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Diplomatisch und wirkungsvoll Feedback geben

Diplomatisch und wirkungsvoll Feedback geben 14.02.2017 - In einem Projektteam oder in einer Gruppe, die an einem gemeinsamen Projekt arbeitet, ist es wichtig, dass Höflichkeit und gegenseitiger Respekt das Arbeitsklima bestimmen. Trotz guter Zusammenarbeit kann es immer mal wieder nötig sein, Kritik, Lob und allgemeines Feedback zu geben. Wie dies in diplomatischer und motivierender Weise möglich ist, lernen Projektmanager in der Theorie. Jeder Projektmanager muss das Feedback-Geben aber auch in der Praxis erproben, denn gerade Diplomatie ist etwas, das schlecht theoretisch zu vermitteln ist.
 
Unangenehmes Feedback geschickt verpacken
 
Natürlich ist eine Kritik im beruflichen Umfeld nicht mit einem Ratschlag im Privatleben vergleichbar und die Schranken und Distanzen zwischen Kollegen und Projektbeteiligten sind anders als die im privaten Leben. Trotzdem sind die Techniken, wie man am besten und am wirkungsvollsten Kritik und Verbesserungsvorschläge übermittelt, überall gleich. Das wichtigste Ziel eines jeden Feedback-Gesprächs, egal ob es um größere Unzulänglichkeiten oder kleine Verbesserungsvorschläge geht, ist es, sich auf das Positive zu konzentrieren. Das mag zunächst verwirrend klingen, aber sowohl im privaten Umfeld als auch im Projektmanagement ist es wichtig, alle Beteiligten bei der Stange zu halten, ihre Motivation zu stärken und keine negative Stimmung aufkommen zu lassen. Die Strategie eines wirkungsvollen Feedbacks ist es also, die negativen Nachrichten in positive Feedback zu verpacken.
 
Das Sandwich Prinzip für Feedback im Projektmanagement
 
Wenn zum Beispiel eine Beurteilung der bisherigen Arbeit ansteht, sollte der Projektmanager, der sich den Projektstand ansieht, zunächst herausstellen, was positiv ist, also was bisher gut gelaufen ist. Die einleitenden Kommentare sollten also immer das hervorheben, was gut und richtig ist. Der Angesprochene hat also auf diese Weise einen positiven Einstieg in das Gespräch und fühlt sich wertgeschätzt. Seine eventuellen Unsicherheiten sind damit beseitigt und er kann sich auf die nächsten Schritte konzentrieren. Nachdem er gehört hat, dass er generell gute Arbeit leistet, wird er auch in der Lage sein, eine Kritik zu verkraften oder einen Vorschlag für eine Verbesserung anzunehmen. In einem zweiten Schritt können nun Verbesserungsvorschläge und Ratschläge für die nächsten Schritte formuliert werden. Die Kritik sollte immer sachlich vorgebracht werden und auch ganz konkrete Ideen für Verbesserungen enthalten. Da die fachliche Ebene meist zwischen Projektmanagement und anderen Beteiligten gleich ist, kann in dieser Gesprächsphase sehr fachlich und gezielt diskutiert werden. Gemeinsam ist es schließlich am einfachsten, eine gute Lösung und eine optimale Weiterführung des Projektes auszuarbeiten. Enden sollte das Feedback-Gespräch dann wieder mit einem positiven Aspekt, um wieder die positive und motivierende Stimmung hervor zu heben. Als Sandwich-Prinzip bezeichnet man diese Technik der Kritikverarbeitung, weil zwischen zwei Lagen von weichen, angenehmen Informationen die sachlichen und fachlichen und teils etwas schwerer zu verdauenden Themen eingebettet werden.
 
Die Basis, das untere „Stück Brot“ des Feedback-Sandwiches bildet ein Lob. Es folgt das eigentliche Thema, eine Kritik oder ein Verbesserungsvorschlag, der Belag des Sandwiches. Die zweite Scheibe Brot ist der grundsätzlich positive Ausblick auf die Zukunft, die Projektmanager und alle anderen Beteiligten zusammen verfolgen wollen.
 
Ich-Botschaften als diplomatische Kritik
 
Wer im Projektmanagement seine Kritik diplomatisch gestalten will, der sollte gewisse rhetorische Fertigkeiten besitzen und auf die Feinheiten seiner Ausdrucksweise achten. Es ist auch bei geringen Kritikpunkten immer wichtig, die kritischen Anmerkungen in Form solcher Ich-Botschaften zu formulieren. Das bedeutet, dass der Projektmanager dem Angesprochenen immer mitteilt, wie er die Situation sieht, wie er die Probleme einschätzt und wie er die Chancen zur Verbesserung sieht. Es sollte nie heißen "Das hast Du falsch gemacht", sondern vielmehr "Ich hatte den Eindruck, dass das nicht zielführend war" oder "Ich könnte mir vorstellen, dass die Methode Y besser funktioniert, als die Methode X". Auf diese Weise wirkt die Kritik weniger wie ein Angriff und bezieht auch denjenigen, der kritisiert wird, in den Prozess zur Verbesserung mit ein. Der Projektmanager muss jedoch immer "Klartext" reden und die Kritik sachlich und konkret vorbringen. Im Projektmanagement ist es wichtig, dass der Projektmanager die Wahrheit sagt.
 
 
 
Positive Aspekte finden ist nicht immer möglich
 
Wenn es wirklich nichts Positives hervorzuheben gibt, dann ist es für den Projektmanager schwierig, das Sandwich-Prinzip anzuwenden. Im Projektmanagement muss man vielfach kreative sein und daher wird sich sicherlich etwas finden, das nicht schiefgegangen ist, auch wenn das schon lange zurückliegt. Man könnte zum Beispiel darauf hinweisen, dass der Projektstart gut vollzogen wurde aber dass danach einiges in die falschen Bahnen gelaufen ist. Als positiver Aspekt kann auch einfach die Tatsache dienen, dass man hier im Rahmen von Projektmanagement und Projektsteuerung zusammengefunden hat, um die Probleme aus dem Weg zu schaffen und gemeinsam anzugehen. Gerade dieser Hinweis kann sehr motivierend sein, wenn das Projektmanagement im Allgemeinen davon ausgeht, dass das Projekt auf seine Beteiligten vertrauen kann und mit ihnen allen zum Ziel gelangen möchte. Das generiert Motivation und Vertrauen. Genau auf dieses Vertrauen muss im letzten Satz des Gespräches wieder hingewiesen werden. "Gemeinsam bekommen wir das hin!" oder "Mit den besprochenen Maßnahmen werden wir gemeinsam unser Ziel erreichen!". Vertrauen ist hier ausschlaggebend.

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