Warum ist Projektmanagement so wichtig für eine Organisation?

Stellen Sie sich vor, Sie müssen fünf Meter tief tauchen, ohne dass Sie schwimmen können. Das klingt entsetzlich, oder? Und genau das kann Ihnen auch bei Projekten passieren, nämlich dann, wenn diese nicht entsprechend organisiert – gemanagt – werden. Projektmisserfolge können die Unternehmensziele negativ beeinflussen. Daraus kann eine Verlangsamung des Geschäftswachstums resultieren.
Viele Menschen fragen sich, weswegen Projektmanagement überhaupt wichtig ist und wo darin der Nutzen liegt. Es kann zunächst verlockend sein, Geld an dieser Stelle einzusparen und deshalb kein Projektmanagement zu betreiben. Aber raten Sie einmal: Wenn Sie an diesem Ende sparen, dann kann eine Menge an zusätzlicher Arbeit entstehen, um das Projekt perfekt abzuschließen. Und das wiederum kann Ihnen viel Zeit kosten.

Und was klingt nun besser? Ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt oder unnötiger Ärger? Selbstverständlich das Erstere. Auch wenn Projektmanagement etwas mehr kostet, trägt es dazu bei, dass Ihr Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Doch was ist Projektmanagement eigentlich genau? Welche Prozesse sind involviert? Wieso wird die Wichtigkeit von Projektmanagement immer so sehr betont? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die Antworten werfen.

Projektmanagement wird häufig nur als Organisation von Aufgaben, Budgetverwaltung und als Tool zur Analyse des Leistungsumfanges betrachtet. Aber das ist nicht der Fall. Es steckt weitaus mehr dahinter. In erster Linie richtet das Projektmanagement den Kunden und das Team aufeinander aus, sodass alle Projektbeteiligten auf demselben Stand sind. Von der Steuerung von Risiken, der Planung und Erstellung von Zielvorstellungen bis hin zur erfolgreichen Projektübergabe ist alles im Projektmanagement enthalten. Die dafür verantwortliche Person ist der Projektmanager.

In einfachen Worten ausgedrückt, bedeutet dies die bestmögliche Verwaltung von Ressourcen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Wissen, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. Projektmanagement ist deshalb nichts Geringeres als ein wertvolles Mittel, um Ihr Geschäft anzukurbeln. Doch wie funktioniert dieser Prozess genau?

Der Lebenszyklus eines Projekts besteht im Wesentlichen aus fünf Phasen. Dabei sollten die folgenden Fragen beantwortet werden:

• Welche Ziele werden angestrebt?
• Welche Ergebnisse werden dem Kunden zur Verfügung gestellt und wie werden diese geprüft?
• Welches Team ist am Prozess beteiligt?
• Wie erfolgen die Steuerung und die Freigabe der einzelnen Phasen? 

Der nachfolgende Projektmanagementprozess ist wie eine Roadmap, die Ihnen bei der Erreichung der Projektziele hilft. Sehen wir uns die dazugehörigen fünf Stufen nun im Detail an.
 
1. Initialisierung: Dies ist die Anfangsphase des Projekts. Hier wird ein breiter Überblick über das Vorhaben und seine Durchführbarkeit gegeben. Sie umreißt die Anforderungen und Ziele, die erreicht werden sollen. In dieser Phase werden die Stakeholder und das Team eingebunden, außerdem muss das Team das Einverständnis der Kunden einholen.
 
2. Planung: Diese Phase entscheidet darüber, wie erfolgreich das Projekt verlaufen wird. Während der Planungsphase wird eine Blaupause erstellt, an der sich alle Beteiligten orientieren. Von Aufgaben, Zielen, Auswirkungen des Projekts, Budget, Zeitrahmen und Risiken wird alles berücksichtigt. Dabei sollte das „was“, „wann“, „wie“, „wo“ und „warum“ des Projekts beantwortet werden. Die so beschlossenen Ziele sollten erreichbar, realistisch und terminiert sein.
 
3. Durchführung: Hier nimmt das Projekt an Fahrt auf. In dieser Phase muss das Team sein Bestes geben, damit das Projekt auch gelingt. Während der Umsetzung laufen viele Dinge gleichzeitig ab und es kommt vor allem darauf an, wie gut alles gemanagt wird. Die wichtigsten Aufgaben, die während der Durchführung anfallen, sind:
 

• Teamentwicklung
• Aufgabenverteilung
• Bereitstellung von Ressourcen
• Ausführung der Pläne
• Leitung und Management durch den Projektleiter
• Überwachung der Aufgaben
• Fortschrittmanagement
• Aktualisierung der Projektpläne
• Anpassung und Risikobewertung, falls erforderlich 

4. Überwachung und Steuerung: Es ist die Aufgabe der Projektmanager, die Key Performance Indicators (KPI) aufzustellen. Anschließend müssen sie sicherstellen, dass das Projekt die KPIs erfüllt, bevor sie es an die Kunden ausliefern. In dieser Phase werden der Fortschritt und die Leistung gemessen. Dabei werden die Engpässe des Projekts erfasst und behoben.
 
5. Projektabschluss: Der letzte und wohl wichtigste Schritt. Hier wird festgestellt, wie gut das Team die Ziele erreichen konnte. Der Projektabschluss beinhaltet die Übergabe des Projektgegenstandes an den Auftraggeber. Zudem hilft dieser sowohl dem Team als auch den Managern dabei, Verbesserungen zu erkennen und für zukünftige Vorhaben zu implementieren.

Genügen Ihnen die Gründe für die Notwendigkeit von Projektmanagement immer noch nicht? Hier sind einige gute Beispiele dafür, dass Sie den Einsatz von Projektmanagement in Ihrem Unternehmen in Betracht ziehen sollten.

Jedes Projekt und jeder Kunde hat bestimmte Ziele. Projektmanagement stellt sicher, dass diese Ziele auch erreicht werden und ein Mehrwert für die Kunden geschaffen wird. Die so entstandenen strategischen Rahmenbedingungen sind auf die Ziele ausgerichtet, um einen ROI zu gewährleisten. Im Verlauf eines Projekts kann sich jedoch die Geschäftsstrategie ändern. Deshalb ist die Rolle des Projektmanagements so wichtig. Es ermöglicht so die Anpassung der Projekte an die aktuellen Geschäftsanforderungen.

Sie können sich nicht einfach unrealistische Ziele setzen und dann davor Angst zu haben, diese nicht zu erreichen. Mit Hilfe des Projektmanagements können Sie realistische Erwartungen in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan und das Budget formulieren.
Erfahrene Projektmanager können alle Aufgaben effektiv angehen, so dass die Projektergebnisse in einer bestimmten Zeitspanne erreicht werden können. Um noch bessere Ergebnisse zu erzielen, können Unternehmen Projektmanagementsoftware einsetzen. Dies erlaubt es Ihnen, innerhalb eines vernünftigen und durchführbaren Rahmens zu arbeiten.

Egal wie finanziell gefestigt Ihr Unternehmen ist, Sie haben immer ein begrenztes Budget. Aber mit dem richtigen Kostenmanagement müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, dass Sie zusätzliche Zeit für Nacharbeiten aufwenden müssen. Außerdem können Sie alle zusätzlichen Ausgaben für Ihr Projekt reduzieren. Ferner ermöglicht es eine effiziente Zuweisung von Ressourcen für eine maximale Kapazitätsausnutzung.

Bei Projekten geht es nicht nur um die Fertigstellung. Es geht vielmehr darum, welcher Wert dem Kunden geliefert wird und ob seine Erwartungen erfüllt werden. Ein dediziertes Projektmanagementsystem stellt sicher, dass der Output auf Qualität, ROI und Anwendbarkeit hin überprüft wird. Es ermöglicht dem Team, die Ergebnisse in jeder Phase des Projekts zu überprüfen, um eventuelle Fehler zu vermeiden.

Risiken sind unvermeidbar. Doch Sie müssen stets einen Notfallplan haben. Er kann Sie vor massiven Verlusten schützen und sogar Zeit sparen. Erstellen Sie während der Planungsphase einen zuverlässigen Prozess für das Risikomanagement und die Risikominimierung. Besonders bei einem komplexen Projekt ist es eine gute Idee, potenzielle Risiken im Voraus zu analysieren. So können Sie eventuelle Misserfolge in der Zukunft verhindern.

Wie überprüfen Sie, ob das Projekt wie geplant verläuft? Mit Projektmanagement- und Softwaretools können Sie den Fortschritt leicht verfolgen. Dies ist wichtig, um Einblicke in die Meilensteine, die getroffenen Annahmen und den Projekt-Output zu erhalten. Einen Überblick über das Projekt zu bekommen, macht es auch einfacher Kursabweichungen zu verstehen und zu erkennen. Dies ermöglicht es dem Team zudem, während des Projektverlaufs effektive Entscheidungen zu treffen.

Bei großen Projekten ist das Team in Abteilungen aufgeteilt. Das erfordert eine gute Zusammenarbeit zwischen allen. Der Einsatz von Projektmanagement sorgt dafür, dass diese Kooperation vereinfacht wird. Dies führt zu mehr Transparenz und Verantwortlichkeit. Sie können sich für eine Projektmanagementsoftware entscheiden, um die verschiedenen Teams problemlos zu verfolgen und zu verwalten. Dies wird Ihnen dabei helfen, die Aufgaben effektiv abzuschießen, ohne die Deadline zu überschreiten.

Zusätzlich zum Projektmanagement ist auch der Einsatz von Software möglich, die den gesamten Prozess vereinfacht. Sie haben so alles direkt im Blick und können datengestützte und sinnvolle Entscheidungen treffen. Folgende Features können für Ihr Projektmanagement von Interesse sein:
 

• Teammanagement auf einen Blick bieten
• Bereitstellung von Tools für Ihr Team
• Regelmäßige Projektfortschrittskontrolle
• Kennzeichnung des Projektzeitplans
• Aufgabenzuweisung an das Team
• Zuverlässige Projektverfolgung
• Integration von Apps

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, wenn Sie ein Projekt planen, sicherstellen sollten, dass Sie Projektmanagement für dessen Erfolg nutzen. Es gibt eine Vielzahl von Gründen, welche den Einsatz von Projektmanagement in jedem Unternehmen da draußen rechtfertigen. Also, worauf warten Sie noch? Fangen Sie am besten gleich damit an, damit Ihre Projekte erfolgreich verlaufen und Ihre Auftraggeber zufrieden sind.