Umgang mit Zeit

Eine zentrale Rolle beim Selbstmanagement spielt der Faktor Zeit. Effizientes Zeitmanagement schont nicht nur die Gesundheit des Projektmanagers, sondern auch die Finanzen des Unternehmens. Denn schlecht organisierte Mitarbeitende arbeiten in der Regel ineffizient. Sie verschwenden bezahlte Arbeitszeit und verursachen ihrem Arbeitgeber auf diese Weise Kosten, für die dieser keine Gegenleistung bekommt.
Mit den folgenden drei Erfolgsfaktoren sind die Grundlagen für effektives Zeitmanagement schon auf den Punkt gebracht:
 

• Prioritäten setzen
• Nein sagen können
• Delegieren können

Diese Fähigkeiten kann man erlernen. Dazu gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln.

Prioritäten zu setzen bedeutet, Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen. In der Projektpraxis kann niemand alles schaffen, was wünschenswert wäre. Meist bleibt nur Zeit für das unbedingt Notwendige. Übertriebener Perfektionismus ist bei der Projektarbeit eher hinderlich. Allerdings müssen Projektmanager eine Menge Erfahrung mitbringen, um entscheiden zu können, wann eine Aufgabe gründlich genug bearbeitet ist.
Wer sich noch schwer damit tut, Prioritäten zu setzen, kann sich eine Matrix anlegen, in der allen Aufgaben pro Zeiteinheit (z. B. des nächsten Tages, der nächsten Woche oder des nächsten Projekts) Prioritäten zugeordnet werden. Dabei ist zu beachten, dass Aufgaben nach einem inhaltlichen Leistungsbezug (Wichtigkeit) und einem zeitlichen Bezug (Dringlichkeit) priorisiert werden können. Mit den Aufgaben kann dann wie folgt verfahren werden:
 

• hohe Dringlichkeit und hohe Wichtigkeit: sofort und selbst erledigen, 
• hohe Dringlichkeit und geringe Wichtigkeit: delegieren,
• geringe Dringlichkeit und hohe Wichtigkeit: Wiedervorlagesystem nutzen und neu sortieren,
• geringe Dringlichkeit und geringe Wichtigkeit: Aufgabe von der Liste nehmen. 

Basierend auf der sogenannten Eisenhower-Matrix, können die Prioritäten pro Aufgabe gesetzt werden:

Nein zu sagen kostet vielen Menschen Überwindung, weil sie Angst haben, sich dadurch bei Kollegen und Vorgesetzten unbeliebt zu machen. Sie verkennen dabei, dass es geradezu überlebensnotwendig ist, Nein sagen zu können. Wer das nicht schafft, wird es irgendwann mit dem Burn-out-Syndrom zu tun bekommen: Körper und Geist versagen den Dienst, ernsthafte körperliche und seelische Schäden drohen.
Nein zu sagen ist also nicht nur erlaubt, sondern ein Zeichen von Souveränität und von Projektmanagern gefordert. Wichtig dabei ist es, freundlich und bestimmt aufzutreten. Eine kurze Begründung wie etwa „Ich habe dafür leider gerade keine Zeit, weil ich Aufgabe X bearbeiten muss“ sollte genügen. Am besten schlagen Sie demjenigen, der Ihnen die Zusatzaufgabe übertragen wollte, einen Alternativtermin oder einen Kollegen vor, der einspringen kann, um die Aufgabe kompetent zu bearbeiten.

Aufgaben zu delegieren ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von (Selbst-)Managementfähigkeit und Führungsstärke. Wer alles selbst erledigt, ist vielleicht das eine oder andere Mal schneller, weil er sich umständliche Erklärungen und Korrekturläufe erspart. Doch irgendwann wird die selbst verordnete Arbeit jedem Projektmanager zu viel – und die Mitarbeitenden sind frustriert, weil sie spüren, dass man ihnen nicht zutraut, diese Aufgaben zu übernehmen.
Aufgaben zu delegieren nützt Ihnen in vielerlei Hinsicht:
 

• Sie haben mehr Zeit für die Aufgaben, die kein anderer erledigen kann.
• Delegation ist ein Motor für Motivation und Qualifizierung der Mitarbeitenden.
• Die Produktivität der Organisationseinheit (z. B. Team, Abteilung) wird erhöht.
• Es gibt weniger Ausfälle durch Überarbeitung der Leistungsträger.
• Bei Ausfällen der Leistungs- und Wissensträger können Kollegen die Aufgaben problemlos übernehmen, weil sie schon eingearbeitet sind.

Sie sollten sich allerdings davor hüten, Aufgaben, die Sie selbst aus Gründen persönlichen Zeitdrucks nicht bewältigen können, ohne Absprache Ihren Mitarbeitenden aufzubürden. Denn sie leiden möglicherweise ebenso unter einer starken Arbeitsbelastung. Die Aufgabenverteilung sollte daher am besten gemeinsam erfolgen. Dabei müssen Sie Ihren Mitarbeitenden verständlich machen, dass jeder Nein sagen kann, wenn er sich überlastet fühlt, ohne Restriktionen erwarten zu müssen. Die Fairness gebietet auch, dass Aufgaben, die man selbst nicht gerne bearbeitet, nicht an Rangniedrigere abgeschoben werden.
Um zu erkennen, welche Aufgaben sich delegieren lassen, kann die Prioritätenmatrix einfach um zwei Spalten ergänzt werden.

Delegieren Sie Aufgaben, dann müssen Sie
 

• Ihren Mitarbeitenden die Aufgabe genau erklären,
• deren Sinn und Ziel deutlich machen,
• nachfragen, um zu sehen, ob die Mitarbeitenden alles verstanden haben,
• gemeinsam mit den Mitarbeitenden einen Abgabetermin festlegen,
• zu vereinbarten Stichtagen den Fortschritt kontrollieren und Feedback geben,
• den Mitarbeitenden deutlich machen, dass sie bei außergewöhnlichen Ereignissen Status-,beziehungsweise Sofortberichte abgeben müssen,
• den Mitarbeitenden Spielraum für eigene Ideen und Methoden zur Bearbeitung lassen (nicht der Arbeitsstil ist wichtig, sondern das Ergebnis muss passen) und 
• die anderen Mitarbeitenden darüber informieren, wem Sie welche Aufgabe übertragen haben.

Hier finden Sie einige Tipps zum Umgang mit Zeit. Vergeudete Zeit ist unwiederbringlich verloren, deshalb ist es sinnvoll, Zeit in die Planung von Aufgaben zu investieren und potentielle Zeitdiebe zu erkennen. Große, unübersichtliche Aufgaben werden bewältigbar, wenn sie in kleine, überschaubare Häppchen aufgeteilt werden. Wie isst man einen Elefanten? Stück für Stück! Konzentrieren Sie sich immer auf eine Aufgabe, d. h. arbeiten Sie nur an einem Thema und schalten Sie Störquellen aus. Schalten Sie zum Beispiel den Anrufbeantworter ein, damit Sie nicht durch eingehende Anrufe unterbrochen werden. Weitere Tipps finden Sie nachfolgend.

Mittels einer Zeitinventur finden Sie heraus, wie Sie Ihre Zeit wirklich nutzen. Die Ergebnisse weichen meist von dem Gefühl ab, das Sie bezüglich Ihres Zeitmanagements haben. Hierfür können Sie mit einer Tabelle arbeiten:

Zuerst erstellen Sie eine Liste der durchgeführten Tätigkeiten für einen realistischen Zeitraum (z. B. eine Woche). Dann füllen Sie die Spalten A, B, C und D der Tabelle mit Ja oder Nein aus. Wenn Sie dies getan haben, notieren Sie die Gesamtdauer aller Tätigkeiten. Addieren Sie dann in jeder dieser Spalten die Dauern der Tätigkeiten, die mit "Nein" beantwortet wurden. Für die Auswertung gilt:
Sind mehr als zehn Prozent aller Tätigkeiten (Spalte A) unnötig? Dann sollten Sie mehr Aufgaben delegieren und Prioritäten setzen. Ist der Zeitaufwand für mehr als zehn Prozent der Tätigkeiten (Spalte B) zu hoch? Suchen Sie nach den Ursachen und versuchen Sie, den Zeitaufwand an den entsprechenden Stellen zu reduzieren. Ist die Durchführung von mehr als zehn Prozent der Aktivitäten (Spalte C) unangemessen? In diesem Fall sollten Sie Ihre Planung und (Selbst-)Organisation überarbeiten. Wenn bei mehr als zehn Prozent der Tätigkeiten (Spalte D) der Zeitpunkt ungünstig ist, sollten Sie Ihre Arbeitszeitplanung ändern.

Eine realistische Zeitplanung ist wichtig, denn sie hilft, die Zeitabschnitte sinnvoll zu strukturieren und den Überblick über die Projektbearbeitung zu behalten. Dadurch können Sie konzentrierter arbeiten, schieben weniger auf und sind weniger gestresst. Für die Zeitplanung bietet sich die ALPEN-Methode an. ALPEN ist ein Akronym, was sich aus den folgenden Stichworten zusammensetzt:
 

• A = Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
• L = Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen
• P = Pufferzeiten reservieren
• E = Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen
• N = Nachkontrolle (unerledigte Aufgaben in den Plan für den nächsten Tag übernehmen) 

Im Detail sieht die Methode wie folgt aus:

Sammeln Sie alle Aufgaben, die Sie erledigen wollen, an einer Stelle. Dazu eignet sich eine analoge oder digitale To-do-Liste. Schätzen Sie dann realistisch ein, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen. Um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen auszugleichen, planen Sie genügend Pufferzeiten zwischen den Aufgaben ein. Als nächstes priorisieren Sie Ihre Aufgaben und entscheiden, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen wollen. Am Ende des Tages überprüfen Sie, ob Sie alle geplanten Aufgaben erledigt haben und überlegen, ob die veranschlagte Zeit realistisch war und welche Verbesserungen Sie in Zukunft vornehmen können.
Die ALPEN-Methode kann helfen, Aufgaben systematisch zu planen und zu erledigen, um Zeit effizienter zu nutzen und Stress zu reduzieren.

Folgende Tipps sollen Projektmanagern helfen, ihre Arbeitszeit in den Griff zu bekommen:
 

• Erst denken, dann handeln (Ziel: nicht „zurückrudern“ müssen)
• Prioritäten setzen
• Auszeiten nehmen, um leistungsfähig zu bleiben
• Pünktlich sein, um die Kontrolle über alle Termine zu behalten
• Kalender mit Terminplan führen
• Schreibtisch aufräumen und Ordnung halten, um sich die Suche nach Informationen zu ersparen
• Tag früh beginnen
• Aufgaben in kleinen Schritten abarbeiten, anstatt ständig den riesigen Aufgabenberg vor sich zu sehen
• Überrecherchen vor Entscheidungen vermeiden
• Zeitlimit für Aufgaben setzen
• Nächsten Arbeitstag am Vorabend planen
• 40 Prozent Zeitpuffer pro Tag für Unvorhergesehenes und spontane Aktivitäten einplanen
• Störungen ausschließen (z. B. Tür schließen, Telefon ausstellen)
• Bei Routinearbeiten Checklisten einsetzen (z. B. Vorbereitung einer Präsentation)​

Generell ist es hilfreich, Dinge aufzuschreiben, die einem gerade durch den Kopf gehen - zum Beispiel anstehende Aufgaben, die Lösung eines Problems, die Einstellung eines neuen Kollegen oder etwas anderes aus dem breiten Spektrum der Aufgaben im Projektalltag. Gedanken, die sich nur in Ihrem Kopf befinden, beschäftigen Sie und sobald Sie sie aufgeschrieben haben, können Sie sich gedanklich anderen Themen widmen.

Die Zeit ist die wertvollste Ressource eines Projektmanagers. Wie Sie Ihre Zeit nutzen, beeinflusst maßgeblich Ihr Glück, Ihren Erfolg und Ihr allgemeines Wohlbefinden. Ihr Zeitmanagement ist der Schlüssel zu persönlichem und beruflichem Erfolg. Investieren Sie Ihre Zeit bewusst, nutzen Sie jeden Tag bestmöglich und erreichen Sie Ihre Ziele. Es lohnt sich, sich Zeit zu nehmen, um über den Umgang mit Ihrer Zeit nachzudenken und dann ein professionelles Zeitmanagement zu entwickeln.
Wie Lucius Annaeus Seneca einst sagte: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Überlegen Sie selbst, ob er damit recht hatte.