Assistenz im Projektmanagement

Die Arbeitsweisen im Projektmanagement haben sich in den letzten Jahren stetig verändert. Seit dem agilen Wandel hat sich das Projektmanagement quasi neu erfunden. Gleichzeitig ändern sich die Anforderungen der Kunden ständig und viele Projektmanager sehen sich mit neuen Vertragsformen und neuen Aufgaben konfrontiert. Das Managen von Projekten ist nicht mehr die einzige Aufgabe. Projektmanager arbeiten häufig als Berater, Qualitätsüberwacher, Planer von Planungsprozessen, Lean-Manager oder als Ersteller von verschiedenen Konzepten, die den Bauherren oder Auftraggebern die Arbeit erleichtern sollen. Hinzu kommt, dass die meisten Projekte heute agil abgewickelt werden. Was bedeuten all diese Veränderungen für die Assistenz im Projektmanagement?

Assistenten spielen seit jeher eine wichtige Rolle in der Projektarbeit. Kaum ein Projektmanager oder ein Projektteam kann allein schon aus Gründen der Arbeitsbelastung auf eine Assistenz verzichten. Die ideale Assistenz unterstützt ihre Vorgesetzten und Führungskräfte mit lösungsorientierten Ansätzen und leistet permanent organisatorische Hilfestellung nach innen und außen. Auch die Assistenz musste sich in den letzten Jahren mit dem Thema Agilität auseinandersetzen. Das liegt einfach daran, dass agiles Vorgehen mittlerweile in vielen Unternehmen angewendet wird und sich durch die verschiedenen agilen Ansätze auch die Arbeitsschritte und Abläufe in den Teams und im gesamten Unternehmen verändert haben. Bei der Suche nach der passenden agilen Herangehensweise für ein Unternehmen oder ein Projekt kann die Assistenz eine entscheidende Rolle spielen, da ihre Fachkompetenz sicherlich auch gefragt ist.

Für die Assistenten bedeutet dies, dass sich Expertise im Bereich Agilität auszahlt. Schon bei der Auswahl einer Methode oder eines Frameworks für ein bestimmtes Projekt ist die Erfahrung der Assistenz gefragt. Die Assistenz merkt oft als erste, wenn Vorgehensweisen und Prozesse nicht zum Projekt passen. Unstimmigkeiten zeigen sich in der Dokumentation, in komplizierter Kommunikation und im Umgang mit Tools. Assistenten, die bereits in agilen und klassischen Projekten gearbeitet haben, liefern in der Regel wertvollen Input, wenn es um die Wahl der Methode geht. Die Expertise der Assistenz beschränkt sich aber nicht nur auf die Vorbereitung von Projekten. Gute Assistenten, die sich sowohl in agilen als auch in klassisch gemanagten Projekten zu Hause fühlen, werden händeringend gesucht. Wer sich in diesem Bereich bewerben will, tut gut daran, sich in agilen Ansätzen weiterzubilden. Das kommt bei den Entscheidern gut an. Wer in der Assistenz fit sein will, sollte sich auch in Sachen Soft Skills weiterbilden. Empathie, Motivation und Wertschätzung anderer sind Fähigkeiten, die eine gute Assistenz selbstverständlich mitbringen muss, auch wenn sie vielleicht nicht in der Stellenbeschreibung stehen.

Der fachliche Hintergrund ist wichtig, aber letztlich ist die Praxis entscheidend. Wie werden agile Ansätze im Projektalltag angewendet und umgesetzt? Hier muss die Assistenz sogar eine Vorreiterrolle einnehmen und die einzelnen Manager und Teammitglieder anleiten. Letztlich ist es die Assistenz, die durch das Zusammenstellen von Zahlen, Tabellen, Berichten und Informationen immer wieder den Anstoß gibt und die entsprechenden Impulse setzt. Gerade in kritischen Projektsituationen muss sich jeder Projektmanager auf die Assistenz verlassen können und die richtigen Informationen zur richtigen Zeit auf dem Tisch haben. Vertrauen ist hier ein Schlüsselbegriff, denn der Projektleiter muss bestimmte Aufgaben einfach loslassen und delegieren. Als Projektmanager sollten Sie Assistenzaufgaben auf jeden Fall abgeben und Sie sollten keine unnötige Zeit damit verbringen, die Assistenz zu prüfen und zu hinterfragen. Nutzen Sie diese Zeit für Ihre Kernaufgaben. Und die Assistenz? Auch hier ist Vertrauen gefragt, aber auch ein hohes Maß an Disziplin, Genauigkeit und ein nahezu perfektes Ablagesystem, um alles im Handumdrehen wiederzufinden.

In diesem engen Vertrauensverhältnis ist eine enge Zusammenarbeit unerlässlich. Als Projektmanager werden Sie täglich viel mit Ihrer Assistenz kommunizieren. Vergessen Sie nicht, die Assistenz in das Projektgeschehen einzubeziehen. Die fünf Minuten, die Sie täglich investieren, um die Assistenz auf dem Laufenden zu halten und sie darüber zu informieren, was gerade ansteht, welcher Schritt abgeschlossen ist und auf welche Mitteilung oder Information noch gewartet wird, können am Ende Stunden unnötiger Sucharbeit ersparen. Ist die Assistenz über alle wichtigen Vorgänge im Projekt informiert, kann sie entsprechend reagieren und Prioritäten besser setzen. Es erspart Ihnen viel Zeit und Nerven, wenn die Assistenz einschätzen kann, welche Informationen wesentlich sind und sofort an Sie weitergegeben werden sollten und welche noch bis nach der Sitzung warten können. Die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Projektmanager kann über den Erfolg eines Projekts entscheiden. Dies ist nur einer der Gründe, warum sich beide Seiten um eine angenehme Arbeitsatmosphäre bemühen sollten. Im Interesse des Projekts und des gesamten Unternehmens, aber natürlich auch im Interesse der eigenen Gesundheit. Wer will schon acht Stunden Stress haben, wenn auch eine zielorientierte und fruchtbare Zusammenarbeit möglich ist. Eine optimale Zusammenarbeit zwischen Projektmanager und Assistenz wirkt sich zudem positiv auf das gesamte Arbeitsklima und alle Projektbeteiligten aus.

Die Projektassistenz spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Sie unterstützt den Projektmanager und das Projektteam bei administrativen Aufgaben, organisiert den Arbeitsablauf und sorgt für einen reibungslosen Workflow. Die Projektassistenz ist aber mehr als nur administrative Unterstützung. Sie kann entscheidend dazu beitragen, dass Kommunikation und Koordination reibungslos funktionieren. Mit ihrem Organisationstalent behält sie den Überblick über Termine, Ressourcen und Dokumente und trägt so maßgeblich zur effektiven Planung und Umsetzung von Projekten bei.