Die MoSCoW-Methode: Balance zwischen Bedürfnissen und Ressourcen

Im Laufe eines Projekts ergeben sich immer wieder neue Anforderungen, Ziele und Aufgaben, auf deren Grundlage wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, die das Projektziel beeinflussen können, aber nicht müssen. Da Projekte in der Regel zeitkritisch sind, wird das Team die für das Projekt wichtigsten Anforderungen zuerst bearbeiten wollen. Um herauszufinden, welche dies sind, kann die MoSCoW-Methode verwendet werden. Sie hilft, die Anforderungen sinnvoll zu priorisieren und abzuschätzen, welche zuerst bearbeitet werden sollten. 

Dazu werden die Anforderungen in vier Kategorien eingeteilt: Muss, für essentielle Anforderungen, Soll, für unkritische Anforderungen, Kann, für nicht relevante Anforderungen und Nicht umsetzen, für Anforderungen, die eventuell später genutzt werden. Im Englischen werden die einzelnen Kategorien mit must, should, could und won't bezeichnet, woraus sich das Akronym MoSCoW zusammensetzt.
Eine Person hält eine Waage.

Inhalt

Verstehen der vier Priorisierungskategorien

Die wichtigste Kategorie ist die Muss-Kategorie. Sie enthält alle Anforderungen, die für den Projekterfolg wesentlich und nicht verhandelbar sind. Würden diese Anforderungen nur teilweise umgesetzt oder gar vernachlässigt, würde dies zum Scheitern des Projektes führen. Sie stellen somit die Mindestanforderungen an das Projekt dar.

Die Soll-Kategorie ist nicht erfolgskritisch für das Projekt. Dennoch kann das Projekt nur mit Einschränkungen umgesetzt werden, wenn die Anforderungen dieser Kategorie nicht erfüllt werden. Dies zeigt, dass sie eine hohe Relevanz haben und bei der Umsetzung berücksichtigt und eventuell auch umgesetzt werden, sobald alle Muss-Anforderungen abgeschlossen sind, da diese Priorität haben. Sollte dies aber z. B. aus Zeitgründen nicht möglich sein, können die Soll-Anforderungen entweder in eine neue Phase verschoben oder bei einem ähnlichen Projekt integriert werden. 

In der Kategorie Kann haben die Anforderungen nur eine geringe Relevanz, sie werden auch als nice to havebezeichnet. Diese Anforderungen werden nur bearbeitet, wenn neben den Muss- und Soll-Anforderungen noch Kapazitäten vorhanden sind. Sie sollten daher nicht ignoriert werden, da sie manchmal auch einen Mehrwert generieren können und daher im Kontext gesehen werden sollten. Viele dieser Anforderungen kommen von den Stakeholdern, aber nicht alle können umgesetzt werden. Durch die Einordnung der Anforderungen in diese Kategorie sehen die Stakeholder, dass ihre Ideen nicht verworfen werden, und somit werden sie zumindest teilweise zufrieden gestellt.

Anforderungen in der Kategorie Nicht umzusetzen sind weder zeitkritisch noch wichtig für das Projekt, aber trotzdem technisch interessant. Sie verbleiben in dieser Kategorie, bis eine neue Projektphase beginnt, in der sie erneut priorisiert werden. 

Zur Veranschaulichung ein ganz einfaches Beispiel. Wenn man sich die Produktion eines Kugelschreibers vorstellt, könnte man sagen, dass eine Muss-Anforderung ist, dass der Kugelschreiber schreiben soll. Eine Soll-Anforderung könnte sein, dass der Kugelschreiber ein Firmenlogo in der Corporate-Identity-Farbe haben soll. Eine Kann-Anforderung könnte sein, dass der Kugelschreiber etwas zum Befestigen an einem Block aufweist und eine Nicht umsetzen Anforderung könnte sein, dass der Kugelschreiber in verschiedenen Farben hergestellt wird. Dies kann nach einem gewissen Erfolg angegangen werden.

Wie man Projektanforderungen mit MoSCoW bewertet

Die Methode ermöglicht es, die für den Projekterfolg kritischen Anforderungen zu identifizieren und dadurch festzulegen, welche Anforderungen zuerst bearbeitet werden sollten. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass Aufgaben bearbeitet werden, die eigentlich noch keine Priorität haben. Insbesondere wenn das Ende eines Sprints oder einer Phase näher rückt, kann so abgeschätzt werden, was unbedingt noch erledigt werden muss bzw. welche Aufgaben vermieden werden sollten. Aber nicht nur am Ende eines Sprints oder einer Phase ist diese Methode hilfreich, sondern auch am Anfang. Denn gerade, wenn ein neues Projekt startet, bei dem ein neues Produkt entsteht, können so die Mindestanforderungen an das Produkt priorisiert werden, um es damit auf den Markt zu bringen und dann Updates mit den weiteren Anforderungen herauszugeben. Dies hilft auch, effizient zu arbeiten, da Zeit eingespart wird, indem diese zunächst nur für die wichtigsten Anforderungen aufgewendet wird.

Abwägen von Ressourcen und Bedürfnissen

Bei der Anwendung der Methode sollten ca. 60 % der Anforderungen in die Muss-Kategorie fallen, der Rest in die anderen Kategorien. Stellt sich jedoch heraus, dass zu viele Anforderungen in die Kategorie Muss fallen, kann dies zu Engpässen und Verzögerungen führen. Wenn zu viele Aufgaben auf einmal erledigt werden müssen, kann es zu einem Stau kommen, da nicht genügend Personal vorhanden ist, um alle Aufgaben vernünftig zu bearbeiten. Wurden zu viele Anforderungen formuliert und reicht die Zeit nicht aus, um diese zu erfüllen, oder wurden die Anforderungen falsch priorisiert? Je nach Antwort auf diese Fragen sollte das Projekt entsprechend angepasst werden. Dies kann jedoch nicht allein durch die MoSCow-Methode entschieden werden, worauf im Folgenden eingegangen wird.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Die Anforderungen an die Kategorien Muss und Soll sind sehr ähnlich. Deshalb ist gerade hier darauf zu achten, dass sie nicht verwechselt werden, denn das Übersehen einer für den Projekterfolg absolut wichtigen Muss-Anforderung kann schwerwiegende Folgen haben. Es sollte daher immer die Frage gestellt werden, ob diese Anforderung zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt werden kann oder ob das Ziel dann verfehlt wird. 

In diesem Zusammenhang ist auch zu erwähnen, dass die Anforderungen in der oben genannten Reihenfolge abgearbeitet werden müssen, da sonst Aufgaben übersehen werden, die schon längst hätten erledigt werden müssen oder es werden Aufgaben bearbeitet, die gar nicht zum Projekterfolg beitragen. 

Gerade in einer agilen Arbeitswelt wie Scrum sollte MoSCoW immer wieder überprüft werden. Denn wenn ein Sprint abgeschlossen ist, wird ein neues Sprint Goal gesetzt, zu dem neue Anforderungen passen oder Stakeholder haben neue Anforderungen, die sie umgesetzt haben wollen. Die Anforderungen der Stakeholder sollten nicht ignoriert werden, da sie den Erfolg des Projekts maßgeblich beeinflussen. Allerdings haben die Anforderungen während einer Projektphase unterschiedliche Prioritäten. Wenn also eine Anforderung zu diesem Zeitpunkt nicht umsetzbar ist, sollte sie trotzdem aufgenommen werden, entweder in der Kategorie Kann oder Nicht umsetzen. So wissen die Stakeholder, dass die Anforderung gehört wurde und zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt bzw. neu evaluiert wird.

Implementierung der MoSCoW-Methode in Ihrem nächsten Projekt

Wie bereits erwähnt, können und sollten die Anforderungen der Stakeholder nicht ignoriert werden. Sie sollten jedoch immer im Zusammenhang mit der Stakeholderkommunikation gesehen werden. Durch die Stakeholderanalyse weiß man, wie man mit den Stakeholdern und ihren Anforderungen umgehen soll. Auch das Risikomanagement sollte im Zusammenhang mit der Methode verwendet werden bzw. die Ergebnisse des Risikomanagements sollten in die Priorisierung der Anforderungen einfließen. Wenn also die MoSCoW-Methode eingesetzt wird, dann nur im Zusammenhang mit anderen Projektmanagementmethoden oder -frameworks, da so die Aussagekraft verbessert werden kann. 

Auch der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarte Leistungsumfang muss berücksichtigt werden. Denn wenn es einen festen Termin und ein festes Budget gibt, sollte die Priorisierung der Anforderungen dazu führen, dass zunächst nur die Aufgaben erledigt werden, die im Muss-Bereich liegen. Wenn dann noch Ressourcen zur Verfügung stehen, können weitere Anforderungen aus anderen Kategorien bearbeitet werden.

Fazit: Die Bedeutung der Prioritätensetzung für eine effektive Projektdurchführung

Die MoSCoW-Methode ist eine gute Bereicherung für die Priorisierung von Projektanforderungen. In Kombination mit anderen Methoden kann die richtige Auswahl der Anforderungen getroffen werden. Die Anforderungen, die für die Umsetzung des Projekts am wichtigsten sind, werden zuerst bearbeitet. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team effizient arbeitet, die Ressourcen optimal eingesetzt werden und das Projekt zum richtigen Zeitpunkt abgeschlossen wird.

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Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, MoSCoW, Methode

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