Lernen, Nein zu sagen

In der heutigen Arbeitswelt müssen Projektmanager ständig Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen, um ihre Projekte zum Erfolg zu führen. Oft geraten sie jedoch in die Situation, zu viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu übernehmen, was zu Überlastung und Stress führt. Problematisch wird es, wenn es Projektmanagern schwerfällt, Nein zu sagen und klare Grenzen zu setzen. Was Sie tun können, um Nein zu sagen und Ihre Zeit und Energie auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Projektmanager sind in ihrer Rolle mit einer Vielzahl von Herausforderungen und Schwierigkeiten konfrontiert. Eine der größten Herausforderungen ist der hohe Druck, der auf ihnen lastet, um Fristen einzuhalten und die Erwartungen von Stakeholdern und Kunden zu erfüllen. Dieser Druck kann es Projektmanagern erschweren, klare Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen. Dies kann zu Überlastung führen und dazu, dass die falschen Prioritäten gesetzt und die falschen Aufgaben in Angriff genommen werden.
Ein weiteres Problem, mit dem Projektmanager konfrontiert sind, ist die Notwendigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aufgaben im Zeitplan bleiben. Das Jonglieren mit mehreren Aufgaben kann auch dazu führen, dass Projektmanager sich in zu viele Richtungen strecken und ihre Energie und Ressourcen nicht optimal verteilen.
Niemand trifft gerne unangenehme Entscheidungen, insbesondere wenn es um die Verteilung von Ressourcen geht, aber genau das gehört zu den Aufgaben eines Projektmanagers. Er muss im Zweifelsfall entscheiden, welche Ressource welcher Mitarbeiter bekommt, und er muss zu dieser Entscheidung stehen. Dazu ist es notwendig, dass er zu allen anderen Beteiligten Nein sagt und dies auch klar kommuniziert. Wenn er das nicht tut, kann das dazu führen, dass die anderen Beteiligten auf Ressourcen hoffen, die ihnen nicht zustehen.

Im Projektmanagement ist es oft schwierig, Nein zu sagen, vor allem wenn es um die Anforderungen von Stakeholdern und Kunden geht. Viele Menschen haben ein Harmoniebedürfnis und wollen niemanden vor den Kopf stoßen. Dennoch ist es wichtig, dass Projektmanager Nein sagen können.
Einer der wichtigsten Gründe, Nein sagen zu lernen, ist der Schutz der eigenen Ressourcen und der des Teams. Projektmanager haben oft eine Vielzahl von Aufgaben, und es kann schwierig sein, alle unter einen Hut zu bringen. Indem sie lernen, Nein zu sagen, können Projektmanager sicherstellen, dass sie ihre Ressourcen sinnvoll einsetzen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Dies gilt nicht nur für die eigenen Ressourcen, sondern auch für die des Teams, denn als Projektmanager sind sie auch für das Wohlergehen des Teams verantwortlich. Da auch den Teammitgliedern nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, um alle Aufgaben zu erledigen, wäre es nicht hilfreich, die begrenzte Zeit mit unnötigen oder nicht prioritären Aufgaben zu füllen.
Mit der begrenzten Zeit geht das nächste Problem einher: die Gefahr des Burnouts. Wenn sich Projektleiter oder Teammitglieder selbst unter Druck setzen, möglichst viele Aufgaben in der begrenzten Zeit zu erledigen, kann sich das auf die Psyche der Beteiligten auswirken. Sie können sich überfordert, ausgebrannt und gestresst fühlen. Indem sie Nein sagen und klare Grenzen setzen, können Projektmanager sicherstellen, dass sie nicht überlastet werden und dass ihre Arbeit nachhaltig bleibt.

Obwohl es schwierig sein kann, Forderungen von Stakeholdern abzulehnen, gibt es Techniken, die dabei helfen können, ohne Konflikte oder negative Auswirkungen zu verursachen.
Diese Techniken sind im Folgenden aufgeführt:
 

• Klare Kommunikation: Dies ist eine der wichtigsten Techniken. Projektmanager sollten ihre Ablehnung klar und höflich ausdrücken und sicherstellen, dass keine Missverständnisse entstehen. Es ist wichtig, dass Projektmanager nicht um den heißen Brei herumreden oder zu lange warten, um ihre Ablehnung auszudrücken, da dies nur zu unnötigen Verzögerungen und Konflikten führen kann.
• Kompromisse eingehen: Anstatt einfach Nein zu sagen, sollten Projektmanager alternative Lösungen vorschlagen oder Kompromisse eingehen, um den Stakeholdern entgegenzukommen. 
• Die Sandwich-Methode: Die Sandwich-Methode basiert auf dem Positiv-Negativ-Positiv-Prinzip. Man beginnt mit einer positiven Aussage, z. B. der Anerkennung des Interesses des Stakeholders an einem Projekt. Dann wird das Nein höflich und klar ausgedrückt, gefolgt von einer weiteren positiven Aussage, z. B. dass man gerne zu einem späteren Zeitpunkt auf die Forderung zurückkommen würde, wenn die Ressourcen zur Verfügung stehen / wenn es besser passt o. ä.

Letztlich ist es wichtig, Nein zu sagen, ohne sich schuldig zu fühlen. Projektmanager sollten sich daran erinnern, dass es in Ordnung ist, Nein zu sagen, wenn es notwendig ist, um das Ziel zu erreichen.

Eine Möglichkeit, das Nein-Sagen zu üben, besteht darin, häufige Situationen zu identifizieren, in denen es notwendig ist. Durch die Reflexion vergangener Erfahrungen können Projektmanager erkennen, wann es notwendig ist, Nein zu sagen, um die eigenen Ressourcen und die des Teams zu schützen und das Projekt zum Erfolg zu führen. Auf diese Weise können sich Projektmanager auf Situationen vorbereiten, in denen es notwendig ist, Nein zu sagen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das eigene Verhalten zu reflektieren und zu analysieren. Projektmanager sollten sich fragen, warum sie Schwierigkeiten haben, Nein zu sagen und welche Faktoren dazu beitragen. Wenn Projektmanager ihr eigenes Verhalten verstehen, können sie daraus lernen.
Außerdem ist es wichtig, Selbstvertrauen und Selbstfürsorge zu trainieren, um das Neinsagen zu erleichtern. Wenn Projektmanager ihre eigenen Bedürfnisse und Prioritäten kennen und sich selbstbewusst und klar ausdrücken, können sie effektiver Nein sagen. Und wenn diese Selbstfürsorge nicht Argument genug ist, dann sollte es eine Motivation sein, das Team zu schützen.
Langfristig hat das Üben des Nein-Sagens viele Vorteile für das Projektmanagement. Durch das Nein-Sagen können Projektmanager ihre Führungsqualitäten stärken, die Qualität ihrer Arbeit und ihrer Ergebnisse verbessern und die Zufriedenheit und Motivation ihres Teams erhöhen. Darüber hinaus kann das Nein-Sagen dazu beitragen, die Work-Life-Balance zu verbessern und die Gesundheit und das Wohlbefinden des Projektmanagers und seines Teams zu fördern. 

Selbstverständlich will jeder auch auf der Arbeit gemocht und geschätzt werden. Gerade im Projektmanagement ist man aber oft nicht in der Lage, es allen recht zu machen. Machen Sie sich klar, dass Schuldgefühle kontraproduktiv sind. Ihre Teammitglieder und andere Projektbeteiligte werden Sie viel eher schätzen und respektieren, wenn Sie Ihren Job ernst nehmen, neutral und fachkundig urteilen und alle Entscheidungen klar und deutlich im Sinne des Projekts treffen. Erklären Sie Ihre Entscheidungen und erläutern Sie, warum Sie Ja oder Nein zu einer Frage oder Bitte sagen. Auch wenn Ihr Gegenüber nun verärgert ist, wird derjenige doch verstehen, dass es sich nicht um eine persönliche Ablehnung handelt. Verhalten Sie sich immer konsequent und transparent. Wählen Sie Ihre Worte bewusst und bleiben Sie professionell. Wenn Ihre Mitarbeitenden von Anfang an merken, dass Sie Ihre Entscheidungen immer auf der Basis von Fakten treffen und durchaus in der Lage sind, Nein zu sagen, wenn es dem Projekt dient, wird bald niemand mehr mit unangemessenen Forderungen auf Sie zukommen.