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Organisation einer Projektübergabe / -übernahme

Organisation einer Projektübergabe / -übernahme 28.06.2017 - Die Problematik, dass viele Projekte nicht durchgängig vom gleichen Projektmanager von Anfang bis Ende betreut werden, kennt sicher jeder, der im Projektmanagement tätig ist. Vor allem bei komplexen Projekten von langer Dauer kommt es nicht selten vor, dass das komplette Team nach und nach getauscht wird. Auch bei internen Projekten kann es durch Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder einen Jobwechsel dazu kommen, dass ein Projektmanager sein Projekt abgeben muss und ein anderer es übernimmt. Wie man mit einer Projektübergabe umgehen sollte, kann man auch gut in einem Projektmanagement-Seminar lernen. Grundsätzlich geht es in einem solchen Seminar darum, die typischen Fehler bei der Übergabe beziehungsweise Übernahme zu vermeiden. 

Gründe für eine Projektübergabe

Generell sollte man unterscheiden, worin die Projektübernahme durch einen anderen Manager bzw. ein komplett anderes Team begründet liegt. Wenn das Projekt komplett gegen die Wand gefahren wurde und der Zeitplan nicht mehr einzuhalten ist, ist das Vertrauen zwischen Projektmanagement und Kunde sowie den beteiligten Firmen, verloren gegangen und die Atmosphäre negativ belastet. An diesem Punkt kommt es oft dazu, dass das Projektmanagement ausgetauscht wird. In das neue Management werden dann große Hoffnungen gesetzt.
 
Die zweite und weniger problematische Möglichkeit ist, dass ein Projektleiter oder ein Team aus irgendwelchen Gründen den Standort wechselt, ein anderes Projekt betreut oder in Rente geht. In beiden Fällen ist es von großer Bedeutung für die Atmosphäre, dass das neue Projektmanagement nicht ständig versucht, das alte Projektmanagement schlecht zu machen und dessen Fehler hervorhebt oder gar Dinge die nun nicht ganz rund laufen, auf das Verhalten des früheren Teams oder Managers schiebt. Das wäre nicht nur kontraproduktiv, sondern auch höchst unprofessionell. 

Schritte der Projektübernahme und -übergabe

Egal aus welchem Grund man ein Projekt übergibt oder übernimmt, sind folgende Schritte zu beachten: Zunächst empfiehlt sich für beide Seiten eine ausführliche Sichtung der vorhandenen Dokumente. Das schriftliche Erfassen der vorliegenden Pläne, Daten und Dokumente ist unerlässlich für einen professionellen Start. Verträge und Aufträge müssen erfasst werden. Vorangegangene Studien, Stakeholderanalysen, Projektzielanalysen, Risikoanalysen und andere Arbeiten des scheidenden Projektteams sollten wenn möglich dem übernehmenden Team zugänglich gemacht werden, damit die Ausgangslage erfasst werden kann. Alle Pläne, Datenblätter und Zeitpläne sollten übergeben werden. Auch Kostenschätzungen, Ressourcenplanungen und Teamübersichten können hilfreich sein für das übernehmende Team. 

Als zweiter Schritt ist ein Meeting zwischen dem scheidenden und dem neuen Team wichtig. Wenn es machbar ist, sollte mindestens ein Arbeitstag für die Übergabe und für persönliche Gespräche eingeplant werden. Zudem muss der neue Projektmanager das Projekt oder die Baustelle natürlich betrachten bzw. begehen, um sich ein Bild zu machen und gegebenenfalls die richtigen Fragen zu stellen. 

Als dritter Schritt muss der neue Projektmanager den Zeitplan genauestens prüfen und ihn gegebenenfalls mit dem Kunden zusammen überarbeiten. Eine Analyse der Frage, ob die Ziele erreichbar sind und der Zeitplan eingehalten werden kann, gilt als Kernstück der Projektübernahme. Für diese Aufgabe sollten etwa ein bis zwei Wochen eingeplant werden. Dieser neue Zeitplan, der im Idealfall von allen Beteiligten abgesegnet wird, wird bis Projektende die Messlatte sein, an der das neue Projektmanagement gemessen wird. Hier gilt es nicht nur, Verspätungen und Risiken zu erkennen, sondern auch konkrete Lösungen für die Probleme vorzuschlagen. Ein wichtiger Tipp für jeden Projektleiter, der ein „vorbelastetes“ Projekt übernimmt: Wenn möglich sollten die Gründe für das Scheitern oder das Aus-dem-Ruder-laufen des abgesetzten Projektmanagements gefunden und analysiert werden, damit dieselben Fehler nicht auch vom neuen Projektmanager gemacht werden. 

Mögliche Fehlerquellen erkennen

In vielen Projekten, die mit dem Austausch des Teams enden, sind die Ursachen zu einem großen Teil auch in einer mangelnden Kommunikation zu finden. Fehlende Informationen führen zu Missverständnissen und dann zu einem Vertrauensverlust und Unmut. Ein besonderes Augenmerk ist also auf die bisherigen Kommunikationsstrukturen zu legen, denn diese sollten dann natürlich verbessert werden. Die Risikoanalyse sollte gründlich überprüft und vielleicht auch vollkommen unvoreingenommen neu erstellt werden. Es lohnt sich auch immer ein Blick auf die Besprechungsprotokolle, um erkennen zu können, ob getroffene Entscheidungen konsequent umgesetzt werden konnten. Viele Probleme resultieren daraus, dass der Projektmanager zwar feststellt, dass etwas dringend ist oder erledigt werden muss, es dann aber an der Umsetzung mangelt. Was einen hervorragenden Projektmanager auszeichnet, ist, dass er nie vorschnell urteilt, vor allem in einer Situation, an der ein Vorgänger schon gescheitert ist. Überheblichkeit hilft in einer solchen Situation keinem weiter und ist unprofessionell. Vom Projektmanagement wird nun auch verlangt, das neue Team zu motivieren und es in dieser schwierigen Lage zu Höchstleistungen anzutreiben.
 

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