektmitgliedern, die erst im Laufe des Projekts zum Team stoßen.

Dieses Factsheet kann dazu verwendet werden, allen Beteiligten die Art des Projekts zu erklären, die Denkweise aller Beteiligten durch eine gut erklärte Charta zu harmonisieren und allen Projektbeteiligten zu helfen, sich ein Bild vom Projekt zu machen, ähnlich wie bei einer Zeichnung. Es kann auch gut für die weitere Projektplanung verwendet werden und kann dazu beitragen, die Genehmigung für das Projekt zu erhalten.

Die Erstellung einer gut strukturierten und durchdachten Projektcharta ist etwas, das der Projektmanager und das Team immer tun müssen. Es ist wichtig, das Team an dieser Aufgabe zu beteiligen, da es Vorschläge für verschiedene Dinge machen kann, die in seinen Bereich fallen, und auch auf Probleme hinweisen kann, die auftreten könnten. Um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, müssen einige Punkte besonders beachtet werden:
 

• Die Projektcharta ist nicht komplex, sie sollte leicht verständlich sein und von allen verstanden werden.
• Eine gute Projektcharta besteht aus 5 Seiten oder weniger.
• Die Projektcharta sollte das Projekt sehr kurz beschreiben.

Der nächste Schritt besteht darin, die wichtigsten Teile der Projektcharta herauszuarbeiten. Es ist immer besser, keine langen Texte in die Charta zu schreiben, da die Beteiligten nur die Grundlagen kennen müssen, um eine Entscheidung treffen zu können. Eine Projektcharta muss den Namen des Projekts, den Umfang, die Ziele und die Verantwortlichkeiten enthalten. Sie sollte erklären, warum das Projekt wichtig ist, was die Hauptziele für den Abschluss sind und wie das Projekt die Ziele der Organisation unterstützen wird. Ein gutes Projektziel sollte der SMART-Methode folgen, d. h. es sollte spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und zeitlich begrenzt sein. Wie bereits erwähnt, ist auch der Umfang wichtig: Was soll erreicht werden und wo liegen die Grenzen? Wenn Sie wissen, was Sie erreichen wollen, können Sie auch einen Überblick über das Budget geben. Das letzte Element sind die Menschen, die an dem Projekt arbeiten. Dazu gehören alle wichtigen Projektbeteiligten, Stakeholder und das Projektteam. Falls Sie dies noch nicht getan haben, erstellen Sie einen kurzen Ressourcenmanagementplan, aus dem hervorgeht, wie die verschiedenen Ressourcen während des Projekts eingesetzt werden.

1. Erstes Kick-off-Meeting mit den Projektbeteiligten.
2. Vorbereitung der Projektcharta durch den Projektleiter und das Projektteam.
3. Der Entwurf wird dem Projektteam und dem Lenkungsausschuss zur Überprüfung vorgelegt.
4. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist und alle Diskussionsbeiträge eingearbeitet sind, kann der endgültige Entwurf für die weitere Projektplanung und -terminierung verteilt werden.

Projektmanager sollten nie ein neues Projekt beginnen, ohne vorher eine Projektcharta zu erstellen. Sie sollte als Einführung in das Projekt gelesen werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen. Eine gut strukturierte Projektcharta ist kurz, nicht länger als fünf Seiten und leicht zu verstehen. Der Name des Projekts, der Umfang, die Ziele, die Projektleitung, das Budget, die Annahmen, die Risiken, die Einschränkungen und die Zuständigkeiten sollten alle beschrieben werden. Zum Nutzen des Projektsponsors, -initiators oder -managers sollte die Charta zu einem frühen Zeitpunkt im Lebenszyklus des Projekts erstellt werden.