Die hohe Kunst des Projektmanagements - unverzichtbare Skills für Projektmanager

Im Projektmanagement braucht man Führungs- und Verhandlungsgeschick und ein solides Wissen über Best Practices. Als ich ein Kind war, gehörte es zu meinen Lieblingsbeschäftigungen, das Wörterbuch meines Großvaters zu lesen. Jedes Mal, wenn ich das Wörterbuch durchblätterte, stieß ich auf ein neues, mir unbekanntes Wort. Gleiches gilt für Projekte: Für den Erfolg müssen wir neue Wege gehen und härter arbeiten. Ein schönes Beispiel hierfür ist, wenn die Giraffenmutter liebevoll ihren Hals senkt, um das Giraffenbaby zu beschmusen. Dann hebt sie ihr langes Bein und tritt das Giraffenbaby, wodurch es in die Luft fliegt und zu Boden purzelt. Während das Baby dort zusammengerollt liegt, tritt die Mutter das Baby erneut, damit es auf seinen eigenen Beinen stehen und laufen kann. Auch ein Projektmanager kann alle Schwierigkeiten überwinden, indem er die Feinheiten des Projektmanagements zur Realisierung eines Projektes anwendet.

Ein wunderbares und zugleich wertvolles Thema im Projektmanagement. Was ist Emotionale Intelligenz (EI), auch bekannt als der Emotionaler Quotient (EQ)? EI ist die Fähigkeit, die eigenen Emotionen und die der umgebenden Menschen zu verstehen und zu managen. Wenn ich als Projektmanager ein höheres Maß an EI habe, wird sich das sicherlich auf mein laufendes Projekt auswirken. Achten sie immer darauf, dass Sie eine gesunde EI haben, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Gleiches gilt auch für Ihr Projektteam. Wie können wir das erreichen oder wie können wir unser emotionales Management am Arbeitsplatz verbessern?
 

• Behalten Sie immer alles unter Kontrolle und bringen Sie dies auch Ihrem Team bei
• Bewerten Sie auftretende Probleme im Projekt bewusst, anstatt in Panik zu verfallen
• Nehmen Sie immer Rücksicht auf die Emotionen anderer, anstatt einfach mehr Empathie zu zeigen
• Seien Sie stets motiviert und motivieren Sie ebenso Ihr Team - schließlich ist Ihr Team Teil Ihres Erfolges
• Nur ein besserer Arbeitsplatz und ein motiviertes Team können bessere Ergebnisse liefern

Der Wert von Kreativität und Innovation ist nicht nur im Projektmanagement wichtig, sondern in jeder Organisation. Ein Projektmanager ist nicht nur jemand, der Pläne ausarbeitet, sondern auch ein guter Ideengeber und kreativer Kopf. Vom Beginn bis zum Ende eines Projekts wird ein Projektteam sicherlich mit einigen Herausforderungen zu kämpfen haben, die es zu lösen gilt. Gemeinsam wissen sie, dass es nicht notwendig ist, während des Projektlebenszyklus immer die gleichen Werkzeuge und Techniken zu verwenden - man kann auch mit Innovation und Kreativität experimentieren, um ans Ziel zu kommen.
Haben Sie sich jemals gefragt, wie Töpfer, Maler oder Bildhauer ihre Kreativität und Innovation ausdrücken? Wie entsteht ein Gemälde auf einer leeren Leinwand? Wie wird ein Topf aus frischem Ton hergestellt oder wie wird eine Skulptur aus einem Felsblock geformt? Vielleicht können Sie sich als Projektmanager von deren Kreativität inspirieren lassen!

Als Projektmanager ist es unsere Pflicht, uns von aller unsinnigen Arbeit und Anspannung zu befreien: Je aufgeräumter und sauberer unser Arbeitsplatz und unser Geist sind, desto höher ist unsere Produktivität. An dieser Stelle möchte ich auf den Wert und die Bedeutung der Priorisierung von Aufgaben eingehen. Es gibt viele Aktivitäten, die wir aus unserem täglichen Aufgabenkatalog oder Sprint Backlog erledigen müssen. Anstatt einen ganzen Haufen von Aufgaben gleichzeitig in Angriff zu nehmen, können wir die Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit priorisieren und eine nach der anderen abarbeiten. Wenn wir so vorgehen, können wir uns auf die wichtigste Aufgabe konzentrieren und nach deren Erledigung mit der nächsten, etwas weniger wichtigen Aufgabe fortfahren.

Wir wissen, dass das magische Dreieck (Zeit, Qualität und Kosten) eines der wichtigsten Elemente des Projektmanagements ist. Sie brauchen also jemanden, der diese drei Randbedingungen ausbalanciert - nämlich einen erfahrenen Projektmanager. Ja, als Projektmanager ist es unsere Pflicht, das Projekt termingerecht abzuschließen. Dazu sollten wir diesen berühmten Satz des Historikers und Autors Cyril Northcote Parkinson verstehen: "Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die Zeit füllt, die für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht." Wenn man für eine Aufgabe, die eigentlich eine Woche dauern sollte, einen Monat Zeit in Anspruch nimmt, dann ist die Aufgabe schwieriger zu erledigen und ebenso dauert deren Fertigstellung länger. Als Projektmanager ist es daher unsere Aufgabe, die Aufgabendauer zu planen und zu terminieren, anstatt nur eine grobe Vorstellung zu haben. Parkinsons Gesetz besagt, dass, wenn wir mehr Zeit nehmen als benötigt, die Produktivität der Mitarbeiter sinkt, um diese Lücke zu füllen. Ohne einen Projektvorstand wird Umfang und Zeit die Qualität des Projekts verändern; hier kommt die Rolle des erfahrenen Projektmanagers ins Spiel. Ein erfahrener und leistungsfähiger Projektmanager ist dazu in der Lage, mit weniger Zeit als geplant mehr zu erreichen. Das Parkinson‘sche Gesetz besagt, dass das Arbeiten innerhalb eines engen Zeitplans und nicht nach einem flexiblen Zeitplan das Ausbalancieren des magischen Dreiecks für ein erfolgreiches Projektergebnis nicht behindert.

Ein gutes und starkes Team ist stets für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend. Als Projektmanager ist es unsere Pflicht, ein starkes und solides Team für eine erfolgreiche Durchführung zu bilden. Damit Teams effektiv arbeiten können, ist es wichtig, dass die Teammitglieder als Individuen in Bezug auf ihre Fähigkeiten, ihre Vorlieben, ihre kulturellen Normen und Erwartungen sowie die soziale Dynamik zwischen den Teammitgliedern verstanden werden. Wir wissen, dass ein gesundes und hoch motiviertes Team nur dann gute Leistungen erbringen kann, wenn es ein Ziel hat. Wenn ein Team während des Projektlebenszyklus keine gute Leistung erbringt und das Projekt nicht wie geplant abliefern kann, ist dies nicht nur ein Versagen des Projektmanagers, sondern ein Versagen des gesamten Teams. Es liegt in der Verantwortung des Projektmanagers, die Teammitglieder so zu motivieren, dass das Team effektiv arbeiten kann und auch möchte. Wir können ein starkes und äußerst engagiertes Team entwickeln, indem wir gegenüber den Teammitgliedern transparent sind, eine funktionierende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern etablieren und eine gute Prioritätenplanung vornehmen. Und nicht zuletzt, indem Sie Ihre Teammitglieder aktiv ermutigen und anspornen. Wir wünschen uns keinen Chef-Stil; wir sollten als Führungskräfte agieren und Probleme akzeptieren, anstatt die Betroffenen zu feuern. Außerdem können wir mit den Teammitgliedern noch eine schöne Zeit verbringen. Eine Führungskraft sollte Teammitglieder anerkennen und wertschätzen. Arbeiten Sie für das gemeinsame Ziel!

Konfliktmanagement ist ein weiterer herausfordernder Bereich des Projektmanagements. Meiner Meinung nach gibt es nicht nur einen einzigen Auslöser für Konflikte, sondern sehr viele. Als Projektmanager ist es unsere Pflicht, diese zu aufzulösen, um das Team voranzubringen. Konflikte im Projektmanagement sind unvermeidlich. Das Potenzial für Konflikte in Projekten ist typischerweise hoch, da Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Ausrichtungen zusammenarbeiten, um eine komplexe Aufgabe zu lösen. Die Ursache von Konflikten in Teamprojekten kann mit unterschiedlichen Werten, Einstellungen, Bedürfnissen, Erwartungen, Wahrnehmungen, Ressourcen und Persönlichkeiten zusammenhängen. Geeignete Fähigkeiten im Umgang mit Konflikten können Projektleitern und Angestellten der Organisation helfen, Hindernisse effektiv zu bewältigen und zu lösen. Dies wiederum kann zu einer produktiveren Organisation beitragen. Projektmanager sind auch Konfliktmanager und Problemlöser, daher müssen wir die richtige Lösung finden, bevor wir uns mit einem Konflikt befassen. Die Hauptgründe für Projektkonflikte sind schlechte Kommunikation, unzureichende Führung, unverantwortliches Verhalten und Mangel an Ressourcen und Budget.

Den Ausdruck "Heureka!" kennen wir von dem berühmten Mathematiker Archimedes. Wenn Sie wissen, was ein Heureka-Moment ist, können Sie sich seine Bedeutung im Projektmanagement und unter Projektleitern vorstellen. Ein Heureka-Moment ist ein Augenblick plötzlichen Triumphs, einer Entdeckung, Inspiration oder Einsicht. Mit anderen Worten, es ist die menschliche Erfahrung, einen Rückstand oder vergangene unverständliche Situationen oder Aufgaben schlagartig verstanden zu haben. Auch in Projekten gibt es immer wieder solche Situationen, in denen wir für eine gewisse Zeit oder auch tagelang feststecken. Dies kann zu Beginn eines Projektes sein, aber auch in späteren Projektphasen kann es passieren, dass wir eine plötzliche oder blitzartige Idee haben - ein Aha-Moment. Dieser Impuls kann uns eine Lehre für zukünftige Projekte sein. Wir wissen, dass die Welt mit dem technologischen Fortschritt wächst, also seien Sie ein kreativer Denker und innovieren Sie. Wir können den Geistesblitz der Heureka-Momente für unsere Projekte auch hervorrufen, indem wir eine kurze Pause von all dem Chaos einlegen, am besten 5-10 Minuten lang. In dieser Pause denken wir gründlich nach und führen eine tiefergehende Diskussion mit den Teammitgliedern, um den entscheidenden Heureka-Moment zu erreichen. Und seien Sie stets ein kreativer Denker und ein tiefgründiger Gelehrter!

Viele von uns kennen den wahren Ursprung des Projektmanagements nicht. Haben Sie jemals diesen Satz gehört: "Wenn etwas schief gehen kann, dann wird es das auch"? Ja, dieser Satz wurde später zum Ursprung des Projektmanagements, zum wahren Kern des Projektrisikos. Wir wissen sehr wohl, dass Risiken unvermeidlich sind, manchmal können wir sie kontrollieren, aber manchmal entzieht es sich auch unserer Kontrolle, so wie es Murphy's Law besagt. Als Projektmanager müssen wir, jenseits von Präsentationen, Excel-Tabellen und Zeitplänen, die Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus im Auge behalten und managen. Noch wichtiger als die grobe Planung ist unsere Einstellung zum Risiko.
Betrachten sie alle Risiken im Sinne von Murphys Gesetz und erstellen Sie einen Fahrplan, um das Risiko entsprechend einzustufen. Risiken, welche nicht in unserer Kontrolle liegen, lassen wir außen vor.

Ein Projektleiter und sein Projektteam sollten immer wieder neue Ideen für ihre Projektaktivitäten adaptieren. Anstatt nur dem theoretischen Weg zu folgen, sollte man meiner Meinung nach die Situation beurteilen und die richtigen Werkzeuge aus dem Baukasten wählen, denn nur wer ständig lernt, kann ein guter Projektmanager werden. Wir müssen immer auf unseren Weg schauen und die Fähigkeit haben, vorherzusagen, welcher Weg richtig oder falsch ist. Das ist die Kunst eines Projektmanagers, die man nur aus eigener Erfahrung lernen kann.