19.07.2019 - Im Manager Magazin online schreibt Alexander Galdy über Fehler im Projektmanagement. Jeder, der im Projektmanagement beschäftigt ist, kann auf Anhieb eine Reihe von typischen Problemen nennen, die auf Fehler im Projektmanagement zurückzuführen sind und die immer wieder auftreten. Für seinen Artikel hat Alexander Galdy 14 typische Fehler aus dem IT-Projektmanagement gewählt, die ihm besonders wichtig erscheinen und er möchte anderen Projektmanagern Tipps für die Vermeidung dieser Fehler geben. 

Zu Beginn seines Artikels im Manager Magazin verweist Galdy darauf, dass in der IT nur ein Drittel aller Projekte überhaupt zu einem erfolgreichen Abschluss geführt werden. Fehler können also verheerende Folgen haben. Als einen der Hauptfehler sieht Galdy falsche Personalentscheidungen. Wer nicht die richtigen Fachkräfte für sein Projekt zur Verfügung habe oder zur Verfügung stelle, der habe nicht das nötige Know-how zur Hand und würde höchstwahrscheinlich scheitern. In Bezug auf IT sieht die Lösung für Galdy so aus, dass jeder Manager unbedingt die Skills wie auch die Verfügbarkeiten seines Personals überschauen muss. Der Knackpunkt liegt darin, die richtigen Menschen auf die verschiedenen Projekte so zu verteilen, dass jedes Projekt mit dem nötigen Know-how versorgt ist. Das ist natürlich oft eine Gratwanderung und eine Herausforderung. Unter den verschiedenen Modellen zur Verwaltung von Personal und Projekten gibt es diverse Ansätze. Flexibilität muss vorhanden sein, zum Beispiel immer dann, wenn ein wichtiges Projekt problematisch und kurzzeitig Verstärkung benötigt wird.

Erfahrung und Zertifizierung

Der zweite große Fehler, den viele Projektmanager immer wieder begehen, hängt mit dem Personal und den entsprechenden Personalentscheidungen zusammen. Galdy betrachtet das Fehlen eines erfahrenen PM, der das gesamte Projekt steuert und im Auge behält, als entscheidend für den Misserfolg eines Projektes. In diesem Zusammenhang hebt Galdy auch die Bedeutung einer Zertifizierung hervor. Ein Projektmanager mit einer langjährigen Erfahrung und einer Zertifizierung im Bereich des Projektmanagements kann seiner Erfahrung nach einfach besser den Überblick behalten und verhindern, dass das Projekt außer Kontrolle gerät. Mitarbeiterführung, interdisziplinäre Koordination und Risikomanagement sind für eine erfahrene Fachkraft selbstverständlich. Kenntnisse im Bereich der Finanzplanung sind ebenso von Nöten wie technisches Verständnis.

Methodik, Standards und Änderungen

Für Galdy besteht der dritte verheerende Fehler in einem Mangel an Methodik. Eine Methode zu haben bedeutet, gewisse vordefinierte Standards zu Grunde zu legen. Nur wer zu Anfang eine Vorstellung davon hat, welches Niveau erreicht werden soll, kann ein Projekt anhand dieser Standards erfolgreich zu Ende bringen. Methoden und Standards machen daher einen großen Teil der Ausbildung und Zertifizierung von Projektmanagern aus. Weiterhin nennt Galdy den gängigen Fehler, zu viele Prozesse auf einmal anzustoßen. Dies gilt vor allem in IT-Projekten. Galdy sieht hier Flexibilität als die Lösung. Fehlerquelle Nummer fünf sind Änderungen am Umfang des Projektes, die nicht ausreichend berücksichtigt werden. Werden Modifikationen nicht früh erfasst und eingearbeitet, explodieren Budgets und Zeitpläne werden nutzlos. Als Empfehlung wird angeraten, alle Änderungen ganz formal einzubringen, am besten mit einem bestimmten Formular, das vom Auftraggeber wie vom Manager unterschrieben wird. Auf diese Weise gibt es einen Überblick über alle Änderungen. Sie können zurückverfolgt werden und geraten nicht in Vergessenheit.

Wo stehen wir?

Im Folgenden fasst Galdy die Fehler zusammen, die sich daraus ergeben, dass der verantwortliche Projektmanager nicht weiß, wie der Status Quo des Projektes aussieht. Das ist nicht nur in IT-Projekten wichtig, sondern auch in anderen Bereichen ein Problem. In einem Bauprojekt ist es durchaus auch möglich, nicht zu wissen, wie der aktuelle Status ist, vor allem während der Studien- und Ausschreibungsphase oder der Abnahmen. Wer nicht weiß, was gerade Sache ist, kann unmöglich seine Ressourcen effizient planen. Hier helfen nur regelmäßige Briefings und der Einsatz von Planungssoftware. Viele Projektmanager neigen dazu, einzelne Probleme einfach zu ignorieren. Der Ansatz „Warten, bis sich das Problem von selbst löst“ hat so gut wie nie Erfolg. Kein Projektmanager sollte darauf vertrauen. Ein solcher Fehler kann horrende Kosten verursachen und den Zeitplan sprengen. Dazu kommt dann noch der Projektumfang, welcher vielfach nicht klar umrissen ist. Galdy führt diesen gängigen Fehler an, weil viele PMs sich – auch oft einfach aus Begeisterung und Tatendrang – in ein Projekt stürzen, ohne zunächst klar das Ziel definiert zu haben. Hierin verbergen sich zahlreiche Risiken. Ein erster Schritt in jedem Projekt (egal ob IT oder ein anderes) muss die Definition des Umfangs und der Ziele sein. Halten Sie am besten alles schriftlich fest. Nun muss auch noch der Fehler genannt werden, Beziehungen zwischen verschiedenen Projekten nicht zu erkennen. In der IT ist dies besonders gravierend, weil hier Projekte direkt ineinandergreifen, ohne dass dies für die einzelnen Bearbeiter auf den ersten Blick sichtbar ist. Als PM hat man also die Aufgabe, bereits in der Planung alle laufenden Projekte mit in die Studien zum neuen Projekt mit einzubeziehen. Holen Sie sich dazu Hilfe von den jeweiligen Projektbeteiligten. Flussdiagramme können ebenfalls hilfreich für die Visualisierung von Zusammenhängen sein.

Die besonderen Tücken im PM

Im letzten Abschnitt seines Artikels fasst Galdy verschiedene Fehler zusammen, die ihm immer wieder begegnet sind. Zunächst will er darauf hinweisen, dass Murphy's Law nicht gilt. Wer seine Projekte gut vorbereitet und die IT über alles auf dem Laufenden hält, muss nicht mit dem Supergau rechnen. Risikomanagement hat auf jeden Fall seine Berechtigung. Ein weiterer Fehler ist, es, kein Change Management zu betreiben. Neue Technologien müssen sanft und interaktiv eingeführt, nicht mit dem Vorschlaghammer verordnet werden. Als PM besteht eine der Hauptaufgaben oft darin, allen klar zu machen, dass die Veränderungen positiver Natur sind. Unvollständige Ablaufpläne sind für Galdy ein weiterer wichtiger Grund für das Scheitern von Projekten. Als Projektmanager sollte man stets genau wissen, wer was wann erledigen muss und welche Aufgaben auf welche anderen Aufgaben folgen. Ein Zeitplan ist also unabdinglich. Diesen muss aber nicht nur der PM in- und auswendig kennen – auch die Mitarbeiter müssen ihn verinnerlichen und stets Zugriff darauf haben. Deadlines müssen bekannt sein, um eingehalten werden zu können.
Mit den Deadlines sind wir dann auch bei Fehler Nummer 13: Unrealistische Deadlines führen oft zum Misserfolg. Hier muss jeder Projektmanager seine Mannschaft befragen, um dem Kunden oder der Geschäftsleitung keine nicht einzuhaltenden Zeitpläne vorzulegen. Oft stellt sich hier die Frage: Wollen Sie es schneller und teurer oder etwas später und günstiger haben? Es muss aber eine Entscheidung getroffen werden, damit die Deadline einhaltbar wird. Als letzten Fehler nennt Galdy Fachchinesisch. In der IT ist es besonders leicht für einen Techniker, einen Text zu formulieren, den kein Normalsterblicher versteht. Als PM besteht Ihre Aufgabe unter anderem darin, Fachaussagen zu „übersetzen“ und sie für Besprechungen mit Außenstehenden aufzubereiten.

Mit all diesen Fehlern, die sicher vielen von Ihnen auch passieren, will Galdy seine Mitstreiter nicht deprimieren. Der Artikel soll im Gegensatz Mut machen, diese Fehler fortan zu vermeiden – für ein besseres Projektmanagement.

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