Die Kraft der Visualisierung nutzen

Die Kraft der Visualisierung nutzen 28.02.2018 - Meetings sind im Projektmanagement unerlässlich. Ständig trifft sich der Projektmanager mit seinen Teamkollegen, mit anderen Parteien, die am Projekt arbeiten, mit Behörden oder Kunden. In all diesen Meetings werden Probleme und Strategien diskutiert, Ideen erörtert und Entscheidungen getroffen – mal sind sie unheimlich wichtig und müssen wegweisende Entscheidungen hervorbringen, mal gehören sie einfach zum Projektalltag und sollen nur alle Teilnehmenden auf den gleichen Stand bringen. In jedem Fall dienen die Besprechungen dem Fortgang des Projekts und sind daher ernst zu nehmen. Damit nun bei jeder Besprechung auch der gewünschte Erfolg entsteht, ist es wichtig, dass alle Beteiligten bei der Sache sind und sich auf die Besprechung konzentrieren, egal ob sie zehn Minuten oder zwei Stunden andauert. Dies ist die Aufgabe des Sitzungsleiters oder Moderators, der in den meisten Fällen auch der verantwortliche Projektmanager ist. Um alle bei der Stange zu halten und den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren, sind Visualisierungen eine sehr effektive Methode. Wenn jeder im Meeting vor sich sieht, worum es gerade geht, stehen die Chancen besser, dass alle am Ball bleiben und nicht abschweifen. 


Visualisierung, Strukturierung und Mitschreiben

Das klassische Flipchart ist alles andere als out. Es kann dazu genutzt werden, zunächst das Sitzungsthema, dann die Tagesordnungspunkte und schließlich Beiträge und Ideen im Verlauf des Meetings abzubilden und aufzulisten, so dass die Struktur des Meetings allen vor Augen schwebt. Dabei konzentriert man sich am besten auf Stichwörter. Als Moderator einer Sitzung muss der Projektmanager natürlich auch mitschreiben und sich Notizen für den Besprechungsbericht machen. Diese fallen dann länger und ausführlicher aus als die Notizen am Flipchart. Das Mitschreiben während eines Meetings ist nicht immer leicht. Der Projektmanager muss nicht nur fachlich verstehen, worum es geht, er muss auch die Essenz jeder Aussage erfassen, den Zusammenhang zum Thema herstellen und schließlich die Relevanz und die Konsequenzen erkennen. Dazu kommt, dass oft mehrere Beiträge zu einem Thema eingebracht werden und am Ende meist zu einem Konsens gelangt wird, so dass vorherige Beiträge wieder in ihrer Gewichtung relativiert werden. Wenn alles zu schnell und unstrukturiert geschieht, darf der Moderator gerne eine Zwischenfrage stellen. Diese könnte beispielsweise lauten: "Lassen Sie uns das zusammenfassen: wir haben uns für Lösung B entschieden, weil Grund C dafürspricht?" So erhält der Moderator leichter die Zustimmung der Teilnehmer und er ruft gleichzeitig den Konsens ins Bewusstsein aller. 


Visualisierung in Worten und Bildern

Eine Visualisierung muss nicht immer aus einer Liste von Begriffen bestehen. Oft ist eine Skizze oder ein Bild die beste Art der Visualisierung. Am Flipchart können Striche, Kästchen und Pfeile helfen, aus einer Wortliste eine Art Diagramm zu machen. So sind Zusammenhänge zwischen Aufgaben, Events, Entscheidungen und auch Personen schnell und übersichtlich erfassbar und für alle sichtbar. Ursachen und Wirkungen lassen sich durch einfache Pfeile darstellen. Dabei ist es nicht wichtig, dass das Bild optisch perfekt wird. Es muss nur thematisch korrekt und gut zu erkennen sein. Es darf sich aber auch im Laufe der Besprechung verändern.
Wenn es zu chaotisch wird, nehmen Sie einfach das nächste Blatt und beginnen Sie mit den neuen Gegebenheiten, bis alles diskutiert ist und alle Teilnehmenden mit dem entstandenen Bild oder Diagramm einverstanden sind. Wenn hier von Flipchart die Rede ist, dann sind natürlich auch alle modernen IT-gestützten vergleichbaren Mittel gemeint. Wenn vom Tablet auf die Leinwand projiziert wird, was der Projektmanager gerade schreibt oder zeichnet, dann entspricht das dem Flipchart und erfüllt denselben Zweck. 


Themen über Themen

Oft kommt es vor, dass in einer Besprechung ein Redebeitrag erscheint, der gerade nicht ins Thema passt. Entweder will der Redner diesen Aspekt einmal ansprechen, weil er ihm wichtig erscheint oder jemand hat die Tagesordnung nicht gelesen.
Manchmal kommt es vor, dass vom Thema abgeschweift wird, dass ein Punkt angesprochen wird, der zwar wichtig ist, aber erst später im Rahmen eines nächsten Tagesordnungspunktes angesprochen wird. In diesem Fall sollte der Moderator sich nicht scheuen, das genauso zu sagen und festzuhalten.
 
Ein wirksames Mittel, das Thema zu unterbrechen und auf später zu verschieben ist ebenfalls die Visualisierung: der Moderator schreibt den Stichpunkt auf das nächste Flipchart-Blatt und kehrt dann zum aktuellen Diskussionspunkt zurück. Auf diese Weise stellt man sicher, dass das Thema nicht vergessen wird und allen wird signalisiert, dass zunächst ein Punkt beendet werden soll, bevor es zum nächsten geht. Der Projektmanager kann durch diese Maßnahme seine Sitzungsstruktur einhalten, kann Redner bremsen, die abschweifen (aber trotzdem möglicherweise wichtige Themen ansprechen) und schafft sich eine Struktur für den weiteren Verlauf sowie gegebenenfalls für die nächste Sitzung. Wenn ein Punkt vertagt (und auch für alle sichtbar vertagt) wird, sind die Redner meist beruhigt, weil sie wissen, dass ihr Beitrag gehört und aufgenommen wurde. So kommen Sie in Ihrem Thema voran und riskieren nicht, dass die Sprache immer wieder auf diesen Punkt zurückkommt.

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