5 Tipps für ein motiviertes und leistungsstarkes Team

Die Motivation im Projektteam kann wirklich ausschlaggebend für das Gelingen oder Scheitern eines Projekts sein. Motivierte Mitarbeitende und Teammitglieder arbeiten anders als Personen, denen der Ausgang des Projektes im Grunde egal ist. Der Projektmanager darf neben all seinen administrativen Aufgaben natürlich auch die Personalführung nicht vernachlässigen. Wie der Geschäftsführer eines Unternehmens muss er dafür sorgen, dass alle Projektbeteiligten gute Arbeit leisten, und das geht am einfachsten, wenn die Mitarbeitenden motiviert sind. Hier erhalten Sie einige Tipps zum Thema Motivation.

Viele Projekte haben von vornherein ein hohes Motivationspotential, zumindest zu Beginn, wenn die Ideen noch neu sind und jeder gerne an dem Projekt beteiligt wäre. Es gibt aber natürlich auch Projekte, die weniger imposant sind und nicht diese Faszination auf alle Beteiligten ausüben. Natürlich müssen aber auch diese Projekte bearbeitet und gemanagt werden. Mit der Zeit verlieren oft auch Prestige-Projekte an Faszination und die Motivation im Team kann nachlassen. In beiden Fällen ist es die Aufgabe des Projektmanagers, die Motivation und damit die Leistungsfähigkeit, zurückzubringen. Wer motiviert an eine Aufgabe heran geht, der empfindet auch mehr Zufriedenheit mit seiner Aufgabe und den erreichten Ergebnissen. Wenn man sich nun mit dem Thema Motivation aus psychologischer Sicht befasst, erfährt man, dass Motivation im Grunde immer aus einer Person selbst kommen muss. Man kann also niemanden gegen seinen Willen motivieren, sondern ihn nur dazu bewegen, sich selbst zu motivieren. Zum Glück gibt es hierfür ein paar Tricks.

Als Projektmanager muss man die Rahmenbedingungen schaffen, in denen Menschen ihre eigene Motivation finden. Ein passendes Umfeld im Projektmanagement steigert die Selbstmotivation. Als Projektmanager ist es die Aufgabe, alle negative Einflüsse vom Team fern zu halten, ideale Arbeitsbedingungen zu schaffen und die Stimmung im Projektteam auf einem positiven Niveau zu halten.
Konkret bedeutet dies, dass stets alle den Nutzen und das Ziel des Projektes vor Augen haben müssen. Es ist hilfreich immer wieder zu betonen, wie sinnvoll und nützlich das Projekt ist. Der Projektmanager sollte den Teammitgliedern stets das Gefühl geben, "für eine gute Sache" zu arbeiten. Auf keinen Fall sollte jemand auf die Idee kommen, dass alles nur Zeitverschwendung ist. Es hilft, kontinuierlich positive Aspekte hervorzuheben und jeder einzelnen Aufgabe innerhalb des Projektes einen Sinn zu verleihen und ihre Bedeutung zu betonen.

Ziele, die das Projekt verfolgt, müssen realistisch sein. Sie müssen einerseits erreichbar sein und andererseits allen Beteiligten einleuchten. Ein Ziel, das unerreichbar scheint, wird niemals jemanden motivieren. Alle Bemühungen scheinen sinnlos, weil sich niemand vorstellen kann, dass das Ziel je erreicht wird. Gleichzeitig muss das Ziel aber auch ein wenig ehrgeizig sein, um anspornend zu wirken. Hier die richtige Balance zwischen Realismus und Herausforderung zu finden, ist die Aufgabe des Projektmanagers. Dasselbe gilt für Zwischenziele, die im Projektablauf gesetzt werden.

Für das Team ist es wichtig, dass erbrachte Leistungen geschätzt und lobend erwähnt werden. Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Menschen, die das Gefühl haben, ihre Arbeit wird wertgeschätzt, wesentlich effizienter arbeiten, erfolgreicher sind und zudem weniger krank und zufriedener sind. Dasselbe gilt auch für Projektmanager und ihr Team. Eine angemessene Bezahlung ist zwar eine Art der Wertschätzung, aber trotzdem ist es aus psychologischer Sicht unheimlich wichtig, dass Menschen in regelmäßigen Abständen hören, dass sie gute Arbeit leisten und das auch von jemandem bemerkt wird. Das Bewusstsein, gut in seinem Job zu sein und von anderen geschätzt zu werden, wirkt sehr motivierend. Als Projektmanager sollte man sich immer fragen, ob man oft genug Lob und positives Feedback verteilt hat - natürlich nur, wenn es angebracht ist.

Der Projektmanager hat die Aufgabe zu erkennen, wer im Team für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Das ist dann leicht, wenn man sein Team seit Jahren kennt und in vielen Projekten zusammengearbeitet hat. Mit einem neuen und unbekannten Team ist dies eine wahre Herausforderung. Menschen sind sehr verschieden. Manche können sich den ganzen Tag mit Begeisterung in Zahlenkolonnen versenken, Andere sterben vor Langeweile, wenn sie nur an eine solche Aufgabe denken. Auch dies ist ein unheimlich wichtiger Motivationsfaktor: jedem Teammitglied muss eine Aufgabe zugewiesen werden, die ihm „liegt“. Auch wenn es zu offensichtlich klingt: manchmal hilft es, einfach danach zu fragen, worin jemand gut ist und was jemand kann. Mit etwas Erfahrung erkennt man bald die Schwächen und vor allem die Stärken seiner Mitstreiter.

Ein Projektmanager sollte immer alles gut organisiert haben und jede Maßnahme systematisch und aus guten Gründen angegangen sein. Aber das alleine reicht nicht aus – auch das Team muss wissen, was das für Gründe sind und wie das System aussieht und auch nachvollziehen können, warum bestimmte Dinge auf eine bestimmte Weise gelöst werden. Transparenz heißt das Zauberwort! Dazu kommt, dass die Kommunikation von Organisation und Zeitplänen dafür sorgt, dass Doppelarbeit vermieden wird, Zusammenhänge erkannt werden und effizienter gearbeitet werden kann. Reibungslose Abläufe, die jeder kennt, sind nicht nur sinnvoll für das Gelingen des Projekts, sondern wirken auch sehr motivierend. Im Gegenzug wirken sich verwirrende Strukturen und ziellose Debatten frustrierend und demotivierend aus.

Um als Projektleiter das Team richtig zu motivieren, kommen viele Dinge zusammen. Man muss sich dessen von Anfang an bewusst sein, um das Beste aus dem Team herauszuholen. Wenn Sie das Team bereits kennen, können Sie jeder Person die richtige Aufgabe zuweisen, um ein leistungsfähiges Team zu schaffen, das durch seine eigene Motivation zusammengehalten wird. Man sollte immer daran denken, dass nicht jeder immer gleich motiviert ist und dass es manchmal schlechte Tage gibt, die durch andere Tage ausgeglichen werden. Wenn Sie das Team noch nicht kennen, können Sie auch auf die Erfahrungen früherer Projektleiter zurückgreifen oder im Team besprechen, wer für welche Aufgabe am besten geeignet und damit am motiviertesten ist. So stellen Sie sicher, dass Team und die Projektleitung gut zusammenarbeiten und die Motivation hoch bleibt.