23.08.2017 - Wir haben für Sie im folgenden Artikel die Informationen aus diesem Link zusammengefasst:  www.deutsche-startups.de/2017/04/11/wenn-es-um-tools-geht-glaube-ich-weniger-ist-mehr/
  
Im Projektmanagement sind Methoden und Werkzeuge schon deshalb wichtig, weil sie dabei helfen, den Arbeitsalltag zu gliedern. Mit der Hilfe von strukturierten Arbeitsabläufen, methodischem Vorgehen und diversen Tools ist es möglich, Projekte transparent und nachvollziehbar zu gestalten, was dem Projektmanager Sicherheit gibt und den Kunden Vertrauen einflößt. Neue Mitarbeiter können zu einem Projekt stoßen und dank einheitlicher Arbeitsmethoden und Tools schnell den Anschluss finden. Diese Tools haben sich in den letzten Jahren sehr stark durch die Digitalisierung verändert. Was heute Standard ist, hat meist mit Computern und der digitalen Welt zu tun. Es gibt allerdings nicht nur das eine Standard-Tool für Projektmanager, ganz im Gegenteil gibt es eine Fülle an digitalen Helfern für das Projektmanagement. Den Überblick zu behalten und sich für das richtige Tool zu entscheiden ist nicht immer leicht. 

Mehr oder weniger Tools?

Oft stellt sich nicht nur die Frage, welche Tools man im Projektmanagement sinnvoll einsetzen kann, sondern, wie viele Tools man überhaupt braucht. Angesichts der Fülle an Angeboten machen manche Büros und Manager nun bereits wieder einen Schritt zurück und behaupten, weniger sei mehr. Fest steht jedoch, dass es ohne Tools nicht mehr geht.
Hier hat jedoch jeder Projektmanager seine eigenen Favoriten und nutzt die Mittel, die ihn in seiner Arbeit voranbringen. Es spricht nichts dagegen, sich hin und wieder über neue Tools zu informieren und auch etwas Neues auszuprobieren, schließlich gibt es ständig innovative Entwicklungen auf dem Markt. Und vielleicht ist tatsächlich etwas dabei, was das Projekt noch besser voranbringen kann. Es spricht aber auch nichts dagegen, sich von Tools zu trennen, die nicht mehr zeitgemäß sind oder statt Zeit zu sparen diese nur beanspruchen. Die verwendeten Tools und deren Nutzung sollten von jedem Projektmanager mindestens einmal im Jahr überprüft und möglicherweise verändert werden. 

Innovative Tools im Alltag

Nahezu alle Menschen verwenden im Büroalltag E-Mails. Für die einen sind Outlook und andere Portale nur ein Postfach, für die anderen ist es ein Tool, das den Alltag verwaltet. Mit den unterschiedlichen Funktionen können Kalender, Daten, Kontakte, Aufgaben, Termine und vieles mehr strukturiert werden. Eine Taskliste, die mit E-Mails verknüpft und zur Erinnerung wieder und wieder vorgelegt werden kann, ist für viele ein wichtiges Tool, denn so entfällt der Stress, an alles selber denken zu müssen.
 
Zudem erleichtern und ermöglichen E-Mails natürlich die Diskussion innerhalb und außerhalb des Teams. Viele Firmen haben nicht nur E-Mail, sondern auch einen Messenger, der schnellere und einfachere Kommunikation verspricht. To Do Listen sind innerhalb von Teams unerlässlich. Es bieten sich Outlook oder aber auch Listenfunktionen auf Sharepoint sowie Dapulse an. Wer KPIs und Statistiken ständig im Blick haben muss, der wird sich auf Mixpanel oder auf Geckoboard verlassen und so den Überblick behalten. 

Eine gute Balance finden

Viele Tools sind aus dem Alltag nicht mehr weg zu denken. Die Kritiker sprechen davon, dass eine Fülle an verschiedenen Tools und Anwendungen die Mitarbeiter ablenken und ihnen das Gefühl vermitteln würde, von der digitalen Welt nahezu „aufgefressen“ zu werden. Daher neigen immer mehr Menschen dazu, ihre Tools zu konzentrieren. Im Grunde wünscht man sich ein einziges Tool, das alle Aufgaben miteinander verknüpft.
Das ist schwierig, denn die Aufgaben im Projektmanagement sind so vielfältig, dass es kein Tool gibt, das allen Anforderungen genügen kann. Kommunikation, Planning und Dokumentenverwaltung, die als wichtigste Aufgaben im Alltag eines Projektmanagers stehen, werden daher meist von drei unterschiedlichen Programmen verwaltet.
Dies ist auch sinnvoll, denn diese Aufgabenbereiche sind sehr unterschiedlich. Große Bedeutung kommt nun der Frage zu, wie diese Tools miteinander kommunizieren können. Wie kann also ein Planning oder eine Datei verbreitet, weiterbearbeitet und synchronisiert werden, ohne dabei viel Zeit zu verlieren? Hier sind die Entwickler gefragt, die es den Projektmanagern erleichtern sollen, miteinander und mit den Kunden zu kommunizieren und dabei immer die letzte Version von Dokumenten und Zeitplänen parat zu haben. Glücklicherweise gibt es auch hierfür Tools und Werkzeuge.
 
Interaktive Plattformen erfreuen sich großer Beliebtheit, auch bei Kunden, die deren Wert mehr und mehr erkennen. Das „Alles aus einer Hand“-Prinzip ist mit diesen Plattformen zwar auch nicht komplett erreicht, aber eine projekteigene Webseite mit fast allen Informationen darauf zu haben, verleiht viel Sicherheit und ist natürlich praktisch, wenn man sich auf die verschiedenen Funktionen der Plattform einlässt und alle Beteiligten sich darauf einigen können, ausschließlich mit dieser Plattform zu arbeiten.

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