Agile Meilensteinkriterien im Projektmarketing unter der Lupe

Aus Jrothman.com setzt sich Johanna Rothman mit Themen aus dem Bereich des Projektmanagements – und insbesondere des agilen Managements – auseinander. In ihrem Artikel über agile Meilensteinkriterien erklärt sie das Prinzip. Ihrer Meinung nach können Meilensteinkriterien einen wichtigen Beitrag leisten, um sicherzustellen, dass ein Projekt zu seinem Abschluss geführt werden kann. Milestonekriterien können dafür sorgen, dass ein bestimmter Meilenstein eintrifft, bevor das Projekt abgeschlossen ist, so dass man immer zweifellos erkennen kann, ob die nächste Etappe auch starten kann. Release-Kriterien behalten ihre Berechtigung und ihre Bedeutung, denn ohne sie, ohne eine kontinuierliche Dokumentation und ohne begleitendes Marketing wird es am Ende wahrscheinlich überhaupt kein Produkt geben. Nicht zuletzt führt das Erfüllen von Release-Kriterien meistens dazu, dass innerhalb des Unternehmens an ganz anderer Stelle Prozesse in Gang gesetzt werden. Oft fangen andere Abteilungen gar nicht erst mit der Arbeit an, bevor sie nicht aufgrund von nachprüfbaren Daten davon überzeugt werden können, dass ein Produkt kurz vor dem Abschluss steht und sie sinnvoll planen können. Im Folgenden fassen wir Ihren Artikel für Sie zusammen.

Meilensteine sind natürlich aus dem regulären Projektmanagement bekannt. Sie werden in Zeitplänen eingesetzt und jeder Beteiligte kann sich etwas darunter vorstellen. Nehmen Sie ein Gebäude: Hier wäre ein Meilenstein die Erteilung der Baugenehmigung, ein anderer das Ende der Aushubarbeiten und ein weiterer das Fertigstellen des Rohbaus. Jeder kann sich darunter etwas vorstellen. Aber in der Softwareentwicklung ist es nicht immer ganz so einfach und auch nicht ganz so sichtbar. Betrachten wir noch einmal das Beispiel Marketingkampagne. Nur wenige Firmen warten ganz bis zur Fertigstellung eines Produkts, bevor sie mit dem Marketing beginnen. Meist ist es doch so, dass man sich zumindest Gedanken darum macht, wie das Marketing aussehen soll. Es ist eine Gratwanderung, das Marketing genau so weit vorzubereiten, dass es am Tag der Fertigstellung des Produktes perfekt passt und einfach losgelassen werden kann. Auf die Kampagne zu warten, wenn das Produkt schon fertig ist, kostet Zeit und Geld. Das Marketing fertig zu stellen, bevor das Produkt vollkommen fertig ist, kann schief gehen und ebenfalls Geld kosten, weil Schritte wiederholt werden müssen. Die Lösung hierfür: Ein Meilenstein, der anzeigt, wann das Marketing beginnen kann.

Es gibt also nun einen Meilenstein für den Start der Marketingkampagne. Dieser braucht Kriterien. Wenn Sie mit vielen Release-Kriterien arbeiten, können Ihre Meilensteine in verhältnismäßig kurzen Abständen gesetzt werden, zum Beispiel im Abstand einiger Wochen oder Monate. Das hängt natürlich mit der Gesamtdauer Ihres Projektes oder Ihrer Produktentwicklung zusammen und muss im Vorfeld geplant werden. Außerdem spielt die Frage, wie viel von Ihrer Kampagne vor der Veröffentlichung ablaufen soll, und wie viel dann, wenn das Produkt bereits verfügbar ist. Hier sind die Marketingmanager und -fachleute gefragt, denn das hängt wiederum mit der Art der Kampagne und der Werbestrategie zusammen. Ein Kinofilm beispielsweise wird schon Monate vor seinem Erscheinen beworben, während eine neue Joghurtsorte erst dann in der Werbung zu finden ist, wenn es den Joghurt auch wirklich zu kaufen gibt. Ähnlich verhält es sich mit Softwareprodukten: Es gibt solche und solche.

Nehmen wir nun an, Sie haben ein Projekt, das ein Jahr dauern soll und Sie haben mit den Experten festgelegt, dass die Marketingkampagne drei Monate vor Veröffentlichung starten soll. Jetzt müssen die Meilensteinkriterien definiert werden. Als erster Schritt, schon im ersten Monat, müssen Sie die Releasekriterien jeder einzelnen Abteilung, jedes Teilprojektes und -programms in Erfahrung bringen. So finden Sie heraus, wann das Endprodukt verfügbar sein wird. Vielleicht müssen auch einige dieser Releasekriterien umformuliert werden, damit sie gemeinsam Sinn ergeben. Nun wird es interessant. Es gibt den Meilenstein, wann die Marketingkampagne starten soll. Die Leute vom Marketing wollen, dass das Produkt bis dahin soweit fertig ist, dass es sinnvoll ist, eine Kampagne zu starten. Um das zu definieren, also wann es „fertig genug“ ist, brauchen Sie Meilensteinkriterien, denn hier sind Releasekriterien nicht ausreichend.

Der Zeitpunkt, wenn das Projekt „fertig genug“ ist, ist also im Grunde Ihr Meilenstein. Um den Zeitpunkt genau zu definieren und zu erkennen, können verschiedene Minima helfen. Zum Beispiel wollen Sie wahrscheinlich, dass Ihr MVE (Minimum Viable Experiment) abgeschlossen ist und Ihr MVP (Minimum Viable Product) sowie die MMFs (Minimum Marketable Features) weitgehend stehen. Hiermit steht dann auf jeden Fall auch fest, dass Ihr Produkt funktionieren wird. Auch ein wenig Kundenrecherche und Testing sollte schon geschehen sein. Die Kriterien für Ihren Meilenstein können sehr unterschiedlich sein. Wenn das Produkt zum Beispiel eine Zahlungsfunktion hat, so könnte eines der Kriterien lauten, dass mindestens eine der Zahlungsmethoden in dieser Zahlungsfunktion schon funktionieren muss. Die Kriterien können alle möglichen Funktionen betreffen und legen fest, wann Ihr Produkt „fertig genug“ ist. Zu diesem Zeitpunkt ist das Produkt in seinen Basisfunktionen erkennbar, testbar und für die Marketing Abteilung fassbar und vermarktbar. Also kann nun in beiden Abteilungen, im Marketing und in der Entwicklung, auf dieser Basis weitergearbeitet werden. Natürlich ist das Marketing nur ein Beispiel und nur ein Bereich von vielen, in denen Meilensteinkriterien hilfreich sein können, wertvolle Zeit sparen und ein besseres Timing erlauben.

Noch ein Tipp: Arbeiten Sie am besten nicht mit Prozentangaben. Dass etwas zu 80% fertig sein muss, um „fertig genug“ zu sein, ist kein gutes Kriterium, denn es können die falschen 80% sein. Meilensteinkriterien sollten immer sehr konkret sein und deutlich erkennbar und messbar. Ein klares ja oder nein.  Johanna Rothman ist davon überzeugt, dass gute Milestonekriterien den Teams dabei helfen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und den Fokus richtig zu setzen.