Effizient arbeiten mit der Pomodoro-Technik

Um effizient an einer Aufgabe zu arbeiten, ist es entscheidend, die Konzentration und Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. In den 1980er Jahren stellte Francesco Cirillo eine Küchenuhr in Tomatenform, eine sogenannte „Pomodoro”, auf zehn Minuten, um in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten. Aus dieser Idee entstand die Pomodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode zur Verbesserung des Zeitmanagements und Steigerung der Produktivität. Sie basiert auf dem Wechsel zwischen konzentrierten Arbeitsphasen – den sogenannten „Pomodori“ – und kurzen Pausen. Ursprünglich betrug eine Arbeitsphase 10 Minuten, inzwischen sind es 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. In diesen Pausen sollte man bewusst Abstand vom Bildschirm nehmen, beispielsweise durch Bewegung, einen kurzen Snack, das Aufräumen des Schreibtisches, das Hören von Musik oder das Zubereiten von Kaffee oder Tee. Das Ziel besteht darin, die Konzentration zu erhalten und Ermüdung vorzubeugen. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten, um die Leistungsfähigkeit über einen längeren Zeitraum hinweg zu sichern und Ablenkungen zu minimieren.

Um die Technik wirkungsvoll im Arbeitsalltag einzusetzen, sollte man nicht planlos beginnen. Es empfiehlt sich, die Methode mit einer To-do-Liste zu kombinieren. Idealerweise erstellt man diese am Ende der Woche für die kommende oder am Ende eines Arbeitstags für den nächsten Tag. So hat man immer einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Diese Aufgaben lassen sich dann in Pomodori unterteilen. Eine Aufgabe sollte dabei nicht mehr als vier Pomodori beanspruchen. Wenn mehr Zeit benötigt wird, ist das ein Hinweis darauf, dass die Aufgabe zu groß ist und in kleinere Schritte zerlegt werden sollte.
Gerade bei neuen Aufgaben ist es schwierig, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen. Eine gewisse Lernkurve bei der Anwendung der Technik ist daher normal. Wenn Aufgaben dennoch nicht in der vorgesehenen Zeit erledigt werden können, hilft die Eisenhower-Matrix bei der Priorisierung. Sie zeigt, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche auf später verschoben werden können.
Die Technik lässt sich zudem individuell anpassen. Es ist nicht immer sinnvoll, Aufgaben strikt nach 25 Minuten zu unterbrechen, insbesondere, wenn man sich gut konzentrieren kann. In solchen Fällen kann die Arbeitszeit verlängert werden. Umgekehrt lassen sich mehrere kleine Aufgaben innerhalb eines Pomodoros zusammenfassen, wenn sie jeweils weniger als 25 Minuten in Anspruch nehmen.
Während eines Pomodoros sollte man sich ausschließlich der gewählten Aufgabe widmen. Wird man gestört – etwa durch Teammitglieder –, sollte man höflich mitteilen, dass man gerade beschäftigt ist und einen späteren Zeitpunkt für ein Gespräch vorschlagen. Nach dem Ende des Pomodoros kann man dann darauf zurückkommen. Handelt es sich um eine dringende Unterbrechung, sollte man nach der Klärung eine kurze Pause einlegen, bevor man mit dem nächsten Pomodoros beginnt. Um Unterbrechungen zu vermeiden, kann eine Abwesenheitsnotiz für die Kollegen hilfreich sein.

Diese Methode unterstützt einen regelmäßigen Arbeitsrhythmus und hilft dabei, Gewohnheiten zu etablieren, die häufigen Problemen wie Ablenkung oder Prokrastination entgegenwirken. In Kombination mit einer To-do-Liste ergibt sich eine klare Struktur, die den Tagesablauf übersichtlicher macht. So weiß man genau, wann welche Aufgabe ansteht.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Ablenkungen und Prokrastination verringert werden. Gerade bei unattraktiven Aufgaben kann es von Vorteil sein, die Zeiteinheiten zu verkürzen, da es so leichter fällt, sich zumindest für kurze Zeit zu fokussieren, statt Aufgaben immer wieder aufzuschieben.
Die Technik fördert die Konzentration, da man sich in jeder Arbeitsphase ganz gezielt auf eine Aufgabe fokussiert und Störungen vermeidet. Dadurch wird Multitasking reduziert und die geistige Energie kann gezielter eingesetzt werden.
Nicht zuletzt wirkt sich die Methode auch positiv auf die Motivation aus. Durch die sichtbaren Fortschritte in den einzelnen Arbeitseinheiten entsteht das Gefühl, wirklich voranzukommen, was wiederum die Arbeitsbereitschaft und das Durchhaltevermögen stärkt.

Trotz dieser vielen Vorteile bringt die Technik auch einige Herausforderungen mit sich. So ist es im Arbeitsalltag beispielsweise schwierig, unvorhergesehene Ereignisse wie spontane Meetings, Rückfragen oder dringende Aufgaben in den streng getakteten Pomodoro-Rhythmus zu integrieren. Dadurch kann der Tagesplan schnell aus dem Gleichgewicht geraten, was zu Frust führen kann. 
Zudem ist die Methode nicht in jeder Arbeitsumgebung uneingeschränkt einsetzbar. In offenen Büros oder bei enger Teamarbeit lassen sich Rücksprachen oder kurze Abstimmungen nicht immer aufschieben. Wer konsequent im Pomodoro-Takt arbeitet, läuft Gefahr, für Kollegen weniger ansprechbar zu wirken, was die Zusammenarbeit beeinträchtigen kann.
Ein weiterer möglicher Nachteil liegt im Zeitdruck, der durch die vermeintlich feste Begrenzung auf 25 Minuten entstehen kann. Vor allem bei komplexen oder schwer einschätzbaren Aufgaben kann der Anspruch, innerhalb eines oder weniger Pomodori fertig zu werden, Stress verursachen oder dazu führen, dass Inhalte nur oberflächlich bearbeitet werden.

Es ist nicht immer möglich, den Tag exakt in 16 Pomodori (bei einem achtstündigen Arbeitstag) zu unterteilen. Gründe hierfür können unvorhergesehene Unterbrechungen oder eine nur schwer einschätzbare Dauer bestimmter Aufgaben sein. Doch je häufiger man die Technik anwendet, desto besser gelingt die Planung. Das steigert das Gefühl der Kontrolle über die eigene Zeit und reduziert Stress.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Dauer eines Pomodori flexibel anpassen lässt – so können auch Aufgaben, die man schon lange vor sich herschiebt, endlich erledigt werden. Mit der Pomodoro-Technik gelingt es, konzentrierter und effizienter durch den Arbeitsalltag zu gehen.