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Clever Projektziele definieren

Clever Projektziele definieren 11.04.2017 - Verschiedene Studien haben unabhängig voneinander schlecht bzw. ungenau definierte Projektziele als einen der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten genannt. Besonders wichtig für jeden Projektmanager ist die Erkenntnis, dass die Zieldefinition über das Gelingen oder Scheitern eines Projektes entscheiden kann, weil die clevere Definition von Zielen ganz in den Händen der Projektmanager liegt. Bei unzureichenden Ressourcen oder einem nicht ausreichenden Budget für die Fertigstellung ist es für den Projektmanager oft schwer, eine Lösung zu finden, aber was die Ziele und ihre Formulierung angeht, kann er sich von Anfang an gut vorbereiten und so verhindern, dass Probleme im Projekt überhaupt erst entstehen.
 
Formulierung von Zielen
 
Ein Beispiel aus dem Bereich des Handels für ein ungenau definiertes Ziel wäre: "Der Umsatz soll gesteigert werden". Das ist natürlich ein Ziel, aber sicherlich kein clever formuliertes. Woran liegt es, dass eine solche Formulierung im Projektmanagement nicht hilfreich ist? Um das Ziel, den Umsatz zu steigern, zu einem clever formulierten Ziel zu machen, müssen viele weitere Faktoren ergänzt und ausformuliert werden. Die Steigerung muss näher definiert werden, sonst bedeutet am Ende vielleicht schon eine Steigerung um nur ein Zehntel Prozent das Erreichen des Ziels. Es muss klar sein, auf welchem Niveau der Bezugsumsatz liegt und wie hoch die Steigerung ausfallen soll. Zudem muss genau erläutert werden, mit welchen Maßnahmen der Umsatz gesteigert werden soll und welche Produkte oder Sortimente eine Umsatzsteigerung erfahren sollen. Es ist zudem von Bedeutung, einen Zeitraum für das Erreichen des Ziels festzulegen, sonst ist es letztendlich unmöglich, zu überprüfen, ob das Ziel erreicht wurde.
Anhand dieses einfachen Beispiels wird deutlich, dass verschiedene Parameter es für eine clevere Zielformulierung klar und ausführlich umrissen werden müssen. Auch bei allen anderen Projekten müssen nicht nur die abstrakten Zielvorgaben, sondern auch Zeitraum, Budget, Ressourcen, Messkriterien und Qualitätsansprüche möglichst unmissverständlich definiert sein.
 
Tipps zur Zielformulierung umsetzen
 
Zielformulierungen können auch in bestimmten Projektbereichen wie im Monitoring eingesetzt werden, um besser überblicken zu können, wie sich das jeweilige Projekt entwickelt. Statt einfach nur als Ziel festzuhalten, dass der Fortschritt dokumentiert und überwacht werden soll, muss etwas ausführlicher formuliert werden. Bei der Forderung nach einer Dokumentation des Projektfortschrittes handelt es sich im Grunde überhaupt nicht um ein Ziel des Projektes, denn die Dokumentation erfolgt ja im Rahmen der Projektentwicklung und -durchführung und ist damit eher ein Werkzeug als ein Ziel. Wenn jedoch die lückenlose Dokumentation des Projektfortschrittes zu den Zielen gehören soll, dann muss genau festgehalten werden, mit welchen Methoden diese erfolgen soll, wer sie durchführt, in welchem Rhythmus und vor allem wie umfangreich und detailliert sie erfolgen muss, um den Ansprüchen des Kunden zu genügen.
 
SMART Ziele definieren.
 

Vom Prinzip der cleveren Zieldefinition mit SMART haben die meisten Projektmanager schon etwas gehört. Viele denken vielleicht, dass es sich dabei um einen alten Hut handelt, aber das SMART Prinzip hat nichts an Aktualität eingebüßt. Wer also seine Ziele für sein Projekt überprüfen will, der sollte sich die smarten Kontrollfragen stellen.

Im Akronym SMART steht das S für spezifisch. Ist mein Ziel spezifisch genug formuliert? Steht fest, wer das Ziel erreichen soll, in welchem Zeitraum, welche Kriterien erfüllt werden müssen und mit welchen Methoden das Ziel erreicht werden soll?

Das M steht für die Messbarkeit. Stellen Sie sicher, dass klar ist, woran das Erreichen des Ziels gemessen werden soll, mit welchen Methoden und anhand welcher Messwerte. Immer wenn es um eine Senkung oder Steigerung geht, die erreicht werden soll, so sind minimale oder maximale Vorgaben in konkreten Prozentzahlen von Bedeutung, um die Frage der Zielerreichung eindeutig beantworten zukönnen.
 
Das A in SMART steht für gleich mehrere Begriffe und in verschiedenen Fachartikeln findet man hier unterschiedliche Interpretationen. A kann demnach für Aktivität, für Angemessenheit, für Ambitionen, Attraktivität oder Akzeptanz stehen. Wird mein Projektziel von allen Beteiligten als solches akzeptiert und wirkt es damit motivierend (kann also Ambitionen wecken)? Ist meine Zieldefinition dem Projektumfang und dem Projekt im Allgemeinen angemessen? Ist mein Projektziel attraktiv und animiert es die Beteiligten, aktiv zu werden, um es zu erreichen?
 
Das R steht für die Frage danach, ob das Ziel realistisch ist. Jedem Projektmanager ist klar, dass alle Ziele realistisch sein müssen, um überhaupt eine Chance zu haben, sie erreichen zu können. Trotzdem ist diese Frage im smarten Fragenkatalog wichtig, weil viele Projektmanager immer wieder den Fehler machen, sich unrealistische Ziele zu setzen oder unrealistisch gewordene Zielvorgaben trotz besseren Wissens beizubehalten. Fragen Sie sich also in regelmäßigen Abständen immer wieder ganz bewusst, ob Ihre Ziele noch erreichbar sind.
 
Der letzte Buchstabe in SMART, das T, steht für terminiert und terminierbar. Bei diesem Aspekt geht es um die Frage, in welchem Zeitraum ein Ziel erreicht werden soll.
 
SMART Ziele festlegen und erreichen
 
Wer im Projektmanagement mit SMART arbeitet, der sollte zwar immer die oben genannten Kontrollfragen im Hinterkopf haben, muss sich aber auch im Klaren sein, dass Ziele nicht starr sein können, sondern oft auch flexibel sein müssen. Es müssen nicht immer alle Kriterien von SMART erfüllt
sein. Anhand der SMART Fragen können Sie jedoch stets Ihre Ziele hinterfragen und überarbeiten, ohne etwas Wichtiges zu vergessen. In welcher Form Ziele definiert werden, ist projektabhängig. Vor allem bei größeren Projekten ergibt es jedoch Sinn, Die Zielvorgaben in einem bestimmten Gremium im Projektmanagement und unter Umständen mit dem Kunden zu wiederholen und zu überdenken beziehungsweise anzupassen.

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