Vier Schritte zur Kommunikationsmatrix

Eine Kommunikationsmatrix kann ein wertvolles Instrument für die Planung und Überwachung der Kommunikation in Projekten sein. Es gibt mittlerweile genügend Studien, die belegen, dass mangelhafte oder fehlende Kommunikation zum Scheitern eines Projektes beitragen kann. Man kann sogar so weit gehen zu sagen, dass mangelnde Kommunikation in vielen Fällen der Grund für das Scheitern eines Projektes ist. Es erscheint daher sinnvoll, die Projektkommunikation wie alle anderen Bereiche eines Projektes zu planen. Ein Instrument dafür ist die Projektkommunikationsmatrix. Ziel dieses Artikels ist es, vier Schritte aufzuzeigen, die zu einer effektiven Kommunikationsmatrix führen, um diese Methode gewinnbringend einzusetzen.

Wie sollte die Projektkommunikation gestaltet sein? Dies kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Dennoch lassen sich einige allgemeine Regeln aufstellen. Mit der Frage „Wann braucht wer welche Informationen?“ können Sie zu Beginn jedes Projekts die Anforderungen sehr genau definieren. Und auf Basis der Antwort planen Sie dann Ihre Projektkommunikation. Im Allgemeinen sind es vier Schritte, die Sie zu Ihrer Kommunikationsplanung führen.

Der erste Schritt in der Kommunikationsmatrix eines jeden Projekts ist eine umfassende Stakeholderanalyse. Um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten, ist es wichtig zu wissen, mit wem Sie interagieren werden. Identifizieren Sie daher zu Beginn alle Parteien, die in irgendeiner Weise mit dem Projekt in Verbindung stehen, unabhängig vom Grad ihrer Betroffenheit oder ihrer Einflussnahme. Unabhängig davon, ob eine Person oder Gruppe nur am Rande oder nur regelmäßig mit dem Projekt zu tun hat, ist sie ein Stakeholder und sollte entsprechend berücksichtigt werden.
Projekte haben typischerweise sowohl interne als auch externe Kommunikationsflüsse. Intern kommuniziert das Projektteam unter der Leitung des Projektmanagers miteinander. Die externe Kommunikation umfasst die Interaktionen zwischen den Mitgliedern des internen Teams und verschiedenen externen Parteien, wie z. B. Lenkungsausschüssen, dem Vorstand, Beiräten, Sounding Boards, Betriebsräten und anderen Gremien. Darüber hinaus kommunizieren sie mit Nutzern und Kunden, Entscheidungsträgern, Behörden, Politikern und unter Umständen auch mit der breiten Öffentlichkeit. Dies gibt Ihnen einen grundlegenden Überblick über potenzielle Stakeholder. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Analyse für jedes Projekt individuell durchgeführt werden muss, da kein Projekt dem anderen gleicht. Denken Sie daran, dass jeder Stakeholder andere Bedürfnisse hat und andere Informationen benötigt. Sobald Sie eine vollständige Liste der Stakeholder erstellt haben, können Sie festlegen, wer wann und wie über den Projektfortschritt und Änderungen informiert werden soll.
Die Häufigkeit und Art der Kommunikation kann sehr unterschiedlich sein. Einige Stakeholder benötigen monatliche Updates, während andere nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projektverlauf spezifische Informationen benötigen. Ein gut abgestimmtes Kommunikationsmanagement kann letztlich über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Daher ist es wichtig, auf die individuellen Informationsbedürfnisse der verschiedenen Stakeholder einzugehen.

Der nächste Schritt ist die Wahl der Kommunikationsformate. Schicken Sie eine E-Mail, einen Brief, einen Newsletter, rufen Sie an oder schicken Sie eine komplette Pressemappe mit schönen Bildern? Organisieren Sie eine Informationsveranstaltung, einen Workshop, schreiben Sie einen Artikel für das Intranet, starten Sie eine Umfrage oder suchen Sie das persönliche Gespräch? All das ist Kommunikation und Sie entscheiden, wer welche Informationen erhält. Wichtig bei der Kommunikation ist, dass Sie immer etwas mitteilen, nicht nur, wenn Sie eine E-Mail schicken oder anrufen, sondern auch, wenn Sie keine Informationen weitergeben. Eine Information, die nicht weitergegeben wird, ist auch eine Form der Kommunikation und kann als Desinteresse oder Missgunst interpretiert werden. Denken Sie also immer daran, wie eine Information beim Empfänger ankommt, nicht nur, wie Sie sie gemeint haben. Manchmal merken Sie erst an der Reaktion des Empfängers, wie Ihre Botschaft angekommen ist. Sie können nicht alles vorhersehen, aber mit einer gut durchdachten Kommunikationsmatrix können Sie viele Fehler und Missverständnisse von vornherein vermeiden. Halten Sie in Ihrer Matrix immer fest, ob es sich bei Ihrer Kommunikation tatsächlich um Kommunikation oder nur um Information handelt. Eine begriffliche Nuancierung, aber dennoch nicht dasselbe: Information ist einseitig. Kommunikation findet nur statt, wenn es eine Antwort gibt. In Ihrer Kommunikationsmatrix ist es auch wichtig, von welchem Partner Sie eine Antwort, ein Feedback oder eine Entscheidung benötigen.

Im dritten Schritt wird die eigentliche Matrix erstellt, in die alle gesammelten Informationen eingetragen werden. Die Matrix orientiert sich an den bekannten W-Fragen. Wer muss informiert werden? Was wird kommuniziert? Wie wird kommuniziert? Und wann soll kommuniziert werden? Wenn Sie eine regelmäßige Kommunikation festlegen, geben Sie immer auch die Häufigkeit an: einmal pro Woche, alle drei Monate oder vielleicht nur einmal im Jahr? Erstellen Sie anhand der Fragen und Ihrer Stakeholder eine Tabelle, die Sie projektspezifisch ausfüllen. Dazu können Sie als Projektmanager mit Ihrem Team einen Workshop abhalten, um sich darüber zu verständigen, wie die Matrix auszufüllen ist.

Der vierte Schritt ist das Controlling. Die Kommunikationsmatrix wird erstellt und im Laufe des Projekts bearbeitet bzw. verwendet. Sie bleibt nicht starr und unverändert. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Matrix wirksam ist und funktioniert. Überprüfen Sie daher regelmäßig die Kommunikation und wie sie funktioniert. Sind vielleicht neue Stakeholder hinzugekommen? Oder sind welche weggefallen? Haben sich bestimmte Formate als gut oder weniger gut erwiesen?  Scheuen Sie sich nicht, das Dokument während des Projekts zu bearbeiten. Nichts ist in Stein gemeißelt und eine Verbesserung ist immer gut für das Projekt.

Die Verwendung einer Kommunikationsmatrix im Projektmanagement ist nicht nur eine Option, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Projekts. Die Identifizierung der Stakeholder, die Entscheidung über die Kommunikationsformate, die Erstellung der Matrix und ihre kontinuierliche Überprüfung und Anpassung bilden eine solide Grundlage für eine transparente und effiziente Kommunikation. Kommunikation ist entscheidend, gehen Sie daher auf die individuellen Bedürfnisse der Stakeholder ein und seien Sie offen für Veränderungen und Verbesserungen. Kommunikation ist mehr als der Austausch von Informationen - sie ist der Kern jeder Zusammenarbeit.