InLoox: So stellen Sie professionelles Projektmanagement in jeder Projektphase sicher

Optimierungs- und Verbesserungsprozesse in Unternehmen führen vermehrt zur Professionalisierung des Projektmanagements. Denn Innovations-, Kosten- und Konkurrenzdruck sorgen dafür, dass Prozesse so effektiv und effizient wie möglich laufen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Welche Vorteile die Professionalisierung im Projektmanagement bietet und wie eine Gesamtlösung, wie die in Outlook integrierte Projektmanagementsoftware InLoox, Sie dabei in allen Projektphasen unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Je komplexer und anspruchsvoller Projekte werden und je mehr Teammitglieder und Stakeholder involviert sind, desto schwieriger wird es ohne Tool-Unterstützung den Überblick zu behalten. Projektmanagementsoftware hilft Ihnen, diese Herausforderung in der täglichen Projektarbeit zu meistern. Darüber hinaus strukturiert eine Projektmanagementsoftware den gesamten Projektlebenszyklus, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt: 
 

Unter dem Begriff Projektmanagementsoftware gliedern sich viele verschiedene Kategorien von Software, die eingesetzt werden, um Projektteams bei der Planung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Projekten zu unterstützen. Manche Lösungen decken dabei nur Teilbereiche des Projektmanagements ab, während andere eine Gesamtlösung bieten. Um einheitliche Standards über den gesamten Projektverlauf hinweg zu gewährleisten, ist es sinnvoll auf eine Gesamtlösung zu setzen. 

Die Projektmanagementsoftware InLoox bietet eine derartige Komplettlösung mit Funktionen für alle wichtigen PM-Herausforderungen: Projektplanung, Aufgabenmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, Ressourcenmanagement, Dokumentenmanagement, Mindmaps, Zeiterfassung, Budgets und Berichte. Mit InLoox können Sie Ihre Projekte direkt in Microsoft Outlook, im Web und am Smartphone organisieren und koordinieren. Die einzigartige und nahtlose Integration in Outlook sorgt durch die einfache und vertraute Benutzeroberfläche für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern, während weitere Schnittstellen wie zum Beispiel zu Microsoft Teams, SharePoint oder Power BI die Einbindung in Ihre bisherige Systemlandschaft vereinfachen.

Projekte lassen sich in verschiedene Phasen untergliedern, denn je nach Projektphase und Fortschritt stehen unterschiedliche To-Dos an. Welche Tätigkeiten in den einzelnen Phasen anstehen und wie InLoox Sie im jeweiligen Schritt unterstützen kann, stellen wir nachfolgend vor: 

In der ersten Phase des Projektmanagements geht es darum die grundlegenden Informationen zum Projekt zu definieren und festzuhalten. Der Auslöser für ein Projekt ist meist eine erste Projektidee, die erst noch konkretisiert und ausgearbeitet werden muss. Dabei kann beispielsweise der Brainstorming-Ansatz mit Mindmaps helfen. Die Projektmanagementsoftware InLoox unterstützt Sie mit dem integrierten Mindmapping-Tool dabei, Ideen zum Projekt zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass keine Details verloren gehen und sämtliche Projektbeteiligte auch nach Projektstart weiterhin auf die grundlegende Projektidee mit Hilfe der Mindmap zugreifen können. Außerdem können Sie auch direkt aus der Mindmap Aufgaben oder eine Planung generieren. So werden aus ersten Ideen mit nur wenigen Klicks Projektelemente und Sie schaffen einen nahtlosen Übergang von der Ideengenerierung zur zweiten Phase – der Projektplanung.

Dies ist ein Weg, um wichtige Eckpunkte wie Projektziel, Projektbeschreibung und Projektumfang zu erarbeiten. In InLoox können Sie diese ersten Rahmendaten zum Projekt außerdem auf der Betreuungsseite festhalten. So haben Sie und das Projektteam jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Informationen rund um das Vorhaben.

In der zweiten Projektphase geht es darum das Projekt mit Hilfe eines Projektplans und Aufgaben weiter auszuarbeiten und terminlich einzuordnen. 

Zeit- und Terminplanung: Definition von Meilensteinen und Fälligkeitsterminen

InLoox unterstützt Sie mit einem Gantt-Chart, in dem Sie einen detaillierten Projektplan erstellen und wichtige Deadlines und kritische Meilensteine abbilden können. Wenn Sie in InLoox die einzelnen Planungselement mit Einschränkungen und Abhängigkeiten verknüpfen, müssen Sie keine aufwendigen manuellen Änderungen am Projektplan vornehmen: Sobald sich ein Element verschiebt, werden alle nachfolgenden Elemente automatisch angepasst.

Mit Hilfe des Projektplans können Sie außerdem sehen, wie stark Ihre Ressourcen ausgelastet sind und, ob Planung und Realität übereinstimmen. Der kritische Pfad, den Sie sich im Projektplan einblenden lassen können, hilft Ihnen auf einen Blick zu erkennen bei welchen Elementen es zu keiner Verzögerung kommen darf, wenn das Projekt termingerecht abgeschlossen werden soll. 

Aufgabenplanung: Verantwortlichkeiten definieren

Mit der Aufgabenplanung geht es noch tiefer in die Ausarbeitung der Projektdetails. In diesem Schritt legen Sie die Zuständigkeiten im Projekt klar und transparent für alle fest. InLoox liefert Ihnen ein Kanban-Board, mit dem Sie alle Aufgaben Ihres Projektes übersichtlich nach Status sortiert darstellen können.

Weisen Sie Aufgaben zu und übermitteln Sie Ihren Projekt-Teammitgliedern über die Aufgabenbeschreibung oder die Notizfunktion alle wichtigen Informationen zum To-Do. Die Notizfunktion ermöglicht eine einfache Dokumentation der Aufgabenbearbeitung und fördert so eine effizientere und transparentere Projektkommunikation. Mit Hilfe des Kanban-Boards sind alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand, was den Fortschritt der einzelnen Aufgaben betrifft. 

Budgetplanung: Kosten im Blick behalten

Auch bei der Budgetplanung unterstützt Sie InLoox: Das geplante Budget wird automatisch basierend auf den Zeit- und Aufwandsschätzungen des Projektleiters für Aufgaben und Vorgänge berechnet. Ergänzend können Sie geplante Ausgaben im Projekt hinterlegen. Sobald die Kosten dann tatsächlich anfallen, tragen Sie diese in InLoox ein und haben so jederzeit den Überblick über tatsächliche und geplante Kosten. Basierend auf diesen Daten können Sie jederzeit einen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Vorhaben durchführen.

Nachdem in Phase 1 und 2 alle wichtigen Vorarbeiten für das Projekt erledigt wurden, läutet Phase 3 den Projektstart ein. Hierfür hat sich ein Kick-Off-Meeting mit allen Projektbeteiligten bewährt, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und für eine positive Grundstimmung und Motivation zu sorgen. Während des Kick-Off-Meetings werden allen Projektbeteiligten die Vorarbeiten präsentiert. InLoox hilft Ihnen, sämtliche Projektdetails strukturiert zu präsentieren: Starten Sie beispielsweise mit der Vorstellung der Projektidee in der Mindmap und gehen Sie dann detailliert auf die bereits vorbereitete Projekt- und Aufgabenplanung ein.

Fortschrittskontrolle: Verzögerungen und Risiken rechtzeitig erkennen

Sobald es an die tatsächliche Projektdurchführung geht, wird InLoox Ihr täglicher Begleiter. InLoox hilft Ihnen, den Projektfortschritt zu verfolgen und Risiken rechtzeitig zu erkennen. InLoox ist die zentrale Anlaufstelle für sämtliche Projektinformationen, die jederzeit und von jedem Ort verfügbar sind. Die Projektmitarbeiter können sich benötigte Details zum Projekt eigenständig über InLoox einholen und sind auf diese Weise immer auf dem neuesten Stand. Durch diese Transparenz wird die Projektarbeit deutlich einfacher, da Informationen nicht mehr mühsam aus vielen verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssen. 

Zeiterfassung: Tatsächliche Aufwände festhalten

Auch der tatsächliche Zeitaufwand für Aufgaben ist im Projektmanagement ein wichtiges Thema. In InLoox können Projektmitarbeiter Ihre Zeiten auf bestimmte Aufgaben und Projekte verbuchen, entweder direkt aus Outlook oder auch von unterwegs über InLoox Web App und InLoox Mobile App. Mit Hilfe der Projektzeiterfassung kann der tatsächliche Arbeitsaufwand festgehalten werden und Projektleiter behalten den Überblick über die Kosten und Ressourcenkapazitäten. Die Daten aus der Zeiterfassung dienen auch nach dem Projekt als wichtige Grundlage, um Aufwände für künftige Projekte besser einschätzen zu können und die Termintreue zu erhöhen. 
Controlling/ Dashboards: Aussagekräfte Statusberichte erstellen.

Basierend auf den Projektdaten können Sie mit nur wenigen Klicks aussagekräftige Projektberichte erstellen und diese direkt mit allen Projektbeteiligten teilen. So können relevante Stakeholder (z. B. Externe, Partner oder Auftraggeber) in InLoox eingebunden werden und mittels Dashboards auf dem Laufenden gehalten werden.

Nach Projektabschluss unterstützt InLoox Sie bei der Projektdokumentation. Sie müssen weder Belege heraussuchen noch Dokumente, Präsentationen oder Excel-Auswertungen erstellen – alle Daten stehen Ihnen bereits in einer Plattform zur Verfügung. Sie haben InLoox über das gesamte Projekt hinweg mit wertvollen Informationen befüllt, die Sie nun mit nur wenigen Klicks in Berichten exportieren oder in Dashboards visualisieren können. Darüber hinaus können Sie diese Informationen nutzen, um daraus für kommende Projekte zu lernen (Lessons Learned).