5 wichtige Schreibkompetenzen für Projektmanager

Erfolgreiche Projektmanager sollten über eine Reihe von Fertigkeiten verfügen und dabei gehört das Verfassen von Texten nicht unbedingt zu den naheliegendsten. In der Indeed-Auflistung der Top 20 Projektmanagerfähigkeiten kommt die Schreibkompetenz an elfter Stelle und befasst sich lediglich mit der Erstellung von technischen Dokumentationen.
Die Anforderungen an den schriftlichen Ausdruck eines Projektmanagers sind jedoch wesentlich vielfältiger als die Erstellung technischer Dokumente.
Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die wesentlichen Fähigkeiten, welche ein Projektmanager mitbringen sollte, um einen besseren Job zu machen.
Es gibt verschiedene Textarten, und jede erfordert unterschiedliche Kompetenzen des Verfassenden.
Es gibt verschiedene Textarten, und jede erfordert unterschiedliche Kompetenzen des Verfassenden.

1. Strukturiertes Schreiben

Eine Struktur ist beim professionellen Schreiben wichtig, denn sie hilft dabei
  • der Logik des Textes zu folgen,
  • sich im Text besser zurechtzufinden und
  • die klare Absicht hinter dem Text zu erkennen.

Projektmanager arbeiten häufig mit Dokumentationen und viele Aspekte eines Projekts hängen von ebendiesen ab – wie das Team funktioniert, ob Fristen eingehalten oder Meilensteine erreicht werden.
Ein Projektmanager sollte also vor dem Schreiben wissen, wie der Text später aufgebaut sein sollte. An diesem Punkt verschmelzen der schriftliche Ausdruck und die analytischen Fähigkeiten miteinander, denn ein Projektmanager sollte dazu in der Lage sein, die Textstruktur objektiv zu überprüfen und dessen Zweck zu verstehen sowie zu entscheiden, ob der Text dank des Aufbaus für andere klar verständlich und für die Weiterarbeit geeignet ist.

2. E-Mail-Etikette

Für viele Projektmanager haben sich die Interaktionen bei der Arbeit immer mehr auf geschäftliche Kommunikationsplattformen, wie Slack und Trello, verlagert. Das bedeutet jedoch nicht, dass E-Mails überflüssig geworden sind.
Als Projektmanager sind Sie darauf angewiesen, E-Mails zu schreiben, um mit Kunden und Kollegen außerhalb Ihres Arbeitsplatzes im Kontakt zu bleiben. Außerdem wird die gesamte offizielle, schriftliche Kommunikation in der Regel per E-Mail abgewickelt.
Daher ist es für Projektmanager unerlässlich, Kenntnisse über die Etikette beim Verfassen von E-Mails zu besitzen. Diese umfasst in der Regel folgendes:
 
  • Wie wird der Empfänger richtig angesprochen?
  • Wie wird der Betreff einer E-Mail richtig formuliert?
  • Wie wird der E-Mail-Text strukturiert?
  • Welcher Tonfall ist für die Kommunikation via E-Mail angemessen?

Außerdem müssen Sie lernen, wie Sie Ihre E-Mails signieren und Rückfragen angemessen formulieren. Sicherlich ist das Schreiben von E-Mails keine Kunst, aber dennoch sollten Sie dies beherrschen, denn bei der Arbeit als Projektmanager werden Sie häufig per E-Mail kommunizieren müssen.

3. Geschäftsschreiben

Neben E-Mails müssen sich Projektmanager auch mit dem Verfassen und Ablegen unterschiedlichster betrieblicher Dokumente befassen, darunter fallen u.a.:
 
  • Berichte
  • Geschäftsfälle
  • Pressemeldungen
  • Newsletter
  • Inhalte für soziale Medien und Blogbeiträge
  • Mitarbeiterbeurteilungen, Memos 

Das Verfassen von Geschäftsschreiben erfordern besondere Fähigkeiten, denn diese benötigen eine sehr spezifische Ausdrucksweise. Der Schreibstil konzentriert sich dabei auf einen bestimmten Zweck, sollte ein bestimmtes Publikum ansprechen sowie umgangssprachliche Formulierungen vermeiden. Auf diese Weise wird die Verständlichkeit des Schreibens gewährleistet.
Aber die wichtigste Voraussetzung für geschäftliches Schreiben ist Glaubwürdigkeit. Wenn Sie sich die oben aufgeführten Dokumente genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass viele von ihnen auf Daten und Recherchen basieren.
Zum Beispiel fertigen Projektmanager häufig Berichte an, die dem Kunden dabei helfen, den Projektfortschritt besser zu erfassen. Diesen Berichten würde es an Glaubwürdigkeit mangeln, wenn sie nicht die tatsächlichen Daten enthalten würden, die in jeder Projektphase gewonnen wurden.
Aus diesem Grund ist das Schreiben von Geschäftsberichten eine wesentliche Qualifikation für einen Projektmanager und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie häufig Geschäftsberichte verfassen müssen.

4. Technical Writing

Da wir zu Beginn die Top 20 Fähigkeiten eines Projektmanagers gesprochen haben, lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf das technische Schreiben und dessen Rolle im täglichen Leben eines Projektmanagers werfen.

Technisches Schreiben hat primär einen Bildungszweck und beschäftigt sich mit der Anleitung, Anweisung und Erklärung eines bestimmten Konzepts oder Sachverhalts. Bezogen auf das Projektmanagement beinhaltet das technische Schreiben in der Regel die Archivierung folgender Dokumente:
 
  • Projektanalyse
  • Projektplanung
  • Visualisierung von Daten
  • Produktforschung 

Um den technischen Schreibstil zu meistern, ist ebenfalls die Kenntnis einer sehr spezifischen Terminologie erforderlich. Gleichzeitig sollten Sie aber in der Lage sein, Ihre Formulierung so einfach wie möglich zu halten. Technisches Schreiben ist eine schwer erlernbare Fähigkeit, dennoch spielt sie eine wichtige Rolle bei der Tätigkeit als Projektmanager.

5. Lektorat und Korrekturlesen

Das charakteristische Merkmal eines guten Autors ist die Fähigkeit, einen Text immer wieder zu überarbeiten und gewissenhaft zu überprüfen, um alle etwaigen Fehler zu finden und zu beseitigen. Das Gleiche kann man über Projektmanager sagen, die mit vielen Dokumenten zu tun haben, da diese ebenfalls eine Menge an Lektorat und Korrekturlesen erfordern.

Aber warum ist Lektorieren eine Fähigkeit? Es wird einige Zeit dauern, bis Sie einen Fehler ohne Hilfe von Online-Editiertools schnell erkennen können. Außerdem erfordert ein zügiges Lektorat ein fundiertes Wissen auf dem Gebiet.

Das Korrekturlesen wiederum hat viel mit Ihrer Konzentrationsfähigkeit zu tun. Außerdem müssen Sie ein gutes Verständnis für den jeweiligen Stil haben, auf den alle Projektmanagementdokumente zugeschnitten sein sollten. Es wird auch einige Zeit dauern, bis Sie herausgefunden haben, wie Sie Ihre Texte richtig Korrekturlesen können. Zweifelsohne ist dies auch eine wesentliche Fähigkeit, über welche ein Projektmanager verfügen muss.

Dokumente, mit denen Projektmanager umgehen können sollten

Bei der Vorstellung der Anforderungen an die Schreibfähigkeiten von Projektmanagern haben wir viele Dokumente erwähnt, die bekannt sein müssen. Sehen wir uns diese nun etwas genauer an, um deren Zweck besser zu verstehen und um das Verfassen dieser Dokumente üben zu können.

Projekt Business Case: Erklärt das Ziel des Projekts und begründet seine Notwendigkeit.
Projektauftrag: Genehmigt das Projekt formell und gibt einem Projektleiter die Befugnis, dieses auszuführen.
PSP: Der Projektstrukturplan ist eines der wichtigsten Dokumente für die Projektplanung und das Ressourcenmanagement.
Projektkommunikationsplan: Listet alle am Projektmanagement beteiligten Kommunikationskanäle auf.
Projektablaufplan: Legt den zeitlichen Rahmen des Projekts, alle Meilensteine und Termine fest.
RACI-Matrix: Beschreibt die Größe des Projekts und definiert die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten. 

Dies ist eine grundlegende Liste von Dokumenten im Projektmanagement, welche Sie zu verfassen lernen müssen. Jedoch ist die schriftliche Kommunikation in der realen Projektwelt komplexer. Deshalb gilt, je vielfältiger Ihre Schreibfähigkeiten sind, desto effizienter werden Sie in Ihrem Job sein.

Zusammenfassung

Wie Sie also sehen, sollte die Schreibkompetenz nicht an elfter Stelle in der Liste der Top-Projektmanagementfähigkeiten stehen. Denn diese sind in den täglichen Aktivitäten des Projektmanagers fest verankert und sind für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts oft unerlässlich.

Die Entwicklung dieser Schreibfähigkeiten ist jedoch ein Prozess, welcher viel Zeit in Anspruch nimmt. Arbeiten Sie also weiter an dem Ausbau Ihres Schreibstils und nehmen Sie so viele Schreibaufträge wie möglich an, um Ihre Fähigkeiten auf einem stets hohen Niveau zu halten.

Autorin:

Linda Ferguson ist eine Autorin und Redakteurin. Sie ist CEO von Subjecto - eine Bildungsressource für Studenten. Besuchen Sie Subjecto um weitere Arbeiten von ihr zu lesen.

 

Schlagworte: Projektmanagement, Tipp, Ratgeber

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