Umfeldsteuerung durch Stakeholderkommunikation
Mit Stakeholderkommunikation ist der regelmäßige Austausch des Projekts mit seinen Stakeholdern gemeint. Damit sie nachhaltig wirken und zur Steuerung des Projektumfeldes genutzt werden kann, muss sie systematisch betrieben werden, d. h. eine lose Ansammlung von unregelmäßig durchgeführten Aktionen ist nicht ausreichend. Mit dem Wissen, wer die Stakeholder sind und welche Einstellungen, Motive und auch Ziele sie haben, kann der Projektmanager auf diskursive, partizipative und repressive Kommunikationsstrategien zurückgreifen, um Wirkungen zu erzielen.
Bei konsequent betriebenem Dialog mit den Stakeholdern können die Rückmeldungen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Projekt zu institutionalisieren.
Bei konsequent betriebenem Dialog mit den Stakeholdern können die Rückmeldungen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Projekt zu institutionalisieren.
Inhalt
Diskursive Strategie
Die diskursive Strategie zielt auf einen Ausgleich zwischen den verschiedenen Interessen der Stakeholder ab. Hierfür werden die Stakeholder angehört, ihre Meinungen aufgenommen und wenn möglich, bzw. notwendig im Projekt verarbeitet. Mit den Stakeholdern wird also gesprochen und hierfür führt der Projektmanager Besprechungen und Verhandlungen, Informationsrunden und Statusmeetings durch. Eine aktive Mitarbeit der Stakeholder im Projekt ist nicht erforderlich.
Partizipative Strategie
Die Anwendung einer partizipativen Strategie beinhaltet das partnerschaftliche Einbeziehen der Stakeholder. Hierfür müssen diese in das Projekt eingebunden werden und ggf. auch aktiv mitarbeiten. Der Projektmanager verfügt dabei über verschiedene Möglichkeiten, die Integration in das Projekt zu erreichen. So kann bspw. die Einbindung eines Stakeholders in den Lenkungsausschuss (als Mitentscheider im Projekt), seine Mitarbeit im Kernteam (als tragende Säule im Projekt) oder die Zuarbeit durch ihn als Projektmitarbeiter vorgesehen werden. Dies kann in Abhängigkeit vom Projekt über die gesamte Projektlaufzeit, aber auch nur mit Phasenbezug oder für die konkrete Bearbeitung eines Arbeitspakets vorgesehen werden.
Bei der diskursiven und der partizipativen Strategie kann der Projektmanager unterschiedliche Stufen der Beteiligungsintensität festgelegen:
Immer wieder kommt es vor, dass Stakeholder überhaupt nicht in das Projekt und seine Prozesse einbezogen werden dürfen, hier würde die Beteiligungsintensität unterhalb von Stufe 1, auf Stufe 0 liegen.
Bei der diskursiven und der partizipativen Strategie kann der Projektmanager unterschiedliche Stufen der Beteiligungsintensität festgelegen:
- Stufe 1 – niedere Beteiligungsintensität durch Information und Kommunikation
- Stufe 2 – mittlere Beteiligungsintensität durch Beteiligung i. S. der Mitarbeit am Projekt
- Stufe 3 – hohe Beteiligungsintensität durch Beteiligung i. S. der Mitentscheidung am Projekt
Immer wieder kommt es vor, dass Stakeholder überhaupt nicht in das Projekt und seine Prozesse einbezogen werden dürfen, hier würde die Beteiligungsintensität unterhalb von Stufe 1, auf Stufe 0 liegen.
- Stufe 0 – keine Beteiligung am Projekt gewünscht
Repressive Strategie
Repressive Strategien basieren auf der Idee, das Umfeld über selektive Informationen oder Ausschluss aus dem Informationsfluss, Druckausübung oder dem Schaffen von vollendeten Tatsachen, und auch andere Formen von Machteinsatz, steuern zu können.
Beispiele aus der Welt des Projektmanagements
Beispiel 1 „Entwicklungsprojekt“
Gemäß Definition können Wettbewerber Stakeholder des Projekts sein, doch dürfen sie über das Projekt natürlich keine Informationen erhalten, geschweige denn ins Projekt eingebunden werden. Hier kann die repressive Strategie angewandt werden, z. B. indem mit dem Schlüsselpersonal des Projekts Wettbewerbsverbote vereinbart oder mit Systemlieferanten, die sowohl das Projekt, wie auch den Konkurrenten beliefern, Vertraulichkeitsvereinbarungen getroffen werden.
Beispiel 2 „Organisationsprojekt“
Bei der geplanten Fusion von zwei Unternehmen, wären hierzu in der Öffentlichkeit ausgetragene Diskussionen schädlich. Durch den Einsatz des Projektteams an einem neutralen Ort und absoluter Geheimhaltung des Projekts, können diese Diskussionen unterbunden werden
Gemäß Definition können Wettbewerber Stakeholder des Projekts sein, doch dürfen sie über das Projekt natürlich keine Informationen erhalten, geschweige denn ins Projekt eingebunden werden. Hier kann die repressive Strategie angewandt werden, z. B. indem mit dem Schlüsselpersonal des Projekts Wettbewerbsverbote vereinbart oder mit Systemlieferanten, die sowohl das Projekt, wie auch den Konkurrenten beliefern, Vertraulichkeitsvereinbarungen getroffen werden.
Beispiel 2 „Organisationsprojekt“
Bei der geplanten Fusion von zwei Unternehmen, wären hierzu in der Öffentlichkeit ausgetragene Diskussionen schädlich. Durch den Einsatz des Projektteams an einem neutralen Ort und absoluter Geheimhaltung des Projekts, können diese Diskussionen unterbunden werden
Fazit
Problematisch wird es immer dann, wenn die Einordnung der Stakeholder fehlerhaft vorgenommen und die Maßnahmenpakete unzureichend getroffen wurden. Wurden wichtige Entscheidungen getroffen, aber die relevanten Stakeholder nur scheinbar beteiligt, entstehen spätestens dann Konflikte, wenn sich die Stakeholder dann gegen diese Entscheidung auflehnen.
Bei jeder der dargestellten Kommunikationsstrategien sind also gute Argumente gefordert, dies betrifft die Einordnung der Stakeholder, die Definition einzelner Maßnahmen und auch deren zeitlichen Abfolge. Je stärker und fundierter diese Argumente aufgebaut und vorgetragen werden, desto besser kann auch die Kommunikationsstrategie seine Wirkung entfalten.
Bei jeder der dargestellten Kommunikationsstrategien sind also gute Argumente gefordert, dies betrifft die Einordnung der Stakeholder, die Definition einzelner Maßnahmen und auch deren zeitlichen Abfolge. Je stärker und fundierter diese Argumente aufgebaut und vorgetragen werden, desto besser kann auch die Kommunikationsstrategie seine Wirkung entfalten.
Autor: Dr. Roland Ottmann
Schlagworte: Projektmanagement, Stakeholderkommunikation, Kommunikation