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Tipp für PM-Einsteiger: Projektumfang festlegen (In und Out)

Tipp für PM-Einsteiger: Projektumfang festlegen (In und Out) 03.05.2017 - Bei einem Projekt – egal welchen Umfangs – ist es wichtig, Missverständnisse soweit wie möglich zu vermeiden. Viele entstehen dadurch, dass manche Beteiligten falsche Erwartungen an das jeweilige Projekt haben. Um sicher zu stellen, dass alle von den gleichen Voraussetzungen ausgehen und sich unter der Realisierung und der Zielsetzung des Projekts mehr oder weniger dasselbe vorstellen können, ist es hilfreich von Anfang an festzulegen, was zum Teil des Projekts ist und was nicht. Der Projektumfang muss klar umrissen sein. Diese Maßnahme wird im Projektmanagement-Jargon oft als „In-Out Definition“ oder als „In and Out Rahmen“ bezeichnet.
 
Was ist der In and Out Rahmen?
 
Der Projektumfang oder Projektrahmen muss festgelegt werden. Dabei werden die Inhalte aufgelistet, die im Zuge des Projekts behandelt werden sollen. Es kann auch helfen, einmal schriftlich zu fixieren, was genau kein Teil des Projekts ist. Diese beiden Listen lassen sich entweder tatsächlich in Form von Listen darstellen oder auch grafisch mit einem Kreis, der all das umfasst, was zum Projektrahmen gehört, während außerhalb des Kreises einige Stichworte das aufführen, was nicht zum Projekt gehört.
Diese Definitionen können sich vor allem in der Startphase oder Studienphase noch teilweise ändern oder verschieben. Die In und Out Analyse kann in der Vorbereitungsphase dabei helfen zu definieren, was von dem Projekt überhaupt erwartet wird. So können auch Angebote präziser erstellt und Aufträge zielgerichteter erteilt werden. Am Tag der Vertragsunterzeichung aber sollte der genaue Umfang feststehen, damit die Projektmanager gleich damit beginnen können, sich auf die richtigen Aspekte und Themen zu konzentrieren.
 
Vor- und Nachteile der Methode
 
Einer der Vorteile der Methode ist sicherlich, dass ihre Realisierung wirklich einfach ist. Niemand muss besondere Fachkenntnisse mitbringen, um mit den anderen Beteiligten über den Projektumfang zu diskutieren. Der Umfang des Projekts kann vom Projektmanager kurz vorgestellt und dann betrachtet und analysiert werden. Der Auftraggeber kann seine Ziele und Erwartungen nennen und die anderen Parteien, so auch das Projektmanagement, können Vorschläge machen, wie und mit welchen Methoden diese Ziele erreicht werden sollen. So entsteht schnell eine Vorstellung dessen, was Teil des Projekts sein muss und was nicht. Auch ein festgelegtes Budget kann den Rahmen festlegen oder einschränken und in diese Überlegungen mit einbezogen werden. Zu den Nachteilen dieser Methode gehört sicherlich, dass vor allem bei sehr komplexen Projekten dieser Rahmen nur schwer zu definieren ist, weil eine Auflistung all dessen, was Teil des Projektes ist, zu umfangreich wird und daher unübersichtlich werden kann. Wenn man zu sehr ins Detail geht, was manchmal nicht zu vermeiden ist, kann es schwierig werden, die Abgrenzung vorzunehmen. Zu lange Listen will zudem keiner lesen und so landen sie nur in der Schublade, statt ein hilfreiches Tool zu werden.
 
Ablauf der In and Out Rahmensetzung
 
Am einfachsten ist es wohl, den Auftraggeber oder Bauherrn sowie das komplette Team an einem Tisch zu versammeln. Für die Moderation der Übung bietet sich der Projektmanager an. Der Projektmanager wird dann alle Vorschläge und Ideen festhalten und am Ende auch die Zusammenfassung verschicken. Zunächst wird eine Grafik gezeichnet, die allen im Team verdeutlicht, um was es geht. Nun werden alle aufgefordert, Aspekte zu nennen, die Teil des Projektrahmens sind. Diese werden beispielsweise in das Innere eines Kreises geschrieben. Es kann sich hierbei um Ziele, Prozeduren, Budgets oder Zahlen etc. handeln. Schließlich sollen auch Dinge benannt werden, die explizit nicht zum Projektumfang gehören. Diese werden außerhalb des Kreises notiert. Es können hier zum Beispiel Ziele genannt werden, die von anderen Projekten verfolgt werden und Aufgaben, die aus verschiedenen Gründen nicht zum Projekt gehören. Selbstverständlich bleibt hier Raum für Diskussionen. Am Ende sollten sich jedoch alle Beteiligten über den gemeinsam abgesteckten Rahmen einig sein.
 
Ein paar Tipps
 
Als Verantwortlicher für das Projektmanagement sollte man gezielt die Moderatorenrolle übernehmen und diese auch nutzen, um die Aufmerksamkeit auf bestimmte Themen zu lenken. Daher sollte man sich im Vorfeld schon ein Bild davonmachen, was man im Kreis und außerhalb des Kreises stehen könnte.
So kann man Stichworte geben, um die Diskussion am Laufen zu halten und sicherzustellen, dass an alle wichtigen Aspekte gedacht wird.
Als Projektmanager müssen Sie am Ende der klärenden Sitzung die Ergebnisse noch einmal zusammenfassen. Wenn Sie keine Fotografie des Brainstorming-Resultats verschicken möchten, sollten Sie eine gut strukturierte Liste zu verfassen. Aufgrund dieser Aufstellung kann dann auch sehr einfach ein Angebot für die Leistungen des Projektmanagers erstellt oder eine Projektbeschreibung verfasst werden. Die In und Out Analyse dient also auch als Gedankenstütze für andere Aufgaben. 

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