Wie Sie Ressourcenengpässe überwinden

Obwohl Projektmanagement manchmal eine schwierige Aufgabe sein kann, liegt der eigentliche Kraftakt darin, den gesamten Prozess bewältigen zu können, auch wenn einem nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Allerdings kann es für Projektteams verlockend sein, aufgrund fehlender Ressourcen ihre Zeitpläne zu missachten und ihr Budget zu überschreiten. Diese Aktionen gefährden nicht nur den Produktionszeitrahmen, sondern können auch kostspielig sein im Hinblick auf den Betrieb.
Ein Sparschwein.
Unabhängig davon, ob das Problem daraus resultiert, dass Teams nicht über die neuesten Technologien verfügen, oder ob sie mit unterdurchschnittlichen Teammitgliedern zu tun haben, oder vielleicht auch beides: Als Projektleiter müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass Ihre Aufgabe darin besteht, die zu Verfügung stehenden Ressourcen im Blick zu behalten und die Arbeitsprozesse weiterzuführen.
Hier finden Sie 10 Tipps, wie Sie und Ihr Team Ressourcenengpässe überwinden und sich darauf konzentrieren können, das Projekt selbst zum Erfolg zu führen und etwas Großartiges für Ihre Kunden zu schaffen.

1. Bleiben Sie bei einer Lösung

"Wenn in Ihrem Team eine oder mehrere Projektressourcen fehlen, ist es wichtig, sich bei der Arbeit an einer Lösung zu orientieren", sagt Tina Cortez, Leadership-Bloggerin bei Writinity und Last Minute Writing. "Wenn Sie versuchen, von einer Lösung zur nächsten zu springen, macht das die Dinge nur unnötig kompliziert und verlangsamt den Prozess."

2. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan

Jedes Projekt bekommt eine näher rückende Deadline zu spüren. Wenn Sie sich aber um die Produktion und um den gesamten Prozess sorgen müssen, da Sie mit Ressourcenengpässen zu kämpfen haben, sollten Sie nicht zu viele Gedanken an Ihren Zeitplan verschwenden. Halten Sie sich deshalb einfach an den geplanten Zeitrahmen und kümmern Sie sich um den Rest.

3. Lassen Sie Überstunden produktiv sein

Auch wenn Überstunden keine Neuheit im Projektmanagement sind, wollen Teams manchmal Überstunden einlegen, um ein Projekt abzuschließen. Ihre Hauptaufgabe besteht jedoch darin, die Produktivität der Überstunden zu gewährleisten, um ein Burnout der Mitarbeiter (und des Managements) zu verhindern.

4. Sprechen Sie Probleme direkt an

Probleme können in jedem Projekt auftauchen; aber der Versuch, sich hinter alltäglichen Aufgaben zu verstecken, um die Kommunikation innerhalb des Problems hinauszuzögern, ist keine Lösung. Scheuen Sie sich daher nicht, Ihrem Team und auch Ihrem Kunden zu sagen, dass Sie mit einem Mangel an Ressourcen konfrontiert sind. Wenn die Probleme auf Sie zukommen, werden Sie höchstwahrscheinlich alle Hände voll zu tun haben, um eine praktische Lösung zu finden.

5. Überprüfen Sie das Projektbudget erneut

Wollen Sie das Budget nicht überziehen? Kein Problem!

Betrachten Sie einfach das zur Verfügung stehende Budget und überprüfen Sie es noch einmal, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt ihm nicht schadet. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Finanzabteilung das vereinbarte Budget kennt und Ihnen grünes Licht gibt, die Produktion wie geplant fortzusetzen.

6. Verhandeln Sie Verträge neu, falls nötig

Nun mag die Unterscheidung zwischen relevanten und irrelevanten Geschäftsaspekten nicht einfach sein, aber genau das kann das Projekt vor dem Scheitern bewahren. In diesem Fall sollte ein Projektleiter die Beraterverträge neu verhandeln, da diese Ihnen oft Gebühren in Rechnung stellen, ohne einen wesentlichen Beitrag zur Projektentwicklung zu leisten.

7. Finden Sie heraus, welche Aufgaben wesentlich sind

Es ist auch wichtig, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren. Die grundlegenderen Aufgaben müssen höher auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Diese Aufgaben können Sie phasenweise in Angriff nehmen, während andere (und kleinere) Aufgaben in loser Folge erledigt werden können.

8. Zögern Sie nicht, nach externer Hilfe zu fragen

Fehlende personelle Ressourcen oder Zeit bedeutet nicht, dass das Projekt abgebrochen werden sollte. Vielmehr sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen, um Konflikte mit dem Kunden zu vermeiden.

Ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht:
  • Engagieren Sie einen Drittanbieter für hochspezialisierte Aufgaben, oder
  • stellen Sie Freiberufler für weniger anspruchsvolle Tätigkeiten ein (d.h. Verwaltung und Büroarbeiten).

9. Kommunizieren Sie Ihre neuen Ziele

"Wenn es Ihnen an bestimmten Ressourcen mangelt, dann kann das je nach Situation, mit der Ihr Team konfrontiert ist, möglicherweise eine transformative Sache sein", sagt James Oxford, ein Projektmanager bei Draft Beyond und Research Papers UK. "Aber eines ist sicher: Mit neuen Situationen kommen neue Ziele. Deshalb sollten Sie Ihr Team immer dann, wenn neue Ziele auftauchen, über Änderungen der betrieblichen Abläufe informieren. Klären Sie außerdem die neuen Ziele und besprechen Sie die erwarteten Ergebnisse, so dass jeder im Team an der neuesten Produktionsphase beteiligt ist."

10. Verschieben Sie Aktivitäten nur, wenn es der Kunde genehmigt

Sollten Sie letztendlich nicht-kritische Aktivitäten verschieben müssen, müssen Sie zuerst die Erlaubnis Ihres Kunden einholen. Diese Strategie ermöglicht es Ihnen nicht nur, sich auf wesentlichere Aktivitäten zu konzentrieren, sondern verärgert auch Ihren Kunden nicht, indem Sie nicht mit ihm kommunizieren, bevor Sie etwas entscheiden.

Abschließende Gedanken

Jetzt können sich die Dinge zwar während der Produktion ändern, aber Sie und Ihr Team sind trotzdem bereit das Projekt erfolgreich abzuschließen. Lassen Sie also keine Gleichgültigkeit aufkommen. Behalten Sie den Überblick über Ihre Ressourcen; und wann immer etwas fehlt, analysieren Sie die gesamte Situation und beheben Sie das Problem. Und schon bald wird Ihr Projekt gedeihen, ganz gleich, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen.

Über die Autorin:
Ashley Halsey ist Autorin bei Finance assignments und Gum essays. Als professionelle Autorin war sie an vielen Schreibprojekten im ganzen Land beteiligt. In ihrer Freizeit liest sie gerne und verreist mit ihren beiden Kindern.

Schlagworte: Ressourcenmanagement, Budgetplanung, Projektmanagement, Tipps, Ratgeber

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