Projektportfoliomanagement: Warum der richtige Fokus über Erfolg entscheidet

Viele Unternehmen scheitern nicht an der Umsetzung einzelner Projekte, sondern daran, dass sie zu viele Projekte gleichzeitig starten. Ohne klare Priorisierung wird jedes Projekt nur halbherzig verfolgt und Ressourcen nicht ausreichend eingesetzt. Hier setzt das Projektportfoliomanagement (PPM) an: Es sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Kräfte auf die wirklich entscheidenden Projekte konzentrieren.

Beim Projektportfoliomanagement werden mehrere Projekte parallel strategisch gesteuert, um die Unternehmensstrategie bestmöglich umzusetzen. Dazu werden die Ressourcen so eingesetzt, dass sie den Unternehmenszielen dienen. Dabei handelt es sich um einen fortlaufenden, zyklischen Prozess, der die einzelnen Projekte an die Unternehmensziele ausrichtet. Der Begriff des PPM ähnelt dem Begriff des Multiprojektmanagements, geht jedoch von einer stärkeren strategischen Perspektive aus. Während das Multiprojektmanagement die operative Steuerung mehrerer Projekte betont, bewertet das PPM zusätzlich den Beitrag der Projekte zur Unternehmensstrategie. So werden Projekte einheitlich koordiniert und mit den täglichen Arbeitsabläufen sowie den Unternehmenszielen verknüpft.
Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, das sich auf die Planung und Umsetzung einzelner Projekte konzentriert, zielt das PPM also darauf ab, die richtigen Projekte für das Portfolio auszuwählen.
Weiterhin unterscheidet sich das PPM vom Begriff des Programmmanagement dadurch, dass Programme zeitlich begrenzt sind und mit abgeschlossenen Projekten enden, während das Portfoliomanagement ein kontinuierlicher Prozess ist, in den laufend neue Projekte integriert werden.
Zentrale Rollen im PPM sind der Projektportfolio Manager, der für die Erstellung und Pflege des Portfolios verantwortlich ist, und der Programmmanager, der verbundene Projekte innerhalb eines Programmrahmens steuert. Der Projektmanager wiederum leitet das jeweilige Einzelprojekt. Unterstützt werden sie durch das Projektteam, das häufig funktionsübergreifend arbeitet, sowie durch das Portfolio Board als entscheidendes Führungsgremium. Oft kommt auch ein Project Management Office (PMO) mit standardisierten Methoden und Vorlagen zum Einsatz.

Um ein wirksames Projektportfolio zu erstellen, müssen zunächst klar definierte Entscheidungsstrukturen geschaffen werden. Ein zentrales Element ist das Portfolio Board, das in regelmäßigen Abständen den Status aller Projekte bewertet und fundierte Entscheidungen darüber trifft, ob Projekte gestartet, fortgeführt oder beendet werden. Voraussetzung dafür ist jedoch ein stets aktuelles Projektportfolio. Um dies sicherzustellen, muss der Projektportfoliomanager kontinuierlich mit den Projektmanagern kommunizieren. Dabei wird überprüft, ob die Projekte planmäßig verlaufen, ob Risiken frühzeitig erkennbar sind und ob gegebenenfalls Gegenmaßnahmen erforderlich sind. Gleichzeitig ermöglicht dieser Austausch, laufende Projekte konsequent an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten und den Fortschritt der Strategieumsetzung transparent nachzuvollziehen.

Definition der Unternehmensziele

Unternehmensziele schaffen Orientierung und Sinnhaftigkeit. Sie geben dem Team eine klare Richtung vor, fördern Motivation und machen transparent, wofür gearbeitet wird. Nur auf dieser Basis kann das Unternehmen seine strategischen Ziele gezielt erreichen und die Projekte entsprechend der Ziele ausgewählt werden.
 
Auswahl der Projekte

Entscheidungsträger müssen zunächst ein vollständiges Inventar potenzieller Projekte erstellen. Dazu zählen Projektideen, Projektanfragen, neue Vorhaben sowie bereits laufende Projekte.
Idealerweise erfolgt die Erfassung über ein standardisiertes System zur Sammlung von Ideen und Projektanträgen. Ergänzend sollte ein klar definierter Prozess mit festgelegten Workflows, Checklisten, Rollen und Berechtigungen sowie eindeutigen Bewertungskriterien etabliert werden. Dieser Prozess regelt unter anderem, wie Ideen eingereicht werden, nach welchen Kriterien sie bewertet werden und wie der Genehmigungsprozess aussieht.
Auch bestehende Projekte sollten anhand derselben Kriterien bewertet werden. In diesem Zusammenhang können Projekte identifiziert werden, deren Fortführung nicht mehr sinnvoll ist, um Ressourcen für strategisch wichtigere Vorhaben freizugeben.
Zusätzlich sind für jedes Projekt relevante Kennzahlen wie Kosten, Ressourcenbedarf und prognostizierte Erträge zu erfassen.
 
Priorisierung der Projekte

Um die strategische Bedeutung einzelner Projekte für das Unternehmen zu bestimmen, ist eine Priorisierung entscheidend. Da Ressourcen begrenzt sind, können nicht alle Projekte gleichzeitig gestartet werden.
Um die richtigen Projekte auszuwählen, sollte man sich folgende Fragen stellen: Wie wichtig ist das Projekt bezüglich der Unternehmensstrategie oder der definierten OKRs? Lässt sich anhand des Return on Investments oder einer vergleichbaren monetären Kennzahl der Nutzen des Projekts ablesen? Wie gestalten sich die Projektrisiken im Verhältnis zum erwarteten Nutzen zur Sicherstellung der Stabilität des Gesamtportfolios? Sind die benötigten personellen Kapazitäten und Budgets realistisch verfügbar, um Überlastungen zu vermeiden?
Zur objektiven Vergleichbarkeit können Methoden wie Nutzwertanalysen oder mehrdimensionale Bewertungsmodelle eingesetzt werden. Projekte mit hohem Nutzen und vergleichsweise geringem Risiko erhalten dabei eine höhere Priorität.
 
Transparenz und Einbindung der Stakeholder

Das Projektportfolio sollte mit den wichtigsten Stakeholdern geteilt werden. Ziel ist eine enge Zusammenarbeit zur Abstimmung von Projektabhängigkeiten, Ressourcenkapazitäten, Kompetenzverteilungen, Budgetanforderungen sowie bestehenden Restriktionen. Genehmigte Projekte werden anschließend verbindlich im Projektmanagement System erfasst.
 
Projektstatus Updates und Portfolio Steuerung

Verschieben sich strategische Prioritäten oder treten Probleme auf, kann es erforderlich sein, gezielte Anpassungen an Projekten, Ressourcen, Budgets oder am gesamten Portfolio vorzunehmen. Änderungen der Unternehmensziele können dazu führen, dass einzelne Projekte nicht mehr zur Strategie passen und entsprechend angepasst oder beendet werden müssen.
Grundlage hierfür sind aktuelle, verlässliche Daten sowie regelmäßige Portfoliomeetings, in denen der Status überprüft und notwendige Steuerungsmaßnahmen beschlossen werden.
 
Projektabschlussbewertung

Nach Projektabschluss erfolgt eine strukturierte Bewertung anhand eines Soll-Ist-Vergleichs von Kosten, Ergebnissen und Zielerreichung. Darüber hinaus sollten Lessons Learned systematisch dokumentiert werden, um Erfahrungen, Erkenntnisse und Ergebnisse für zukünftige Projekte nutzbar zu machen und die Qualität des Projektportfoliomanagements kontinuierlich zu verbessern.

Das zentrale Problem ist fast immer die Ressourcenknappheit, insbesondere die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden. PPM stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte genügend Aufmerksamkeit und Kapazität erhalten. Es bietet eine Übersicht darüber, wer wann an welchen Projekten arbeitet, und macht so Engpässe sichtbar. Durch diese realistische Planung und Priorisierung wird verhindert, dass Mitarbeitende durch zu viele gleichzeitige Aufgaben überlastet werden. Bei Bedarf können zudem Ressourcen aus weniger wichtigen oder zeitnah endenden Vorhaben in hochpriorisierte Projekte umgeleitet werden.

Um bei der Vielzahl an Projekten den Überblick zu behalten, können PPM Tools Transparenz schaffen, indem sie Dashboards und Echtzeiteinblicke in den Projektstatus, die Budgets und die Risiken jedes Projekts im Portfolio bieten. Dazu können Visualisierungen wie das Gantt Diagramm verwendet werden, das zeitliche Abläufe und Diagramme für den Vergleich von Kosten und Nutzen darstellt. Zudem kann die Software bei der Durchführung von Was-wäre-wenn-Szenarien helfen, die bei Entscheidungen über die Weiterführung von Projekten unterstützen. Operative Tools richten den Blick auf die einzelnen Projekte.

Projektportfoliomanagement verbindet langfristige Ziele mit der täglichen Projektarbeit, stellt Ressourcen gezielt bereit und maximiert den Nutzen für das Unternehmen. Dabei gehen Effizienz und Effektivität Hand in Hand: PPM sorgt nicht nur dafür, dass Projekte richtig umgesetzt werden, sondern vor allem, dass die richtigen Projekte umgesetzt werden. Das Ergebnis ist mehr Transparenz, bessere Abstimmung, ganzheitliche Planung, Einblicke in Echtzeit und mehr Freiraum für kreative, zielgerichtete Arbeit, was einen klaren Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend komplexen Unternehmenswelt darstellt.