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Prioritäten setzen in Softwareprojekten

Prioritäten setzen in Softwareprojekten 12.04.2018 - Jürgen Lampe arbeitet als Berater in der IT-Abteilung von Agon Solutions GmbH in Frankfurt und hat mehr als 15 Jahre Erfahrung mit der Implementierung von Softwarelösungen in Banken. Sein Artikel "Richtig priorisieren in Softwareprojekten" auf der Webseite Jaxenter.de befasst sich mit Prioritäten bei Softwareprojekten und beschreibt das Dilemma, unter den anstehenden Projekten das dringlichste auszuwählen und im Projektalltag objektive Entscheidungen zu treffen. 


Entscheidungen treffen

Jürgen Lampe beschreibt die allen Projektmanagern bekannte Situation, unter Zeitdruck zu priorisieren. Oft liegen nicht alle Daten und Fakten vor, die eigentlich nötig wären, um eine fundierte Entscheidung zu treffen – aber die Zeit läuft davon und eine wichtige Entscheidung muss sofort getroffen werden. Manchmal macht das Warten auf Entscheidungen einen Großteil der gesamten Projektdauer aus. Der Begriff Decision Fatigue, der bisher noch nicht ins Deutsche übersetzt wurde und im deutschen Sprachraum laut Lampe noch kaum Beachtung findet, beschreibt das Phänomen, dass Verantwortliche pro Tag nur eine gewisse Anzahl an fundierten Entscheidungen treffen können, bevor diese Entschlusskraft "ermüdet". Daraus leitet sich der Grundsatz ab, Entscheidungen am besten immer morgens zu treffen. Entscheidungen sollten außerdem gleichzeitig an die Stelle delegiert werden, die über alle Informationen verfügt, die für das Treffen der Entscheidung von Bedeutung sind. Entscheidungen werden nicht einfacher, wenn sie aus Mangel an Information an die nächsthöhere Stelle abgegeben werden. 


Die Ziele nicht aus den Augen verlieren

Lampe führt an, dass bei vielen Entscheidungsverfahren die klare Zielsetzung fehlt. Anders als in der Massenproduktion müssen im Softwaremanagement nicht nur die Kosten der Produktion betrachtet werden. Bei der Entscheidungsfindung muss immer auch der Kostenpunkt berücksichtigt werden, der durch eine verzögerte oder eine nicht getroffene Entscheidung entstehen würde. Diesen Kostenpunkt nennt man Verzögerungskosten. Vor allem wenn es um die Markteinführung von Innovationen geht, zählt quasi jede Minute, denn in unserer schnelllebigen Zeit schläft die Konkurrenz nie. Oft entscheidet der Einführungszeitpunkt eines Produkts über Erfolg oder Misserfolg – und jeder Entscheider muss immer auch die Kosten vor Augen haben, die entstehen, oder das Geld, das verloren geht, wenn eine Entscheidung nicht so schnell wie möglich getroffen wird. Um diese Verzögerungskosten zu ermitteln, muss natürlich ein wenig geschätzt und spekuliert werden, denn wie immer bei Prognosen, können keine realen Zahlen erfasst werden. Der Fokus muss also nicht auf die Zahlen selbst sondern viel mehr auf die Wahrscheinlichkeit und die potentielle Richtigkeit der Annahmen gelegt werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist ein geeignetes Mittel, um Verzögerungskosten zu erfassen. Dabei ist es essentiell zu beachten, dass der erste am Markt, vor allem in der Software-Branche, immer einen enormen Marktvorteil genießt und höhere Margen einstreichen kann. 


Mit Schätzungen umgehen

Selbst jemand, der viel Erfahrung mit Schätzungen hat, kann sich einmal gründlich verschätzen. Das liegt einfach in der Natur der Sache. Schätzungen jeder Art, so auch Verzögerungskosten, müssen also kontinuierlich analysiert und überarbeitet werden. Lampe ist der Meinung, dass Schätzungen nicht aufgrund von fehlenden Daten ausbleiben sollten und dass so viele Betrachtungsweisen wie möglich in die Schätzung mit einfließen sollten. Schließlich geht Lampe auf die Frage ein, ob die Schätzung von Verzögerungskosten innerhalb von IT-Projekten auch auf darunter liegende Ebenen angewandt  werden kann. So könnten auch kleine Aufgaben beziffert und Mitarbeiter motiviert werden. Oft ist aber das Übertragen und Herunterbrechen nur sehr schwer möglich. Zu viele Verflechtungen und Abhängigkeiten machen in der IT oft die klare Trennung zwischen Teilaufgaben unmöglich. Am besten fließt die Projektdauer auch mit in die Betrachtung ein, damit größere Projekte nicht generell gegenüber kleineren Projekten bevorzugt behandelt werden. Kurz angelegte Projekte, die schnell kleine Erfolge erzielen können, können ebenso wichtig sein wie große Projekte, die erst nach einer längeren Zeit Erfolge zeigen. Lampe erwähnt außerdem die CD3 Methode zur Schätzung von Verzögerungskosten. Sich mit diesem Thema zu befassen, ist nicht nur für Manager in der Softwarebranche sinnvoll, denn verzögerte Entscheidungen und die damit verbundenen Konsequenzen und Risiken treten in jedem Bereich der Wirtschaft und des Managements auf.

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