Mitarbeitende einbinden mit Kanban

Projektmanager werden in ihrer täglichen Arbeit mit vielen großen und kleinen Herausforderungen konfrontiert. Eine der größten Herausforderungen für Projektmanager besteht darin, ihr Team effektiv in den Arbeitsprozess einzubinden, um den Projekterfolg sicherzustellen. Die Einbeziehung des Teams ist entscheidend für den Projekterfolg, da sie die Produktivität steigert, die Zusammenarbeit fördert und eine bessere Kommunikationermöglicht. Dazu können Projektmanager eine Reihe von Methoden und Werkzeugen einsetzen. Eine dieser Methoden ist Kanban, das vielen Projektmanagern als Methode zur Begrenzung des Arbeitsflusses bekannt ist. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Kanban auch für die Einbindung des Teams geeignet ist.

Die Einbeziehung des Teams in das Projektmanagement ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung: Sie ist ein wesentlicher Faktor für die Effizienz, die Motivation und die Zufriedenheit der Teammitglieder, was wiederum einen wesentlichen Einfluss auf den Projekterfolg hat. Wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass ihre Meinung geschätzt und ihre Fähigkeiten sinnvoll eingesetzt werden, sind sie eher bereit, ihr Bestes zu geben und sich für das Projekt zu engagieren. Darüber hinaus führt eine stärkere Einbindung des Teams auch zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeitenden, was wiederum die Fluktuation senkt und langfristig Kosten spart, da nicht immer wieder neue Mitarbeitende eingearbeitet werden müssen. Denn gerade in dieser Zeit werden viele Ressourcen gebunden, weil ein Mitarbeiter erst eingearbeitet werden muss während ein anderer beratend zur Seite steht. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verbesserung der Kommunikation im Team. Eine offene und transparente Kommunikation fördert das Vertrauen im Team und trägt dazu bei, Missverständnisse und Konflikte zu reduzieren. Eine gute Kommunikationskultur hilft auch, gemeinsame Ziele und Erwartungen zu klären und das Team auf Kurs zu halten. Wenn alle Teammitglieder aktiv am Projekt beteiligt sind und offen kommunizieren, können sie Probleme gemeinsam lösen und zielorientierter zusammenarbeiten. Auf diese Art und Weise können Probleme effizient gelöst und potenzielle Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und angegangen werden. Durch die gute Kommunikation im Team, wird auch die Selbstorganisation verbessert. Teammitglieder, die sich für ihre Aufgaben verantwortlich fühlen, ergreifen eher die Initiative, treffen Entscheidungen und lösen Probleme eigenständig. Dies entlastet die Projektleitung und fördert eine agile, flexible und selbstbestimmte Arbeitsweise, die zu Innovation und Kreativität führen kann. Mitarbeitende, die sich als Teil des Projekts fühlen, sind eher bereit, Ideen und Lösungen einzubringen, die den Projektverlauf optimieren und die Projektergebnisse verbessern können. Diese kreativen Prozesse ermöglichen innovative Lösungen und stärken den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens.

Kanban ist eine visuelle Methode zur Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, die insbesondere im Projektmanagement eingesetzt wird. Der Begriff "Kanban" stammt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich "Karte". In diesem Zusammenhang bezieht er sich auf die Verwendung von Karten oder anderen visuellen Elementen, um Aufgaben darzustellen und deren Fortschritt innerhalb eines definierten Prozesses zu verfolgen.
Kanban hat seinen Ursprung bei der Toyota Motor Corporation. In den 1940er Jahren entwickelte Toyota ein System, das auf der Idee der Just-in-Time-Produktion basierte und darauf abzielte, die Produktionseffizienz zu steigern, Verschwendung zu reduzieren und Lagerbestände zu optimieren. Mittlerweile hat sich Kanban zu einer weit verbreiteten Methode für das Management von Arbeitsabläufen in verschiedenen Branchen und Bereichen entwickelt.
Kanban basiert auf sechs Praktiken:

Praktik 1 -  Arbeitsabläufe visualisieren: Durch das Visualisieren von Arbeitsabläufen durch Karten und Spalten werden Prozesse und Aufgaben transparenter, sodass Teammitglieder den Fortschritt leichter nachvollziehen können. Dies fördert den Fortschritt und Engpässe werden schneller erkannt.

Praktik 2 - Laufende Arbeiten einschränken: Die Begrenzung der laufenden Arbeit hilft, die Konzentration auf wichtige Aufgaben zu erhöhen und die Effizienz zu steigern, indem Multitasking und Überlastung vermieden werden. Zu diesem Zweck gibt es das Work-in-Progress-Limit, um sicherzustellen, dass nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig bearbeitet wird.

Praktik 3 - Aufgabenlast verwalten: Eine effektive Aufgabenlastverwaltung ermöglicht eine bessere Ressourcenverteilung und Priorisierung von Aufgaben, wodurch Engpässe verringert und die Teamproduktivität verbessert werden. Daher sollte man sich darauf konzentrieren, die Aufgaben reibungslos durch den Prozess zu führen, statt den Mitarbeitenden detaillierte Anweisungen zu geben.

Praktik 4 - Prozessrichtlinien explizit machen: Arbeitsrichtlinien deutlich zu machen erleichtert das Verständnis der Erwartungen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams, was zu einer verbesserten Arbeitsqualität und einer effizienteren Zusammenarbeit führt.

Praktik 5 - Feedback-Schleifen implementieren: Durch die Implementierung von Feedback-Schleifen können Teams kontinuierlich ihre Leistung evaluieren, Verbesserungspotenziale identifizieren und den Arbeitsprozess anpassen. Dies fördert das Engagement und das Gefühl der Wertschätzung im Team.

Praktik 6 - Gemeinschaftlich verbessern und empirisch weiterentwickeln: Gemeinschaftliches Verbessern und empirisches Weiterentwickeln ermöglicht es Teams, aus Erfahrungen zu lernen und bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um eine höhere Effizienz und Produktivität zu erreichen.
 
Kanban-Boards sind das zentrale Werkzeug bei der Anwendung der Kanban-Methode. Sie bestehen in der Regel aus einer Tafel oder einer digitalen Oberfläche, die in vertikale Spalten unterteilt ist, welche die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses darstellen (z. B. "To Do", "Work in Progress" und "Done"). Die Arbeitsaufgaben werden in Form von Karten oder Post-its an die Tafel geheftet oder auf digitalen Karten notiert, auf dem Board verlinkt und je nach Arbeitsfortschritt zwischen den Spalten verschoben. So können die Teammitglieder auf einen Blick sehen, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, welche noch offen sind und welche bereits erledigt wurden. Dies fördert die Transparenz und Kommunikation im Team und ermöglicht es, Engpässe und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Kanban kann in vielerlei Hinsicht zur Teameinbindung beitragen und so den Projekterfolg unterstützen. Durch den visuellen Charakter und die klare Strukturierung des Arbeitsprozesses schafft Kanban ein Umfeld, in dem die Mitarbeitenden aktiv in den Arbeitsprozess eingebunden und motiviert werden.
Durch die Erhöhung der Transparenz wird der Arbeitsprozess für alle Teammitglieder sichtbar und greifbar. Jedes Teammitglied kann auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben anstehen, welche in Bearbeitung sind und welche erledigt wurden. Diese Transparenz fördert das Verantwortungsbewusstsein und trägt dazu bei, die Selbstorganisation und das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken, indem sie sich aktiv an der Planung und Durchführung beteiligen.
Ein weiterer Vorteil von Kanban besteht darin, dass es hilft, Engpässe im Projektprozess zu identifizieren und zu beheben. Durch die Begrenzung der gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben (Work-in-Progress-Limits) und die kontinuierliche Überwachung des Arbeitsflusses können potenzielle Probleme und Verzögerungen frühzeitig erkannt werden. Dies ermöglicht dem Team, proaktiv auf Herausforderungen zu reagieren und Lösungen zu entwickeln, um den Arbeitsfluss zu optimieren. Die Beseitigung von Engpässen führt zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität und trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden das Gefühl haben, einen sinnvollen Beitrag zum Projekterfolg zu leisten.
All dies fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Durch das Kanban-Board werden Informationen über den Arbeitsprozess und den Stand der Aufgaben zentralisiert und leicht zugänglich gemacht. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und reduziert mögliche Missverständnisse oder Informationslücken. Darüber hinaus fördert Kanban die regelmäßige Überprüfung und Diskussion des Arbeitsprozesses im Team, was wiederum den Zusammenhalt und das gegenseitige Verständnis stärkt.
Durch den Einsatz von Kanban können Projektverantwortliche ein Umfeld schaffen, in dem die Mitarbeitenden motiviert und engagiert sind, was letztlich zu einer besseren Projektleistung und einem höheren Projekterfolg führt.

Projektmanager können Kanban einsetzen, um die Einbindung des Teams zu verbessern und damit die Produktivität und Effizienz zu steigern. Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die Sie als Projektmanager befolgen können:
 

• Erstellen Sie ein Kanban-Board, das auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist: Zunächst ist es wichtig, ein Kanban-Board zu erstellen, das den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen des Teams entspricht. Dies kann ein physisches oder ein digitales Board sein. Die Spalten des Boards sollten die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses abbilden. Es kann hilfreich sein, das Team in die Gestaltung des Boards einzubeziehen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Arbeitsprozesses berücksichtigt werden und das Board für alle Teammitglieder verständlich ist.
• Limitieren Sie den Work-in-Progress: Um die Arbeitsbelastung des Teams zu steuern und die Fokussierung auf aktuelle Aufgaben zu fördern, sollten Projektmanager Work-in-Progress-Limits für jede Phase des Arbeitsprozesses festlegen. Diese Limits sollten auf der Grundlage der Kapazitäten des Teams und der Komplexität der Aufgaben festgelegt werden. Es ist wichtig, diese Limits regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. 
• Nutzen Sie Kanban aktiv zur Motivation der Mitarbeitenden: Sie sollten Ihre Teammitglieder ermutigen, sich aktiv am Arbeitsprozess zu beteiligen und Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen. Kanban kann dazu beitragen, indem es den Mitarbeitenden ermöglicht, den Fortschritt ihrer Arbeit zu verfolgen und ihre Leistung sichtbar zu machen. Darüber hinaus kann die kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsprozesses dazu beitragen, dass sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und gefördert fühlen, indem sie ihre Ideen und Vorschläge zur Optimierung des Prozesses einbringen können.
• Nutzen Sie Kanban zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team: Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Teammeetings erreicht werden, in denen der Fortschritt der Aufgaben, mögliche Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten besprochen werden. Offenes und konstruktives Feedback im Team fördert das Vertrauen und das gegenseitige Verständnis, was wiederum zu einer besseren Zusammenarbeit führt.

Mit einigen Best Practices wird sichergestellt, dass die Kanban-Methode auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist und kontinuierlich optimiert wird:
 

• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Kanban-Boards: Das Kanban-Board sollte kein starres Instrument sein. Die Projektverantwortlichen sollten das Board regelmäßig gemeinsam mit dem Team überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Arbeitsabläufen und Anforderungen entspricht. Eine kontinuierliche Verbesserung des Boards trägt dazu bei, dass es für die Mitarbeitenden relevant und nützlich bleibt.
• Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Um die Einbeziehung der Mitarbeitenden zu fördern, sollten Projektmanager klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams festlegen. Dies hilft den Teammitgliedern, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen und sich aktiv in den Arbeitsprozess einzubringen. Das fördert auch die Selbstorganisation.
• Das Team plant und organisiert seine Aufgaben selbstständig, wobei Kanban dabei unterstützt, indem es den Teammitgliedern ermöglicht, den Arbeitsprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten. 

Um die Effektivität von Kanban in Bezug auf die Einbeziehung der Mitarbeitenden zu messen, können Projektmanager verschiedene Kennzahlen und Indikatoren verwenden, wie z. B. die Durchlaufzeit, welche besagt wie viel Zeit man für eine Aufgabe seit dem Bekanntwerden benötigt hat oder das bereits erwähnte Work-in-Progress-Limit, welche quantitative Kennzahlen darstellen oder das Mitarbeiterfeedback, was ein qualitativer Indikator ist.

Kanban ist eine agile Methode, die Transparenz, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung fördert. Durch den Einsatz von Kanban-Boards können Projektverantwortliche den Arbeitsprozess visualisieren, Engpässe erkennen und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Die Einbindung der Mitarbeitenden durch Kanban trägt zu einer besseren Kommunikation, höherer Motivation und gesteigerter Produktivität bei. Projektverantwortliche können Kanban-Boards nutzen und an die Bedürfnisse ihres Teams anpassen, um eine effektive Einbindung der Mitarbeitenden zu erreichen.
Kanban ist eine vielversprechende Methode, um Mitarbeitende in Projekte einzubinden. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten der Mitarbeitendeneinbindung im Projektmanagement, wie z. B. die Implementierung anderer agiler Methoden und Frameworks (z. B. Scrum), die Schaffung einer offenen Feedbackkultur oder die Organisation regelmäßiger Teammeetings. Durch die kontinuierliche Verbesserung und Anpassung des Projektmanagements an die Bedürfnisse des Teams können Unternehmen den Projekterfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden nachhaltig steigern.