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Projektmanagement: Ohne Netz und doppelten Boden

Projektmanagement: Ohne Netz und doppelten Boden 12.12.2016 - Der Erfolg eines Projekts steht und fällt mit einer sinnvollen Planung. Viele Köche verderben nicht immer den Brei, denn entgegen des bekannten Sprichworts ist es gerade bei einem erfolgreichen Projektmanagement durchaus effektiv, mehrere Player an Bord zu haben. Nur so ist gewährleistet, dass die einzelnen Schritte des Projekts und der Zeitplan eingehalten werden können. Ein Ausfall – und schon könnte die Fortsetzung gefährdet sein, wenn man zu eigenbrötlerisch plant. Teamarbeit ist hier gefragt und das gute Gelingen hängt nicht zwangsläufig davon ab, ob sich einzelne Kollegen mögen oder nicht.
 
Im Fokus steht – im Sinne aller Beteiligten – der zeitgerechte Abschluss des Projekts. Das bringt Lorbeeren, Anerkennung und letztendlich auch persönliche Befriedigung.
 
Motivation allein ist gut, aber um Ziele zu erreichen, sollte diese bis zum Ende anhalten und nicht nur von einigen wenigen motivierten Mitarbeitern gestemmt werden.
 
Projektarbeit ist in größeren Unternehmen längst zum Pflichtfach geworden. Früher noch belächelt sind zeitlich befristete Projekte gang und gäbe. Bereits die Hälfte der Arbeitszeit einer Woche inkludiert projektorientiertes Arbeiten im Team. Transparenz, Effizienz und Optimierung sind die Keywords mittelständischer Unternehmer, während die der Mitarbeiter Leistung, Motivation und erfolgreiches Tagesgeschäft lauten. Schon ein Rädchen, das zögerlicher läuft, könnte den gemeinsam angestrebten Projekterfolg gefährden. Die Führungskräfte dürfen nicht nur Leistung verlangen, sondern haben eine nicht zu unterschätzende Vorbildfunktion.
 
Sind Ziele nicht schwierig festzuhalten?
 
Klar definierte Ziele sind entscheidende Faktoren für funktionierendes Projektmanagement. Wer nicht weiß, was er wann und wie erreichen möchte, wird nicht ans Ziel gelangen. Flexibilität ist gut, denn selbst im besten Projektplanungsteam kann es zu unerwarteten Schwierigkeiten kommen.  
 
Rasches, fokussiertes Reagieren ist dann gefragt und auch hier sind Stakeholder und Führungskräfte wichtige Anker in solch heiklen Prozessphasen. Nicht nur die Ziele müssen in einem gut abgesteckten Rahmen liegen. Der Kostenfaktor sowie die erforderliche Zeit sind ebenso wichtig und müssen in einem gut geplanten Projekt jederzeit ersichtlich sein. Schließlich sollte das Projektende einer Überleitung in das Tagesgeschäft vorausgehen und die Mitarbeiter im Unternehmen die ihnen zugewiesenen Aufgaben dann problemlos fortführen.
 
Follow me!

 
Die regelmäßige Einbindung der Führungskräfte in einem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, aber dazu braucht es eine fortlaufende Informationsweitergabe an die Führungskraft. So ist diese jederzeit über etwaige Engpässe oder mögliche Probleme frühzeitig informiert oder kann notwendig gewordene zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Jeder, der in irgendeiner Form am Erfolg des Projekts interessiert ist, sollte in diesen Prozess eingebunden werden. So schaltet man Störfaktoren und Quertreiber aus, die das Projekt oder einzelne Projektschritte gefährden könnten. Sind alle Stakeholder involviert, sollte es im Interesse jedes Teilhabenden keine Krisen geben. Jede Teilhabe einer Person fordert diese auf, sich zu engagieren und selbst mitzuwirken, in welcher Form auch immer. Das stärkt nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern steigert auch die Motivation dieses Projekt mit allen beteiligten Personen zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
 
Talk to me!
 
Miteinander zu kommunizieren kann wahre Wunder bewirken, egal in welchem Kontext. Gerade im Prozessmanagement ist die Wichtigkeit einer transparenten Kommunikation zwar klar, aber nicht unbedingt leichter in die Realität umzusetzen. Vieles geht im beruflichen Alltagsstress unter, führt aber letztendlich zu ungeplanten Unstimmigkeiten, Verständnisproblemen oder Missverständnissen. Negative Kommunikation schadet jedem engagierten Projektteam. Also sollte man darauf achten, alles zu kommunizieren und rechtzeitig zu reagieren, wenn Fragen offen bleiben.  Hier ist auch die Führungskraft gefragt, um solche Krisen gekonnt zu umschiffen.
 
Teamwork - Teamplayer: Allein geht's nicht immer schneller!
 
Je besser das Team aufeinander eingespielt ist, desto besser? Nicht zwangsläufig, denn oftmals bringen neue Teammitglieder neue Impulse mit ins Projekt und sind offener für mögliche Problemstellungen, die das vertraute Team als geringfügiger einschätzt. Je kleiner das Team ist, desto effektiver arbeitet es. Auch die Kommunikationswege sind bei weniger Personen leichter zu managen. Allerdings ist die richtige Anzahl der Projektbeteiligten abhängig vom jeweiligen Projekt und dessen Anforderungen. Eine Mischung aus Fachkompetenz und Sozialkompetenz ist ideal, um mögliche Teamkonflikte zu reduzieren. Hier hilft die klare Verteilung von Rollen und Aufgaben, die Konfliktquellen zusätzlich dämpft. Sollte es dennoch zu Konflikten kommen sind ein offener Austausch und faire Kommunikation unverzichtbar.
 
Selbstmanagement: Nicht immer ist "Sei dir selbst der Nächste" hilfreich!
 
Teamorientierte Mitarbeiter – Teamplayer – profitieren von ihrer Einstellung und schätzen den Austausch mit den Kollegen. Zug um Zug in eine gemeinsam angestrebte Richtung zu arbeiten kann sehr befriedigend sein: Vorausgesetzt, man hat sich selbst im Griff. Jeder hat zwar seine eigene Arbeitsweise, aber gerade bei projektorientierten Arbeiten ist ein gewisses Selbstmanagement unerlässlich. Nur so bekommt man seinen eigenen Aufgabenbereich in den Griff und kann dennoch in der Not auf Teamkollegen zurückgreifen. Ein stabiles Selbstmanagement spart wertvolle Ressourcen, von denen jeder im Team profitiert. Es ist doch ein schönes Gefühl, das Projekt tatkräftig zu unterstützen und ein geschätzter Mitarbeiter zu sein.
 
Sicher haben Sie in Ihrer Berufslaufbahn schon einige Fallstricke und Highlights rund um das Projektmanagement kennengelernt. Verraten Sie uns, worauf es Ihrer Meinung nach ankommt und schreiben Sie uns an info@iapm.net. Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen.

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